Van Excel naar inzicht: hoe je flexibele teams efficiënt beheert
In een arbeidsmarkt waar snelheid, flexibiliteit en transparantie de nieuwe norm zijn, wordt personeelsplanning een strategische uitdaging. In deze #ZigZagHR-podcast ontdek je hoe technologie en slimme samenwerking het verschil maken tussen Excel-chaos en inzicht met impact.
De puzzel van vandaag: meer flexibiliteit, meer complexiteit
Anno 2025 verwachten klanten extreme flexibiliteit van organisaties. “Vandaag besteld, morgen geleverd” is de norm geworden. En diezelfde verwachting leeft ook bij medewerkers: ze willen zélf bepalen waar, wanneer en hoe vaak ze werken. Om dat spanningsveld op te vangen, bouwen steeds meer organisaties een flexibele schil rond hun vaste kern. Ze werken met studenten, freelancers, flexi-jobbers, uitzendkrachten of onderaannemers. Voor HR betekent dat heel veel complexiteit: verschillende contracten, tarieven en statuten maken de personeelsplanning al snel een administratieve nachtmerrie.
“Hoe hou je het overzicht? Hoe voorkom je fouten? En hoe zorg je dat je HR-team niet verdrinkt in Excel?”
Dat is de insteek in deze aflevering van Brainpickings waarin ik in gesprek ging met Dieter Vanthournout, founder van BookU, en Lien Byttebier, Chief Commercial Officer bij Accent.
De arbeidsmarkt in flux: flexibiliteit als structureel gegeven
Volgens Lien Byttebier is de krapte op de arbeidsmarkt geen tijdelijk fenomeen meer, maar een structurele realiteit.
“De vergrijzing, de schaarste aan kwalitatieve medewerkers en de groeiende focus op werk-privébalans maken dat de bereidheid tot flexibiliteit bij werknemers niet stijgt. Tegelijk dwingt de markt, onder invloed van e-commerce en ‘next day delivery’, bedrijven juist om sneller te schakelen. Die twee bewegingen botsen frontaal.”
Bedrijven moeten dus op zoek naar alternatieve vormen van tewerkstelling. Waar de flexibele schil vroeger vooral seizoensgebonden was, is die vandaag structureel. “De workforce wordt diverser én complexer om te managen,” zegt Lien. “En dat zorgt voor meer druk, meer fouten, meer stress. Als de planning misloopt, is dat meteen voelbaar tot in de facturatie.”
De frustratie die leidde tot innovatie
Voor Dieter Vanthournout begon het allemaal in de horeca, als jobstudent. “Ik kreeg voortdurend telefoontjes en sms’jes over mijn beschikbaarheid. Het was een chaos,” lacht hij. Die ervaring leidde tot het idee achter BookU, vandaag een all-in-one workforce managementplatform dat organisaties helpt hun planning, administratie en tijdsregistratie te digitaliseren en te verbinden.
Wat BookU bijzonder maakt, is de end-to-end integratie. “We brengen alle betrokken partijen – vaste medewerkers, planners, HR, uitzendkantoren – samen in één digitale cockpit,” legt Dieter uit. “Zo ontstaat er één real-time planning, zonder dat iemand nog Excel moet overtikken.”
Zelfs contracten en Dimona-aangiftes worden automatisch doorgegeven aan partners zoals Accent. “De HR-verantwoordelijke plant iemand in, en wij zorgen dat alles administratief in orde komt. Eén klik, en klaar,” zegt Dieter. “Dat scheelt uren werk en voorkomt fouten.”
Iedereen wint: van HR tot flexi-jobber
De winst van digitalisering zit niet alleen in efficiëntie, benadrukt Lien. “Door de automatisering komt er tijd vrij voor wat écht telt: menselijk contact. Onze medewerkers kunnen nu meer aandacht besteden aan intakegesprekken en opvolging, wat no-shows en miscommunicatie drastisch vermindert.”
Ook de flexibele medewerkers zelf profiteren. Via een app kunnen ze hun beschikbaarheden invullen, zien welke shifts matchen en die meteen accepteren. “Tot 80% van de shifts kunnen we vandaag automatisch matchen,” zegt Lien. “Wat vroeger uren bellen was, gebeurt nu in een half uur. En dat zorgt voor meer rust en duidelijkheid bij iedereen.”
Samen sterk: technologie en HR hand in hand
BookU en Accent werken samen in een breder ecosysteem van HR-partners: van sociale secretariaten tot uitzendkantoren. Die samenwerking is cruciaal om de hele workflow te stroomlijnen, zegt Dieter.
“Het gaat niet enkel om software, maar om samenwerking. Pas als alle systemen verbonden zijn, verdwijnt de druk van last-minute communicatie. Dan wordt workforce planning echt een strategisch voordeel.”
Van Bellewaerde tot Colruyt: praktijkvoorbeelden
De tool bewijst zijn nut in uiteenlopende sectoren: van horeca en retail tot industrie en pretparken. Zo gebruikt Bellewaerde BookU om pieken en dalen in personeelsbezetting op te vangen. “Vroeger werkte elk departement met zijn eigen Excel. Nu zien ze in één oogopslag of alle attracties bemand zijn. Als het morgen plots mooi weer wordt, kunnen ze met één klik extra mensen inplannen,” vertelt Dieter.
Ook franchiseformules zoals Spar (Colruyt Retail Partners) halen voordeel uit die geïntegreerde aanpak. “Een Spar-winkel met tachtig medewerkers heeft continu wisselende noden. Dankzij de samenwerking tussen BookU en Accent kunnen ze nu realtime schakelen tussen vaste medewerkers, studenten en flexi-jobbers.”
Workforce planning als strategisch ecosysteem
De toekomst van HR ligt volgens beide gasten in samenwerking en data.
“Workforce planning moet je zien als een ecosysteem waarin verschillende partijen samenwerken,” besluit Lien. “Wie dat goed beheert, haalt daar een strategisch voordeel uit. Wie dat niet doet, creëert een bottleneck.”
Dieter vult aan: “De bedrijven die digitalisering en flexibiliteit slim combineren, krijgen een unfair advantage. Wij willen hen de tools geven om dat waar te maken.”
