We laten bij #ZigZagHR ook regelmatig de HR-community zelf aan het woord. Deze keer kruipt William De Plecker in zijn (scherpe) pen; geïnspireerd door wat hij de afgelopen 45 jaar in zijn HR-loopbaan ervaren, gehoord, gezien en geleerd heeft. Hij herintroduceert in deze gastblog ‘de Wet van Parkinson’ (niet te verwarren met de ziekte van Parkinson). Alles komt dan toch terug?
De wet van Parkinson stelt dat het werk van een taak uitdijt naar de tijd die beschikbaar is om een taak te realiseren (origineel: work expands to fill the time available for its completion). Anders gezegd: als we een halve dag de tijd krijgen om een taak te doen die we eigenlijk op anderhalf uur kunnen afwerken, zullen we daar toch een halve dag mee bezig zijn.
Parkinson’s Law
Parkinson formuleerde zijn op waarneming gebaseerde wet in 1958 in zijn boek Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress. Hij stelde vast dat de omvang van het Britse imperium afnam terwijl het ambtelijk apparaat ervan net in omvang toenam. Hij merkte dat bureaucratische groei vaak losstaat van de hoeveelheid werk die daadwerkelijk moet worden verricht en dat bureaucratieën de neiging hebben om zichzelf uit te breiden, ongeacht de werkelijke noodzaak daartoe.
De oorzaak hiervan was volgens Parkinson tweeledig: enerzijds nemen mensen meer tijd voor een taak dan nodig is afhankelijk van de hoeveelheid tijd die beschikbaar is, ten nadele van efficiëntie (tijduitbreiding); anderzijds hebben organisaties de neiging om complexer te worden door het creëren van onnodige functies en afdelingen, zelfs als de werkdruk niet toeneemt (bureaucratische inflatie).
Werkprocessen meer in vraag stellen
William De Plecker maakt de link met de werkvloer anno 2025: “Als medewerkers strakke (maar haalbare) deadlines krijgen, werken ze doorgaans efficiënter. De leercurve voor de medewerker zit dan in de vrijheid om de meest efficiënte manier te zoeken om die opdracht binnen de voorziene tijd af te werken.”
Ook op team- en organisatieniveau laten we volgens William heel wat efficiëntiewinsten liggen: “Bij te hoge werkdruk wordt doorgaans extra personeel aangeworven. Maar we stellen onvoldoende in vraag of de rapporten die geschreven moeten worden nog wel gelezen worden en of de werkprocessen die we gebruiken niet vereenvoudigd kunnen worden. Die reflectie gebeurt niet spontaan en moet op de radar gezet worden. Leidinggevenden spelen daarin een belangrijke rol. Aandacht voor werk- en organisatieprocessen is niet voor niets één van de acht management rollen in het Model van Robert Quinn (The Competing Values Framework).”
Spontane expansie
Parkinson nam waar dat het aantal medewerkers in een bureaucratie, onafhankelijk van het het werkaanbod, 5-7% per jaar toeneemt, zonder dat hier een logische verklaring voor te vinden is. Het lijkt bijna een natuurlijk proces dat organisaties in alle geledingen blijven uitdeinen.
Tot er een zich een crisissituatie voordoet of tot er door interne of externe factoren ‘afgeslankt’ moet worden. Die ‘afgeslankte’ organisaties blijven nadien doorgaans probleemloos functioneren en hun kerntaken uitvoeren. William De Plecker stelt zich de vraag of downsizing en herstructurering niet deels een gevolg zijn van het onvoldoende onder controle houden van deze spontane expansie, zoals omschreven in de Wet van Parkinson…
William nuanceert, zoals het een kritisch HR-professional betaamt: “Hoewel de Wet van Parkinson breed erkend wordt, is er de afgelopen 70 jaar natuurlijk veel veranderd in onze organisaties. Ook de maatschappelijke context is veel complexer geworden. De Wet van Parkinson gaat er impliciet van uit dat mensen altijd irrationeel met tijd en middelen omgaan en houdt geen rekening met het feit dat heel wat taken onvermijdelijk meer tijd vereisen, onder andere door de toegenomen complexiteit van taken en de verplichte rapporteringen vanuit Europese, federale en lokale overheden. Daarnaast zijn er ook culturele en organisatorische verschillen die de geldigheid van deze wet kunnen beïnvloeden.”
