Geen producten in je winkelwagen.
Bijna de helft van de werknemers werkt wekelijks zowel thuis als op kantoor. Hierdoor verlopen ook heel wat vergaderingen digitaal, fysiek of op een hybride manier. Dit gebeurt echter niet altijd even efficiënt. Zowel werkgevers als werknemers nemen zich dan ook voor om het aantal vergaderingen in te perken. Dat is nodig, want werknemers zeggen gemiddeld drie uur per week deel te nemen aan nutteloze meetings. Bovendien zegt een op vijf werknemers dat zij tijdens hybride vergaderingen niet goed kunnen volgen en geeft meer dan de helft van de bedrijven aan dat ze niet over alle nodige hybride vergadertechnologie beschikken.
Er is dus ruimte voor meer vergaderhygiëne in het tijdperk van hybride werken.
Ruim een op vier werknemers (28%) neemt zowel aan fysieke als aan digitale vergaderingen deel en een op vijf (23%) vergadert het liefst online van thuis uit. Hybride vergaderen groeide dus op korte tijd uit tot een courante praktijk. Dit gaat echter niet altijd en overal van een leien dakje. Zo zijn 56% van de bedrijven of organisaties niet voldoende technisch uitgerust om hybride vergaderingen efficiënt te laten verlopen.
Bovendien blijken heel wat vergaderingen puur tijdverlies. Wie zich tijdens zo een vergadering nutteloos voelt en online deelneemt, haakt vaak af om iets anders te doen. Zij beantwoorden e-mails (32%), werken verder aan andere taken (30%) of aan hun administratie (20%) en 11% zoekt afleiding op sociale media.
Meer vergaderhygiëne is de boodschap
Werkgevers zijn zich bewust van het productiviteitsverlies door nutteloze vergaderingen en 40% tracht het aantal vergaderingen zoveel mogelijk in te perken of beter te organiseren (39%) zodat werknemers enkel aanwezig zijn tijdens het onderdeel van de vergadering dat relevant is voor hen. Nog eens 21% beperkt bewust het aantal deelnemers aan een vergadering en 16% gebruikt vergadertijd niet om mensen te informeren, maar enkel voor het bespreken van de agendapunten.
“Er kunnen nog veel efficiëntiewinsten geboekt worden bij het vergaderen. Het is daarom zaak om een duidelijke agenda te hebben, de juiste deelnemers uit te nodigen om beslissingen te nemen en achteraf duidelijke volgende stappen vast te leggen”, klinkt het bij Wim Van der Linden, woordvoerder bij Tempo-Team.
“Denk tot slot ook goed na over de vorm. Een verplaatsing voor een meeting van één uur is niet altijd zinvol. Hybride of online meetings kunnen in dat geval een oplossing zijn. Maar soms is het nuttig om toch fysiek samen te komen bijvoorbeeld om een vertrouwensrelatie op te bouwen of wanneer een hoge mate van betrokkenheid vereist is”.
*Dit blijkt uit een online bevraging van een representatieve steekproef van 2.460 arbeiders en bedienden en 250 werkgevers in België, representatief op het vlak van taal, geslacht en leeftijd. De enquête werd uitgevoerd tussen 22 juni 2022 en 11 juli 2022 door een onafhankelijk onderzoeksbureau in opdracht van Tempo-Team en in samenwerking met prof. dr. Anja Van den Broeck, arbeidsmotivatie-expert aan KU Leuven.
Tips voor efficiënter én leuker vergaderen
- Vergader alleen als dat écht nodig is.
- Denk vooraf goed na over wie je bij de vergadering betrekt en wie een concrete inbreng kan hebben.
- Stel duidelijke agendapunten op en geef de belangrijkste prioriteit.
- Start de vergadering met een informele babbel zodat iedereen zich meteen comfortabel en betrokken voelt.
- Start op tijd en eindig op tijd.
- Begin de vergadering zelf met een korte samenvatting van de essentie.
- Houd de vergadering bondig en laat ze ongeveer 60 minuten duren want na een uur is de concentratie van de meeste deelnemers weg.
- Sluit af met een duidelijke next step.
