Samenvatting
Tijdens de #ZigZagHR NXT What’s NXT-avond bij Claeys & Engels bewezen Julie Devos en Charlotte Pil dat ontslagrecht pas echt boeiend wordt als je het vertaalt naar échte HR-praktijk. Aan de hand van herkenbare cases en interactieve discussies kregen deelnemers praktische inzichten mee over hoe je juridische valkuilen vermijdt.
5 takeaways voor HR:
1 – Dossieropbouw is cruciaal: documenteer alles; mondelinge feedback volstaat niet.
2 – Ziekte ≠ ontslagverbod: maar let op voor communicatie die anders kan worden geïnterpreteerd.
3 – Cumul van vergoedingen: één ontslag kan leiden tot meerdere schadevergoedingen bij discriminatie.
4 – Beschermde statuten: volg strikt de wettelijke procedures, zeker bij functies als preventieadviseur.
5 – Nieuwe Wet Private Opsporing: ook relevant voor HR bij interne onderzoeken (fraude, grensoverschrijdend gedrag, …).
Ontslagrecht saai? Think again. Tijdens onze #ZigZagHR NXT What’s NXT inspiratie- en netwerkavond bij Claeys & Engels bleek nog maar eens dat juridische thema’s uitermate boeiend zijn zeker als ze vertaald worden naar échte situaties uit de HR-praktijk. Julie Devos en Charlotte Pil, beiden Advocaat-Senior Associate bij Claeys & Engels, namen ons mee in een aantal realistische ontslagcases die elke HR-professional vroeg of laat tegenkomt. Het werd géén monoloog vol complexe juridische artikels, wél een interactieve sessie met boeiende groepsdiscussies en herkenbare praktijkvoorbeelden.
1 – Dossieropbouw is je reddingsboei
Elk ontslag start met een stevig dossier. Als werkgever moet je de reden van ontslag kunnen motiveren, en die motivatie moet aantoonbaar en objectief zijn. Mondelinge feedback of “we hebben het er al eens over gehad” volstaan dus niet. Het is belangrijk dat medewerkers worden aangesproken op ondermaatse prestaties en/of problematisch gedrag én dat dit ook schriftelijk wordt gedocumenteerd, voor mocht het later nodig blijken om over te gaan tot een ontslag.
DO: Documenteer gesprekken, bevestig zaken op mail, wees concreet met voorbeelden, bewaar klachten van collega’s of andere personen en verzamel eventueel ook getuigenverklaringen.
DON’T: Als een medewerker een formeel verzoek tot mededeling van de ontslagredenen indient, vermijd dan het louter gebruik van vage termen, zoals “past niet in het team” of “gebrek aan motivatie”.
2 – Ziekte betekent geen absoluut ontslagverbod
Een medewerker presteert ondermaats, valt ziek uit, en de werkgever twijfelt – mag ik nu nog ontslaan? Het antwoord: ja, maar niet omdat iemand ziek is. Ziekte op zich leidt niet tot een absoluut ontslagverbod, maar het mag nooit de reden van ontslag zijn. De onderliggende motieven (onderpresteren, samenwerking, gedrag, noodwendigheden inzake de werking van de onderneming, etc.) moeten losstaan van de gezondheidstoestand.
Let op: zelfs onbedoeld kan ziekte als “onderliggende reden” worden geïnterpreteerd. Een ongelukkige communicatie of formulering in een mail of ontslagbrief zou bijvoorbeeld kunnen leiden tot een discriminatieclaim.
DO: Koppel ontslag altijd aan duidelijke, objectieve redenen zoals gedrag, prestaties of noodwendigheden inzake de werking van de onderneming. Wees aandachtig en objectief in hoe je communiceert én zorg er ook voor dat leidinggevenden weten wat wel en niet kan.
DON’T: Wacht niet te lang met een ontslagbeslissing als iemand langdurig ziek is en de ontslagreden verband houdt met het gedrag of de geschiktheid van de persoon. Hoe langer iemand afwezig is van de werkvloer, hoe moeilijker het is om te rechtvaardigen dat de reden verband houdt met het gedrag en/of de geschiktheid. Zo kan het ongewild overkomen alsof de ziekte de reden was.
3 – Discriminatie en cumul: één ontslag, drie vergoedingen? Ja, dat kan.
De case: een medewerkster beviel van haar tweede kindje en wou na haar moederschapsrust eerst vakantiedagen opnemen en vervolgens halftijds ouderschapsverlof. Door complicaties kreeg ze een postnatale depressie en werd ze arbeidsongeschikt. Vier dagen nadat ze een doktersattest had ingediend, volgde haar ontslag wegens economische redenen door de coronacrisis.
