PARTNERCONTENT

Terugkeer naar werk moet meer lonen

Gedurende 24 uur trok #ZigZagHR zich terug in het landgoed Nooren in de Tienhonderdpolder, ten noordoosten van Cadzand. Met een exclusief HR-gezelschap brachten we in kaart hoe een collectief re-integratiebeleid vorm kan krijgen en waarom een strategisch loonbeleid en loontransparantie cruciaal zijn in een sterk veranderende wereld van werk. Het belang van communicatie en sterk leiderschap lopen daar als een rode draad doorheen.

Schoven mee aan rond de tafel:

  • Ann-Sofie Custers – Stad Maaseik / GD&A Advocaten
  • Thierry Lamury – Sibelga
  • Alvera Lubbers – Indeed
  • Manuela Poelmans – VINCI Facilities Belgium
  • Christel Schabon – Mensura
  • Stéphanie Van Cauwenbergh – Rituals
  • Eveline Vanmassenhove – I-Mens
  • Anneke Vansteenkiste – Indeed
  • Karen Verbeuren – delaware

De meeste bedrijfsleiders en HR managers kennen hun verzuimcijfers niet. Dat is alarmerend, want als je niet weet hoe groot het probleem is, welke kosten hiermee gepaard gaan en wat de mogelijke oorzaken kunnen zijn, dan wordt er ook niet ingezet op het terugdringen van verzuim. Nochtans zijn zowel grote ondernemingen als kmo’s sinds oktober 2022 wettelijk verplicht om werk te maken van een collectief re-integratiebeleid. Want toen werden de spelregels rond werkhervatting voor arbeidsongeschikte medewerkers gewijzigd. Volgens een recent verzuimonderzoek van Mensura in samenwerking met Indiville geeft een vijfde van de bedrijven aan niet de nodige kennis te hebben om zo’n beleid uit te werken en een kwart van de bedrijven ziet het nut van zo’n beleid niet in. De oplossing? Die ligt in een 5-stappen plan – analyseren, inspireren, vorm geven, implementeren en opvolgen. Dit vraagt een multidisciplinaire aanpak. We polsen bij de bedrijven rond de tafel hoe zij werk maken van een collectief re-integratiebeleid en gaan op zoek naar de praktijk achter de statistieken.

Een collectief re-integratiebeleid beschrijft hoe organisaties langdurig zieke medewerkers kunnen voorkomen of stapsgewijs terug aan het werk helpen. Het moet antwoorden op vragen zoals ‘Hoe ga je als organisatie om met progressieve werkhervatting?’, ‘In welke functies is aangepast werk wel/niet mogelijk?’, ‘Voor welke taken kan je (deels) thuiswerken?’ en ‘Hoe kan je de werktijden aanpassen in functie van de zorgnood van de zieke werknemer?’ Daarnaast bevat zo’n plan ook de preventieve maatregelen om ziekteverzuim terug te dringen en biedt het een draaiboek om te communiceren met wie toch uitvalt. De bedoeling van een re-integratiebeleid is dus dubbel: langdurige ziekte maximaal voorkomen en, als er toch een medewerker uitvalt, scenario’s klaar hebben om re-integratie mogelijk te maken zodra de gezondheid van de medewerker dat toelaat.

En het is vijf voor twaalf, want ondertussen klimt het ziekteverzuim naar recordhoogtes: medewerkers zijn bijna 10% van de werktijd afwezig door ziekte. Zowel het middellange als het lange verzuim nemen jaarlijks toe en op langere termijn bekeken, neemt ook het kortverzuim toe. Dat is niet alleen nefast voor de medewerkers zelf, het kost ook handenvol geld aan bedrijven en aan onze maatschappij, de kosten voor sociale zekerheid zijn ondertussen opgelopen tot 20 miljard.

Wat is een goed verzuimcijfer?

Manuela Poelmans (VINCI Facilities Belgium): “We hebben de cijfers van de laatste 3 jaar geanalyseerd tot op het niveau van de verschillende business-units en in kaart gebracht welke verschillen er zijn naar leeftijd, anciënniteit, geslacht en opleidingsniveau. Ons verzuimcijfer ligt iets hoger dan het gemiddeld landelijk percentage (8,22%). We zetten bij VINCI Facilities Belgium vooral in op het terugdringen van kort verzuim. Ook onze frequentiegraad hebben we gemonitord: Daar zien we dat het doorgaans dezelfde medewerkers zijn die zich vaker voor een korte periode ziek melden. We hebben ook nulverzuim in kaart gebracht: volgens onze analyse meldt slechts een beperkt gedeelte van de medewerkers zich op jaarbasis nooit ziek. Maar ook daar zit een vertekening op door een aantal medewerkers die al meerdere jaren in ziekte zitten.”

