Elektrische bedrijfsvoertuigen: wie betaalt de elektriciteit?

Nu de benzine- en dieselprijzen blijven stijgen, zien we steeds meer elektrische voertuigen op onze wegen. Sommige zijn bedrijfsvoertuigen, andere zijn privévoertuigen. Maar wat zijn de regels voor het gebruik van elektrische voertuigen binnen een arbeidsrelatie? Wie betaalt de kosten voor het plaatsen van de oplaadpaal thuis bij de werknemer? Wat als de werknemer ontslag neemt of verhuist? Isabelle Caluwaerts, Legal Expert bij Partena Professional geeft meer uitleg.

Elektrische voertuigen: waar moeten werkgevers en werknemers op letten?

“Wanneer een werkgever een bedrijfsvoertuig ter beschikking stelt van een werknemer voor privégebruik (of gedeeltelijk privégebruik) heeft dit sociale en fiscale gevolgen, ongeacht of het voertuig elektrisch of hybride is of wordt aangedreven door een fossiele brandstof zoals diesel of benzine,” legt Isabelle Caluwaerts uit.

De werkgever zal een solidariteitsbijdrage moeten betalen, de zogenaamde “CO2-bijdrage”, op basis van een ecologisch criterium. Deze bijdrage, die verschuldigd is aan de RSZ, bestaat uit een forfaitair bedrag dat gebaseerd is op de CO2-uitstoot van het voertuig, met als gevolg dat voor elektrisch aangedreven voertuigen een minimumbijdrage moet worden betaald.

De werknemer van zijn kant zal worden belast voor het privégebruik van het bedrijfsvoertuig, d.w.z. voor het gebruik van het voertuig in het weekend, voor vrijetijdsbesteding of voor woon-werkverkeer. Het belastbaar voordeel wordt geraamd op basis van de cataloguswaarde van het voertuig, de gebruikte brandstof en het CO2-uitstootgehalte van het voertuig. Voor 100% elektrische voertuigen geldt, net als voor de sociale zekerheid, een minimum.

De terbeschikkingstelling van een bedrijfsvoertuig gaat vaak gepaard met de verstrekking van brandstof. Voor voertuigen die op fossiele brandstoffen rijden, wordt gewoonlijk een tankkaart verstrekt. Maar hoe werkt dit voor elektrische voertuigen?

“Elektrische voertuigen kunnen worden opgeladen met een standaardkabel waarmee de wagen aan een gewoon stopcontact kan worden opgeladen maar waarmee het elektriciteitsverbruik niet wordt gemeten, of met een zogenaamde “slimme kabel” (Smart cable) waarmee de auto ook aan een gewoon stopcontact kan worden opgeladen en waarmee het elektriciteitsverbruik wel wordt gemeten, of via een oplaadstation. Deze oplaadstations kunnen op verschillende plaatsen worden geïnstalleerd, bijvoorbeeld op het bedrijfsterrein, op de openbare weg of bij de werknemer thuis (bv. Wallbox),” vervolgt Isabelle Caluwaerts.

Maar hoe zit het met de levering van elektriciteit, hoe kan de werkgever bijdragen in de elektriciteitskosten voor het opladen van het voertuig?

“Het staat de werkgever vrij al dan niet bij te dragen in de kosten voor het opladen van de bedrijfswagen. De overeenkomst hierover tussen de werkgever en de werknemer moet, omwille van de rechtszekerheid, schriftelijk worden vastgelegd (“car policy”, arbeidsovereenkomst, enz.)”, legt Isabelle Caluwaerts uit.

Als de werkgever de elektriciteit voor het opladen van het bedrijfsvoertuig aan de werknemer terugbetaalt, is het verstandig om aan te tonen dat alleen de hoeveelheid elektriciteit voor het opladen van het elektrische voertuig werd terugbetaald. Er zal dus een instrument nodig zijn (“Smart cable” bijvoorbeeld) dat een onderscheid kan maken tussen het verbruik voor het opladen van het voertuig en het algemene verbruik van de werknemer.