Het arbeidshof dacht daar anders over. Hoewel het geen twijfel leed dat de coronacrisis gevolgen had voor de onderneming, bleek uit een ongelukkige verklaring van een leidinggevende dat de kost van het gewaarborgd loon een doorslaggevende rol speelde in de ontslagbeslissing. Omdat de arbeidsongeschiktheid van de werkneemster rechtstreeks voortkwam uit de bevalling, was het ontslag minstens deels ingegeven door haar lichamelijke toestand na de zwangerschap.
Gevolg: Er was een schadevergoeding verschuldigd wegens schending van de moederschapsbescherming. Daarnaast kende het arbeidshof echter ook een schadevergoeding toe wegens discriminatie op basis van geslacht én wegens discriminatie op basis van gezondheidstoestand. Er moet worden opgemerkt dat de werkgever geen gemotiveerd verweer had aangevoerd tegen het cumuleren van de drie vergoedingen.
Het arbeidshof kende deze vergoedingen dus cumulatief toe. Eén ontslag kan dus aanleiding geven tot meerdere vergoedingen. Deze mogelijkheid is intussen ook wettelijk verankerd. De rechter oordeelt of het opportuun is om vergoedingen te cumuleren.
4 – Beschermde statuten: check, check, dubbelcheck
Een persoon start als preventieadviseur in een bedrijf, maar levert in de praktijk te weinig resultaten: beslissingen blijven uit, vragen worden traag beantwoord, vergaderingen zijn onvoldoende voorbereid, er is geen constructieve houding. Er wordt ook niet ingegaan op het aanbod van ondersteuning of aanpassing van de werkwijze om de preventieadviseur te ontlasten. Mag je dan ontslaan?
- Een preventieadviseur is beschermd, ook als die niet correct is aangesteld of niet de vereiste kwalificaties heeft.
- Je mag iemand dus alleen uit die functie verwijderen of het contract beëindigen als de redenen daarvoor vreemd zijn aan zijn onafhankelijkheid of om redenen waaruit blijkt dat hij niet bekwaam is om zijn opdrachten uit te oefenen.
- Bovendien moet je de bijzondere wettelijk vastgelegde procedure strikt volgen, die onder andere het voorafgaande akkoord van het CPBW (of bij afwezigheid daarvan, de vakbondsafvaardiging, of bij afwezigheid daarvan, de werknemers) vereist.
5 – De nieuwe Wet Private Opsporing is ook voor HR relevant
Sinds 16 december 2024 is de nieuwe Wet Private Opsporing van kracht. Er zijn maar een beperkt aantal overgangsmaatregelen. Deze wet vervangt de oude privédetectivewet en heeft een grote impact op hoe ondernemingen, met inbegrip van HR, interne onderzoeken kunnen voeren, bijvoorbeeld bij vermoedens van fraude, grensoverschrijdend gedrag of andere incidenten.
Belangrijk om te weten: er is een verplichte set aan documenten, zoals een intern reglement, een opdrachtenregister, een informatie- en toestemmingsformulier, een schriftelijke verslag van interviews en een onderzoeksrapport. Er moet ook worden gecontroleerd of het niet nodig is om een vergunning en identificatiekaart te bezitten. Op dit vlak bestaat er wel een uitzondering voor de leden van de personeelsdienst die onderzoeken doen naar werknemers van de werkgever.
DO: Deze wet is nieuw en relevant voor elke HR-professional die interne onderzoeken uitvoert. Wie er alles over wil weten en concrete tips wil krijgen, kan luisteren naar deze #ZigZagHR Brainpickings podcast 👇
Ook aansluiten bij de #ZigZagHR NXT Community?
What’s NXT inspiratie- en netwerkavonden zoals deze tonen waar de #ZigZagHR NXT-community voor staat: leren van experten én elkaar, kennis vertalen naar de praktijk en tegelijk je netwerk versterken met gelijkgestemde HR-professionals. Wie er op deze avond bij was, ging naar huis met praktische inzichten én hernieuwde goesting om het verschil te maken in hun organisatie.
>> Wil jij ook méér leren en connecteren?
>> Sluit je dan aan bij onze #ZigZagHR NXT community.
Elke maand komen we samen op bedrijfsbezoeken, peer learning circles, What’s NXT inspiratieavonden of online masterclasses.