Appelen en peren

Christel Schabon (Mensura): “Natuurlijk wil elk bedrijf zich vergelijken met andere bedrijven, maar wij geven als tip mee om eerst een nulmeting te doen en vooral naar de eigen cijfers te kijken en hoe die evolueren. Het is niet onmogelijk om te benchmarken op basis van data die je kan bekomen via sociale secretariaten, maar zij hanteren niet noodzakelijk dezelfde definities. Je moet dus heel goed opletten hoe je gepubliceerde cijfers interpreteert, anders riskeer je appelen met peren te vergelijken.”

Verzuim kleiner maken

Stéphanie Van Cauwenbergh (Rituals) gebruikt het landelijk verzuimcijfer vooral als maatstaf om awareness te creëren: “We hebben ook een deep dive analyse gedaan en stelden vast dat het grootste verzuim in de groep van medewerkers met 2 tot 3 jaar anciënniteit zit en in bepaalde regio’s. Door prioriteiten te stellen en gericht acties uit te werken, maken we verzuim kleiner en behapbaar. Vanuit HR delen we die cijfers ook met de betrokken managers zodat zij inzicht krijgen én verantwoordelijkheid kunnen opnemen.”

Positief beleid

Eveline Vanmassenhove (I-Mens): “Bij I-Mens was er een groot verzuimprobleem na de fusie van Solidariteit voor het Gezin en Thuishulp, 2 grote zorgorganisaties. Door een HR Business Partner aan te stellen die hierop inzet, hebben we al mooie resultaten behaald. Vorig jaar hebben we – vrij controversieel – beslist om standaard een controlearts te sturen naar zieke medewerkers, omdat we vaststelden dat er veel verzuim was tijdens schoolvakanties. Ondertussen zetten we in op een positief beleid. We ondersteunen onze leidinggevenden en bieden hen onder andere opleidingen aan om verzuimgesprekken te voeren. We zien een daling van het kort verzuim maar blijven kampen met de uitdaging dat verpleegkundigen en poetshulpen kort voor pensioen in lang verzuim terechtkomen. Dat heeft ook te maken met de aard van het beroep.”

CCaroline Dupont Photography 240822nr131723 min

Bewustzijn creëren met data

Meerdere bedrijven rond de tafel maken gebruik van data die ze vervolgens ter beschikking stellen van leidinggevenden om bewustzijn te creëren en inzichtelijk te maken hoe de cijfers van hun team zich verhouden ten aanzien van cijfers van collega leidinggevenden. Vaak is men zich ook niet bewust van de grootte van het probleem.

Maar cijfers en data zeggen niet alles, daarom loont het volgens Karen Verbeuren (delaware) om te vertrekken vanuit de rol als caring employer die je als bedrijf moet opnemen: “Bovendien is een verzuimbeleid een verhaal van lange adem en zal de ROI zich niet op korte termijn maar eerder op middellange termijn vertalen.”

Audit

Ann-Sofie Custers (Stad Maaseik): “Naast de risicoanalyse hebben wij ook een organisatieaudit gedaan om zicht te krijgen op werkprocessen want ook door het optimaliseren van werkprocessen kan je werkdruk verlichten. Het is wel belangrijk dat je dergelijk initiatief goed kadert bij medewerkers.”

Foert verzuim

Sinds november 2022 zijn ziektebriefjes voor afwezigheden van één dag niet meer verplicht in grote bedrijven met meer dan 50 werknemers. Een van de opvallende conclusies anderhalf jaar na invoering van deze maatregel is dat het aantal afwezigheden voor één dag bij grote bedrijven met ruim 44%. steeg. Bij kleinere bedrijven gaat het om een toename van 15%. Bovendien waren nog nooit zoveel medewerkers regelmatig afwezig (16%). Vaker ziek dus, maar voor kortere periodes. De maatregel die bedoeld was om het werk van huisartsen te verlichten, lijkt tegelijk de drempel te verlagen voor werknemers om zich (kort) ziek te melden. Dat kaartte Bart Teuwen, Algemeen Directeur Certimed (deel van de Mensura Groep), eerder dit jaar aan in een opiniestuk waarin hij argumenteerde dat het afschaffen van ziektebriefjes enkel zinvol is als die maatregel gepaard gaat met bewustwording en preventie.

Ann-Sofie Custers (Stad Maaseik) haalt ook het probleem van foert verzuim aan waarbij medewerkers verzuimen om attitudegebonden redenen, bijvoorbeeld naar aanleiding van een conflict op het werk of een functioneringsgesprek. “Om dergelijk ongewenst verzuim, dat vaak sterk teamgebonden is, te vermijden, proberen we leidinggevenden hierin te sensibiliseren en te ondersteunen. Maar dat is natuurlijk weer een taak die erbij komt voor de leidinggevende”.

