Hoe samenwerken in hybride, blended en diverse teams?

Sinds 1 oktober 2021 staan er twee CEO’s aan het roer bij het beursgenoteerde Barco: An Steegen (ze brengt een massa R&D-ervaring van Umicore, IBM en IMEC mee, ze ademt innovatie) en Charles Beauduin (één van de meest succesvolle CEO’s van de afgelopen decennia, tevens een fervent pleitbezorger van technologische vooruitgang en internationalisering). Prompt kondigde het CEO-duo op de hoofdzetel in Kortrijk een uitdagende hertekening van de organisatie, een redesign, aan. De complexe matrixstructuur, waar informatie te traag doorsijpelde en beslissingen niet bepaald snel genomen konden worden, ging op de schop.

Door de verantwoordelijkheid mee bij de teams te leggen, kan informatie sneller doorstromen, wat het bedrijf beslist véél wendbaarder zal maken.

Uiteraard heeft die verandering een impact op HR. We staken ons licht op bij Myriam Hoste, die er ondertussen ruim drie jaar aan de slag is, recent in een vernieuwde rol als Global HR Director.

“In de plaats van de matrix kwamen er zes business units, die elk als een kmo opereren. Transversaal daar doorheen loopt de CDIO-organisatie (de wereldwijde IT- en software-organisatie), die werkt volgens de agile methodologie”, schetst ze. “Zelf ben ik als HR Director verantwoordelijk voor de CDIO-organisatie en daarnaast ben ik Global HR Lead voor twee van de zes business units. In totaal telt ons HR team 42 medewerkers. Naast Global HR Leads, die op strategisch niveau in business units werken, zijn er regionale HR Business Partners, HR Experten in onze centers of expertise (Reward, HRIS, Talent & Leadership Development) en HR Services. We herzien momenteel ook ons bestaand HR servicemodel om ervoor te zorgen dat iedereen een nog duidelijker, consistenter, efficiënter en snellere HR support krijgt, in alle regio’s en binnen alle functionele domeinen. Jazeker, dat zijn echt wel veel bordjes tegelijkertijd in de lucht, maar met een duidelijke focus op internationalisering, ondernemerschap, innovatie en een optimale employee experience.”

• Wat betekent die nieuwe constellatie, niet alleen bij Barco, maar in het hele domein van het nieuwe werken, voor de rollen en uitdagingen van HR?
• Hoe kunnen teams vandaag en morgen effectief en efficiënt samenwerken?
• En hoe kan het leiderschap zich daarop voorbereiden?

In de 25ste editie van #ZigZagHR geeft Myriam Hoste jou niet alleen een praktijkgerichte leidraad om de rollen en uitdagingen van het hedendaagse HR in te vullen (van strategische rol tot business partner en vergeet vooral ook de basics niet). Haar exposé geeft ook een klare kijk op de manier waarin de nieuwe, hedendaagse teams werken (met hun complexe structuur, zowel qua samenstelling als werkplanning) én ze reikt tips aan hoe leidinggevenden daar adequaat op kunnen reageren.

+++

Na een wereld van vanzelfsprekend fulltime werken op kantoor en een plotse pandemie waarin fulltime thuiswerken de regel werd, lijken medewerkers nu stilaan in het hybride werken de ultieme oplossing gevonden te hebben: deels op kantoor, deels thuis of vanuit eender welke (misschien wel hippe) virtuele werkomgeving. Voor organisaties en HR brengt die nieuwe constellatie behoorlijk wat uitdagingen met zich mee. Hoe kan je efficiënt samenwerken als een deel van het team op kantoor zit en een ander deel op een andere locatie werkt?

Myriam Hoste ziet twee grote aandachtspunten op dit vlak:

1. state-of-the-art technologie
2. gelijkwaardigheid

“Zo’n 80% van de mensen wil hybride werken, maar 70% ervaart daar toch wel stress bij. Dat blijkt uit een ClickShare-onderzoek dat Barco recent heeft gepubliceerd. Een voorbeeld van de problematiek: na twee jaar remote en hybride werken hebben momenteel heel wat professionals nog steeds moeite om optimaal aan hybride vergaderingen deel te nemen. Dat heeft te maken met technische perikelen (connectie, geluid, beeld,…), maar evengoed met emotionele factoren: één op de drie medewerkers voelt zich op afstand onvoldoende gehoord en gezien.”

“Je teamleden voorzien van wat ze nodig hebben om efficiënt te kunnen werken, is dus een eerste vereiste om performant te kunnen samenwerken in hybride teams”, concludeert ze.

“Naast technologie is ook vergadergelijkheid een belangrijk aandachtspunt. Vergadergelijkheid zorgt ervoor dat werknemers op afstand hetzelfde niveau van betrokkenheid en samenwerking ervaren als werknemers die fysiek aan de vergadertafel zitten.”

Om die vergadergelijkheid te stimuleren, heeft Myriam Hoste vijf tips paraat:

1. Duid iemand aan die erover waakt dat collega’s die remote volgen, evenveel aan bod komen.
2. Start feedbackrondes altijd met de medewerkers die remote volgen en laat pas daarna medewerkers die in de ruimte zitten aan het woord.
3. Heb oog voor zijdelingse gesprekken die spontaan ontstaan tussen mensen die naast elkaar zitten en maak hen daar attent op, zodat collega’s die van thuis uit volgen niet het gevoel hebben dat ze niet betrokken worden.
4. Gebruik de tools die in het systeem zitten, zodat mensen gedisciplineerd deelnemen aan de vergadering en echt luisteren naar elkaar.
5. Bouw tijd in voor reflectiemomenten en retrospectives. Want ook hier speelt gelijkwaardigheid: na afloop van een vergadering wordt er altijd nagepraat met de mensen die fysiek aanwezig zijn. Wie remote werkt, heeft die gelegenheid niet.

De rest van het interview lees je deze maand in #ZigZagHR

👉Abonneer op #ZigZagHR en mis geen enkele editie