Van workforce management naar workload management
De Plecker ziet ook een link naar burn-out en bore-out: “Het gedachtengoed van de Wet van Parkinson indachtig, pleit ik voor een verschuiving van workforce management naar workload management en dat te integreren in coaching- en feedbackgesprekken met de medewerkers, om de natuurlijke effecten van de Wet van Parkinson tegen te gaan en doelmatige efficiëntie in het takenpakket van medewerkers in te bouwen. Te ver gevorderde effecten van de Wet van Parkinson kunnen leiden tot bore-out. Werktaken mogen best uitdagend zijn, ook in tijd. Uiteraard is de mentale belastingscapaciteit voor elke medewerker verschillend. Het is essentieel om daarover in dialoog te gaan met de medewerker.”
Ook aandacht voor het kerntakenpakket van afdelingen en functies in bedrijven, de KRG’s (de Kern Resultaats Gebieden) mogen terug vanonder het stof gehaald worden volgens William De Plecker. Het debat voeren over organisatie-ontwerp in functie van de kerntaken vanuit de bedrijfsdoelstellingen is volgens De Plecker ook bijzonder zinvol. En HR kan hierin een onmiskenbare rol spelen.
Toepassingen van de Wet Van Parkinson op de werkvloer anno 2025
Hoewel Parkinson zijn wet oorspronkelijk beschreef in de context van bureaucratie, is het volgens onze gastauteur ook breder toepasbaar in projectmanagement, persoonlijke productiviteit, vergaderefficiëntie en technologie:
Project management
Als een project een (te) ruim tijdsbestek heeft, zal het werk ook anno 2025 nodeloos worden uitgebreid. Durf daarom voldoende strakke deadlines hanteren. Die zorgen ervoor dat mensen gefocust blijven. Experimenteer met moderne werkmethodieken zoals agile en scrum: ze zijn ontworpen om dit fenomeen tegen te gaan en zetten in op kortere werkcycli.
Persoonlijke productiviteit en vergaderefficiëntie
Er zijn tal van timemanagement technieken die je kunnen helpen als HR-professional om te voorkomen dat taken zich onnodig uitbreiden. Medewerkers vragen vandaag meer autonomie in hun job. Het is aan leidinggevenden om oog te hebben voor de mogelijke valkuilen van de Wet van Parkinson daarbij.
Ook de manier hoe we vergaderen, kan beter. Naast de Wet van Parkinson, is er ook de Trivialiteitswet van Parkinson (Parkinson’s law of triviality), later ook bekend als The Colour of the bike shed. Deze wet zegt dat de hoeveelheid tijd die in vergaderingen wordt besteed aan een onderwerp omgekeerd evenredig is met de hoeveelheid geld en complexiteit die ermee gemoeid is. Vergadercultuur en vergadertijd is anno 2025 een aandachtspunt dat dringend aangepakt moet worden.
Technologie en automatisering
Ook in IT-projecten is de Wet van Parkinson vaak zichtbaar wanneer systemen complexer worden zonder dat dit leidt tot een wezenlijke verbetering in functionaliteit. Hoewel technologie bedoeld is om het werk te versnellen, kan het ook leiden tot creatie van nieuwe processen die de efficiëntie net ondermijnen.
Organisatie en beleid
Grotere bedrijven zetten de Wet van Parkinson in om inefficiënties te herkennen en bureaucratische structuren te vereenvoudigen. En steeds meer organisaties implementeren lean management om zich te ontdoen van overbodige processen.
Deze gastblog werd geschreven door William De Plecker.