De werkgever kan de werknemer ook toestaan om zijn bedrijfsvoertuig op te laden aan een oplaadpunt op het bedrijfsterrein of hij kan een oplaadkaart verstrekken die kan worden gebruikt bij openbare oplaadpunten.

“Voor deze verschillende vormen van brandstofvoorziening (onder de vorm van elektriciteit) moet een schriftelijk akkoord tussen de werkgever en de werknemer worden gesloten, waarin ook eventuele beperkingen worden aangegeven (bv. een verbod op het opladen van andere voertuigen dan het voertuig dat door de werkgever ter beschikking wordt gesteld). Dit schriftelijke akkoord zal mogelijke discussies met de werknemer vermijden en zal ook gebruikt worden wanneer de RSZ of de fiscus meer inlichtingen vraagt voor de socialezekerheidsbijdragen of het bedrag van het belastbaar voordeel,” vervolgt Isabelle Caluwaerts.

Op kosten van de werkgever kan bij de werknemer thuis ook een oplaadpunt worden geïnstalleerd. De werkgever kan dus de installatiekosten en eventueel ook de elektriciteitskosten voor zijn rekening nemen. Om te bepalen op welk voordeel de werknemer zal worden belast, wordt de werkgever in dat geval aangeraden om, bij gebrek aan duidelijke wettelijke bepalingen, een “ruling” (fiscaal akkoord) aan te vragen bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen van de FOD Financiën.

Als het oplaadpunt bij de werknemer thuis is geïnstalleerd, wat gebeurt er dan als de werknemer de onderneming verlaat of verhuist?

De werkgever zorgt er ook hier best voor dat schriftelijk is vastgelegd wat er met de laadpaal gebeurt die op zijn kosten werd geïnstalleerd. Er moet in het bijzonder worden gepreciseerd of de laadpaal al dan niet kosteloos eigendom blijft van de ex-werknemer die de onderneming verlaat, of hij al dan niet op kosten van de werknemer moet worden gedemonteerd en opnieuw geïnstalleerd in geval van verhuizing van de werknemer, enz.

Kan de werkgever ook bijdragen in de oplaadkosten voor het privévoertuig van de werknemer?

Ja, de werkgever zou inderdaad ook in deze kosten kunnen tussenkomen, niets verbiedt dat. Dit soort situaties zal waarschijnlijk zeldzamer zijn dan die van het bedrijfsvoertuig. Het gaat dus om de verstrekking van elektriciteit voor privéverplaatsingen van de werknemer met zijn eigen voertuig.

“Men kan zich bijvoorbeeld inbeelden dat een werkgever zijn werknemers toestaat hun privévoertuigen op te laden aan de oplaadpunten die op de bedrijfsparking zijn geïnstalleerd. Afhankelijk van de specifieke situatie moet er dan voor worden gezorgd dat het voordeel individueel kan worden vastgesteld en correct bij de sociale en fiscale administraties kan worden aangegeven. Ook hier is een schriftelijk akkoord (overeenkomst, contract, …) waarin de regels en grenzen worden vastgelegd, sterk aanbevolen,” legt Isabelle Caluwaerts uit.

Wat is het effect van de stijgende energieprijzen op dit soort voordeel?

Ook elektriciteit wordt door de prijsstijgingen getroffen, net zoals de andere brandstoffen. Deze stijging heeft aanzienlijke gevolgen voor de kosten, zowel voor die van de werkgever als die van de werknemer.

“Indien een werkgever de schriftelijke overeenkomst met zijn werknemer wenst te wijzigen, bijvoorbeeld om het budget te beperken, zal de instemming van de werknemer moeten worden verkregen, tenzij de overeenkomst uitdrukkelijk in deze mogelijkheid tot herziening voorziet. Er zal dan moeten worden onderhandeld”, besluit Isabelle Caluwaerts, Legal Expert bij Partena Professional.