Om leidinggeven wat te ontlasten, schuift Karen Verbeuren (delaware) twee suggesties naar voor: “Het kan helpen om medewerkers te ondersteunen in het verhogen van hun weerbaarheid, hen te empoweren en beter leren omgaan met tegenslag of uitdagingen. Daarnaast kan je HR-coaches inschakelen die leidinggevenden ondersteunen, want dit vraagt een specifieke expertise. Op die manier borg je bovendien kwaliteit. Maar het is wel belangrijk om de leidinggevende hierin te blijven betrekken, want zij kennen hun medewerkers beter, kunnen hen beter bereiken en spreken hun taal, letterlijk en figuurlijk.”

Je kan ook, zoals Eveline Vanmassenhove (I-Mens) voorstelt, een appèl doen op het verantwoordelijkheidsgevoel van medewerkers: “Vroeger belden zieke medewerkers naar hun leidinggevende en die leidinggevende moest alles georganiseerd krijgen. Vandaag moet je nog steeds de leidinggevende contacteren als je ziek bent, maar verwachten we dat de medewerker zelf de nodige acties onderneemt – in de mate van het mogelijke uiteraard – en dat werkt drempelverhogend, het bevordert de samenwerking binnen het team én het haalt druk bij de leidinggevende weg.”

Werken moet meer lonen dan ziek zijn

Eveline Vanmassenhove (I-Mens) stelt ook een daling vast van verzuim bij kantoormedewerkers door het hybride werken: “Heel wat medewerkers werken deeltijds en ook dat maakt dat mensen minder vaak afwezig zijn. Bij poetshulpen daarentegen is er een stijging. Het financieel verschil tussen werken en ziek zijn is voor medewerkers vaak niet zo groot. Door dat verschil groter te maken, zorg je ervoor dat werken meer loont dan ziek zijn. Het feit dat je enkel een maaltijdcheque krijgt voor elke gewerkte dag en niet voor dagen waarop je ziek was, helpt bij een deel van onze doelgroep om kort verzuim terug te dringen.”

Verzuim ‘demedicaliseren’

Het medische aspect is vaak slechts het topje van de ijsberg. De sleutels tot de echte oplossing bevinden zich doorgaans ‘onder het wateroppervlak’: enerzijds persoonsgebonden aspecten (verwachtingen, ervaringen, opleiding,…) en anderzijds werkgebonden aspecten (de 5 A’s: arbeidsorganisatie, -omstandigheden, -verhoudingen, -voorwaarden en -inhoud). Daarom loont het om verzuim te demedicaliseren en in de eerste plaats in te zetten op inzetbaarheid. Daarover is iedereen rond de tafel het eens.

Naarmate iemand langer ziek is, zullen die randfactoren een steeds grotere rol spelen: zo zal iemand sneller terug aan het werk durven en willen gaan als hij (zij) weet dat hij (zij) terechtkomt in een warm team en een begripvolle leidinggevende. Bij re-integratie moeten we daarom ook oog hebben voor alle aspecten ‘onder het wateroppervlak’. Maar eigenlijk moet dit preventief al aangepakt worden.

Je ziek melden gebeurt in de eerste plaats in je hoofd…

Christel Schabon (Mensura): “Of een medewerker die met hoofdpijn opstaat ‘s morgens een perdolan neemt en komt werken of zich ziek meldt, hangt grotendeels af van zijn of haar relatie met de direct leidinggevende. Je ziek melden gebeurt in de eerste plaats in je hoofd. Het is daarom cruciaal dat leidinggevenden heel goed weten wat hun impact is op (kort) verzuim. Maar het is evenzeer aan organisaties om leidinggevenden hierin te ondersteunen en de nodige tijd, ruimte en middelen te voorzien.”

Warm zakelijke aanpak

Karen Verbeuren (delaware): “We hebben een verzuimprotocol met 4 fases waarin de verschillende stakeholders betrokken zijn . Bovendien heeft ieder team een caring budget dat ze autonoom kunnen spenderen. Leidinggevenden checken op regelmatige tijdstippen in met hun medewerkers om te polsen hoe het met hen gaat, waardoor het zelden tot echte verzuimgesprekken moet komen. Op organisatieniveau hebben we een zes-maanden plan om medewerkers te informeren en blijvend te betrekken. Ook blijven we contact houden met medewerkers die uitgevallen zijn. Caring employer zijn betekent ook grenzen durven stellen en opteren voor een warm-zakelijke aanpak.”

