Wend- en weerbaarheid, dé bouwstenen van een organisatiestructuur

In een klassieke hiërarchische structuur zitten enkel de happy few aan de top, die pas na verschillende jaren hun sprong hebben kunnen maken. Bij Titeca willen ze opportuniteiten creëren voor al hun medewerkers, hun sterktes optimaal inzetten en het voor hen mogelijk maken om al vanaf het begin verantwoordelijkheid en autonomie te krijgen.

“Door de traditionele structuur open te trekken, hoef je als medewerker geen titel meer te wendkrijgen om dingen te mogen en kunnen realiseren. Maar we geven hen ook mee dat niets hoéft. Ieders doelen zijn anders en dat is oké”, aldus Jurka Vanthournout, vennoot bij Titeca en trekker van Titeca’s wendbare organisatiestructuur.

De reisbestemming ligt vast, de weg ernaar bepaalt de medewerker

Jurka Vanthournout: “In een wendbare organisatiestructuur kan iedere collega zijn of haar eigen verhaal schrijven op basis van de persoonlijke situatie, interesses, sterktes en talenten. Onze visie, missie, waarden, doelstellingen en grondregels gelden hierbij als kader. Een bedding als het ware, die onze medewerkers toont waar Titeca als onderneming voor staat en waar zij naartoe gaat. Voor de rest geven we onze medewerkers de vrijheid en autonomie om mee te bepalen hoe zij zelf een bijdrage willen leveren binnen dat kader.

De reisbestemming van Titeca ligt vast, de weg ernaartoe bepaalt de medewerker zelf.”

“We willen élke collega meetrekken in het impactdenken: “Wat zijn mijn sterktes en hoe kan ik die gebruiken om een positieve impact te creëren op het team, onze klanten en de wereld waarin we leven?”

De termen ‘functie’, ‘norm’ en ‘evaluatie’ maken plaats voor woorden als ‘rol’, ‘talent’ en ‘evolutie’.

Je kan het gerust een warmere woordenschat noemen. Want zo gaan wij ook om met onze collega’s, op een warme en persoonlijke manier.”

Lockdown als reflectieperiode

“De lockdown was een goede reflectieperiode voor ons. Onze fundamenten van autonomie, betrokkenheid en werkgeluk daverden op hun grondvesten. Bij sommige medewerkers zagen we het energiepeil zakken. Anderen bleven moeilijker gemotiveerd. Het zette mij aan het denken. Hoe kunnen we deze tendens terug omkeren? Hoe bewaken we deze fundamenten? Het idee van de wendbare organisatie bleek daarop het antwoord. Samen met General Manager Lizbeth Nowé en People & Culture-manager Gilles Jonckheere werkte ik dit concept verder uit.

Het werd steeds duidelijker dat iedereen zelf moet kunnen kiezen hoe hij of zij groeit, zonder dat er van hen verwacht wordt dat ze een superman of -vrouw zijn.”

Inzetten op talent is essentieel

“Een talent is iets wat uit nature vanzelf gaat en waar je energie en kracht uit haalt. Als je als medewerker de mogelijkheid krijgt om binnen je job jouw talenten te gebruiken en zo het grootste deel van je dag besteedt aan wat je energie geeft, zorgt dat voor een enorme wend- en weerbaarheid. Twee essentiële elementen in de huidige snel veranderende wereld. Dat is ook wat wij voor onze medewerkers voor ogen hebben. Daarom zijn de talenten van onze medewerkers voor Titeca zo essentieel.

Organisaties hebben de neiging om mensen in een vorm te duwen die niet bij hen past, met alle gevolgen van dien. Wij willen dat onze medewerkers op zoek gaan naar de juiste ‘fit’. Wij zijn ervan overtuigd dat ze op deze manier meer plezier vinden in hun werk, gemotiveerder zijn en blijven, een grotere impact maken en hun job ook langer volhouden.

