Performance management moet in het DNA van je organisatie zitten

Deze week organiseerde #ZigZagHR NXT, de must-join community voor leergierige en startende HR-professionals samen met prof. Koen Dewettinck van de Vlerick Business School een boeiende online masterclass over performance management. We kregen heel wat inspiratie en praktische tips om performance management écht waardevol en vooral ook future-proof te maken. We vatten de belangrijkste inzichten samen, zodat iedereen – ook wie er niet live bij kon zijn – aan de slag kan met de tips.

Start with why

Waarom doen we eigenlijk aan performance management? Het gaat niet alleen om cijfers en het afvinken van lijstjes. Het gaat om iets veel belangrijkers: medewerkers gemotiveerd en betrokken houden én bijdragen aan het succes van de organisatie. Klinkt simpel, maar dat is het in de praktijk vaak niet.

Het idee achter performance management is niet alleen om prestaties te verbeteren, maar ook om ervoor te zorgen dat mensen met plezier, energie en motivatie hun werk (blijven) doen. Tegelijkertijd moet dit alles ook bijdragen aan de doelen van je bedrijf. De vraag is dus: hoe zorgen we ervoor dat performance management niet voelt als een verplicht nummertje, maar iets wordt waar iedereen echt wat aan heeft? Iets dat je medewerkers en leidinggevenden helpt groeien en teams sterker maakt. De grootste uitdaging is namelijk om het systeem écht effectief te maken.

Performance management komt pas echt tot leven als het verweven is in je bedrijfscultuur en in het leiderschap. Het gaat om continu feedback geven en ontvangen – niet alleen dat ene jaarlijkse gesprek. Iedereen, van de CEO tot de nieuwe medewerkers, moet zich comfortabel voelen met feedback, zowel geven als krijgen. Het moet een natuurlijke gewoonte worden, ingebakken in het dagelijkse werk. Kortom: wil je dat performance management werkt? Dan moet het in het DNA van je organisatie zitten.

De leider als troef

Het mag geen verrassing zijn dat de leidinggevende een cruciale schakel is. Uit onderzoek blijkt zelfs dat als de kwaliteit van het leiderschap te wensen overlaat, er weinig is dat HR kan doen om dit te compenseren. Geen enkele tool, training of checklist kan op tegen ineffectief leiderschap. Dit betekent dat we als HR niet alleen moeten focussen op het opleiden van managers, maar ook op het creëren van een cultuur waarin feedback geven én ontvangen deel uitmaken van de dagelijkse gang van zaken.

Let op: opleiden is nuttig, maar het is niet altijd dé oplossing. Vaak zorgt training niet voor blijvende gedragsverandering. We moeten ons durven afvragen of we niet te veel van leidinggevenden vragen. Is hun rol niet te complex geworden? En zijn de structuren waarin ze werken wel logisch en ondersteunend? Soms is het beter om niet alleen naar de manager zelf te kijken, maar naar de hele organisatiecultuur, de processen en de manier waarop leiders worden ondersteund.

Feedback: maak het normaal, niet formeel

Een van de belangrijkste inzichten is dat continue feedback onmisbaar is. Dat betekent niet dat je als leidinggevende voortdurend op de huid van je team moet zitten, maar wel dat je een werkomgeving creëert waarin feedback geven en ontvangen de normaalste zaak van de wereld is. En ja, dat geldt voor iedereen – van de manager tot de junior medewerker – iedereen moet zich op zijn gemak voelen om zowel feedback te geven als te krijgen.

Het opbouwen van zo’n feedbackcultuur kost tijd. In veel organisaties zijn medewerkers en leidinggevenden terughoudend als het gaat om feedback, of het nu gaat om geven of ontvangen. Daarom is het cruciaal om verder te kijken dan alleen het proces van performance management: het vergt een cultuurverandering waarin feedback centraal staat.

Samen sterker

Performance management richt zich nog te vaak op het individu. Je krijgt je eigen doelen, je eigen feedback en een eigen evaluatie. Maar werken we niet steeds vaker in teams? Waarom wordt teamwork dan soms vergeten als het gaat om het beoordelen van de prestaties? In veel organisaties is dit een verbeterpunt: er is vaak te weinig aandacht voor de prestaties van het team als geheel.

90% gaat akkoord met AI

Sommige bedrijven, zoals AB Inbev, zetten AI in om de performance ratings te berekenen. Op basis van allerlei gegevens – van je behaalde doelen tot feedback van collega’s – stelt het systeem een score voor. Handig, want blijkt dat 80% tot 90% van de medewerkers en managers akkoord gaat met deze scores.

Maar AI doet meer dan alleen scoren. Bedrijven zoals Novartis gebruiken AI ook om medewerkers te helpen met hun (interne) loopbaan. Zij gebruiken een soort “Spotify voor loopbanen.” Op basis van je skills en ervaring geeft AI je tips voor nieuwe functies en suggesties voor opleidingen. Zo weet je precies welke stappen je kunt zetten om verder te groeien. En niet alleen dat, het helpt organisaties ook om de juiste mensen op de juiste plek te krijgen en te houden.

Maar voordat we nu denken dat AI alles gaat overnemen, is het goed om te onthouden dat technologie geen vervanging is voor menselijke gesprekken. Hoe slim AI ook is, het kan geen echt, menselijk gesprek nabootsen waar empathie en nuance een rol spelen. Sterker nog, uit onderzoek blijkt dat de kwaliteit van het gesprek tussen een medewerker en zijn leidinggevende de grootste invloed heeft op hoe effectief het hele performance management proces wordt ervaren. Het is die persoonlijke connectie – de wederzijdse feedback en het oprechte gesprek – die ervoor zorgt dat medewerkers zich gehoord en gewaardeerd voelen.

3 tips

1. Train leiderschap, maar kijk verder: Opleiding is nuttig, maar brengt vaak geen blijvende verandering. Kijk naar de verwachtingen die je hebt van je leidinggevenden en vraag je af of die realistisch zijn.
2. Kwaliteit boven kwantiteit: Richt je op de kwaliteit van het gesprek in plaats van het eindeloos doorlopen van puntenschalen of andere procesmatige elementen.
3. Creëer een open cultuur: Performance management kan alleen werken als het ingebed is in een bredere cultuur van openheid en vertrouwen. Zorg dat medewerkers zich comfortabel voelen om feedback te geven en ontvangen, op elk niveau van de organisatie.

Performance management gaat over mensen en hun ontwikkeling, niet over systemen. Door de focus te leggen op continue feedback en het creëren van een cultuur waarin feedback normaal is, kun je het maximale halen uit je medewerkers. En vergeet niet: de sleutel ligt bij de kwaliteit van je leidinggevenden. Als dat goed zit, volgt de rest ‘vanzelf’.