Maatwerk

Christel Schablon (Mensura): “Verzuimbeleid geldt voor iedereen, maar vraagt een gedifferentieerde aanpak en maatwerk. Analyse brengt de nodige inzichten, maar het verschil maak je door op individueel niveau meer te luisteren. We vergeten het te vragen aan de medewerkers: Hoe zou jij het anders doen opdat werk werkbaarder wordt? Laat medewerkers daarom mee nadenken over oplossingen. Je kan niet voor iedereen een oplossing bieden, maar je kan wel naar elk verhaal luisteren.”

Ook Stéphanie Van Cauwenbergh (Rituals) geeft aan dat het loont om de input van medewerkers te vragen, dat kan in een 1-op-1 gesprekken, maar ook door anonieme pulse surveys. Door thema’s rond grijs verzuim bespreekbaar te maken en te faciliteren, zet je preventief in op organisatieniveau.

Je kan ook coaches inzetten die hier gesprekken over voeren, maar volgens Karen Verbeuren (delaware) noem je het beter geen verzuimgesprek. Idealiter kunnen die coaches nadien leidinggevenden trainen zodat zij zelf dergelijke gesprekken kunnen voeren.

Interne mobiliteit

Thierry Lamury (Sibelga): “Onze maatschappij is de laatste jaren enorm snel veranderd, vooral door technologische ontwikkelingen. En die snelheid zal blijven toenemen. Dat maakt dat change management cruciaal wordt. Het is belangrijk om medewerkers snel genoeg voor te bereiden op het verkennen van nieuwe mogelijkheden en interne mobiliteit te stimuleren. Dat helpt om hen duurzaam inzetbaar en weerbaar te maken en het zal ook de zoektocht naar een nieuwe job na ziekte makkelijker maken.”

Bij delaware wordt geïnvesteerd in loopbaancoaches die medewerkers ondersteunen bij terugkeer. Soms is interne mobiliteit niet de best passende oplossing. Maar als je dergelijke gesprekken goed aanpakt, blijven ook die medewerkers ambassadeurs.
Bij I-Mens worden recruiters ingezet bij re-integratietrajecten: “Mensen zijn zich doorgaans niet bewust van alle mogelijkheden binnen hun eigen organisatie. Twee jaar geleden zijn we daarom gestart met een interne jobsite en een nieuwsbrief waarin we interne vacatures kenbaar maken. Wie ziek thuis zit, wil vaak niet meer terugkeren naar de huidige job – om verschillende redenen – maar staat er wel voor open om binnen de organisatie te blijven. Om hieraan tegemoet te komen zetten we recruiters in bij re-integratie trajecten. Zij hebben een goed zicht op de opportuniteiten die zich organisatiebreed stellen.”

En de medewerker?

Het is een misvatting dat medewerkers die ziek zijn, niet gestoord mogen worden. Contact houden is net heel belangrijk om langdurig zieke medewerkers succesvol te re-integreren.

Eveline Vanmassenhove (I-Mens) en Ann-Sofie (Stad Maaseik) kaarten het belang van informeren aan: “Veel mensen zijn niet op de hoogte van wat er administratief komt kijken bij uitval door ziekte. Je moet hen ook daarover informeren en ondersteunen. We mogen niet onderschatten wat het effect van formele correspondentie en briefwisseling is op zieke medewerkers.”

Christel Schabon (Mensura) kaart tot slot aan dat het niet rechtvaardig is dat medewerkers amper geresponsabiliseerd worden als ze weigeren om mee te werken.

Het besluit?

Christel Schabon (Mensura): “We moeten erover waken dat bedrijven niet blijven hangen in compliance en dat er ingezet wordt op de finaliteit, namelijk het effectief-re integreren van wie langdurig ziek was. Re-integratie heeft een te negatieve connotatie. Het is belangrijk om het om te buigen naar een positief verhaal met het oog op het duurzaam herinzetten in het bedrijf, zodat medewerkers na (lange) afwezigheid terug met plezier komen werken. Het is ook belangrijk dat terugkeer naar werk meer loont. Een collectief re-integratiebeleid is een groeiverhaal dat start met een analyse. Het vraagt een multidisciplinaire aanpak en permanente evaluatie van genomen acties. Laat je extern begeleiden als de nodige kennis, tijd of expertise ontbreekt, zet in op communicatie en maak werk van het ondersteunen van leidinggevenden, want zij hebben de grootste impact.”

CCaroline Dupont Photography 240822nr104742 2 1 min

Schrijf je in op de wekelijkse HR-nieuwsbrief

Jouw verhaal lanceren bij #ZigZagHR?

Bespreek met ons de opties om jouw branded content op onze site te zetten.

Ook interessant

LEES MEER