Basisrollen en groeirollen

“Bij Titeca heeft elke medewerker een basisrol, die eigen is aan de job. Bij een accountant staat boekhouden uiteraard centraal. En een fiscalist of jurist gaat zich toeleggen op het bieden van expertise binnen zijn of haar vakgebied. Iedere medewerker geeft aan deze basisrol kleur op basis van zijn of haar talenten. Zo zal een foutenspeurneus zijn of haar basisrol anders gaan invullen dan een negociator. Zo kunnen we een ‘match’ zoeken tussen de medewerker en de behoefte van de klant. En we trekken dit principe ook verder door.

Naast de basisrol, waaraan elke medewerker zijn eigen accent kan geven, hebben wij ook talent- en groeirollen in het leven geroepen, waaraan medewerkers zich kunnen koppelen. Zo hebben we bijvoorbeeld de Propper, die zich in groep als een commerciële vis in het water voelt. Of de Organisator, die energie haalt uit het organiseren, plannen en coördineren van projecten.

Er bestaan in totaal een twintigtal rollen op basis van ieders sterktes en talenten, elk met hun eigen energie en impact.

Samen met het ganse team leggen wij onze doelstellingen en actiepunten vast, bekijken we wie welke rol opneemt en wie welke bijdrage wil en kan leveren. Elke medewerker krijgt de nodige autonomie en vrijheid binnen zijn of haar rol. Iedereen krijgt ook de kans om te groeien in zijn of haar rol, om nieuwe rollen op te nemen of ook om bestaande rollen niet meer te vervullen.

Daarbij voorzien we binnen het team en binnen Titeca altijd een reddingsboei voor wie het nodig heeft. We zien dat dit werkt. Onze doelstellingen worden met veel enthousiasme en energie behaald.”

Iedereen mee in bad

“Elkaars talenten en sterktes omarmen zit in ons DNA. Het is eigenlijk al altijd onze manier van werken geweest, enkel geven we er nu op deze manier taal aan. De hoeksteen van dit alles is kwetsbaarheid en veiligheid.

Kunnen zeggen dat iets moeilijker gaat of dat je je net wel goed voelt in je rol. Daarop is ons systeem gebouwd. Het zorgt ervoor dat mensen kunnen groeien en aan het stuur (durven) zitten van hun eigen verhaal binnen Titeca. En dat werkt eigenlijk verrassend goed. Het is een bepaalde mindset die je hebt. Of die je aanleert.

Voor sommige collega’s die al langer aan boord zijn, is het rollenverhaal wel een vrij grote switch in gedachtegang. Toch zien zij de meerwaarde van het systeem en ervaren ze dat we zo als team sneller successen bereiken.”

Van evaluatiegesprek naar evolutiegesprek

“Ons oorspronkelijke evaluatiegesprek werd omgedoopt tot evolutiegesprek. Hierbij gaat het vooral om groeien en ontwikkelen, elk op zijn of haar eigen manier en tempo. Daarnaast hebben we het afgelopen jaar sterk ingezet op het creëren van een veilige omgeving voor onze medewerkers, zodat we elkaar eerlijke en constructieve feedback kunnen geven. Op die manier bieden onze medewerkers steeds een veilig kompas voor elkaar.

Natuurlijk moeten er ook concrete doelen behaald worden. Bij elk initiatief binnen Titeca geven onze medewerkers op voorhand mee wat zij ermee willen bereiken en wanneer het project als geslaagd mag worden beschouwd. Cijfermatig of op een andere manier. Zo krijgen we een duidelijk beeld van het eindresultaat. Daarop beoordelen wij met het ganse team het succes van een initiatief. Om hun eindresultaat te bereiken, krijgen onze collega’s alle vrijheid en autonomie. Met onze visie, missie, waarden, doelstellingen en grondregels als duidelijke bedding.

Tot slot gaan wij ook ons beloningssysteem in lijn brengen met dit alles: enerzijds krijg je een vergoeding voor je basisrol, anderzijds ook voor de impact die je maakt op verschillende niveaus. Dat maakt het gehele verhaal compleet.”

Deze bijdrage werd geschreven door Jurka Vanthournout, vennoot bij Titeca.