PARTNERCONTENT

Rapportering wordt in 2025 nog belangrijker voor HR

In 2025 wordt rapportering nóg belangrijker voor HR. Omdat een verwittigd HR-professional er minstens twee waard is, bundelt Yves Stox (Partena Professional) met welke deadlines je rekening moet houden en hoe je je daar op kan voorbereiden.

1) Federal Learning Account

De Federal Learning Account (FLA) is een digitale databank met alle gegevens die relevant zijn voor het inventariseren en beheren van het opleidingsrecht van werknemers. Werknemers kunnen er op elk moment nagaan op hoeveel opleidingsdagen en/of -uren ze recht hebben en welke opleidingen ze al hebben gevolgd. In de Kamer is een meerderheid gevonden voor het uitstellen van de invoering van de Federal Learning Account tot eind april 2025. De Supernota stelde eerder voor om zowel de Federal Learning Account als de verplichte 5 opleidingsdagen af te schaffen, maar het politieke compromis ging minder ver. De FLA wordt voorlopig dus enkel uitgesteld.
Ondertussen is bekend dat de FLA wordt afgeschaft

Een aantal opleidingsverplichtingen voor werkgevers in de Arbeidsdeal blijven van kracht:

  • Individueel opleidingsrecht: Werkgevers moeten vanaf 2024 minstens 5 opleidingsdagen per jaar toekennen. De uitzonderingen van sector-cao’s blijven van toepassing.
  • Opleidingsplan: Het opleidingsplan heeft een minimumduurtijd van één jaar. Voor bedrijven met minimaal 20 werknemers blijft de verplichting om (jaarlijks) een opleidingsplan op te stellen. De plannen 2023 en 2024 moeten uiterlijk 1 maart 2025 elektronisch ingediend worden bij de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg. Het plan 2025 moet nadien snel volgen.
  • Opleidingstool: De individuele opleidingsrekening verdween met de invoering van de FLA. Als de FLA-wet wordt afgeschaft, herleven de eerdere verplichtingen voor het bijhouden van opleidingsdagen. De sector-cao’s blijven gelden. Een goede tool ondersteunt de communicatie met werknemers.

Bedrijven moet een kopie van de opleidingsplannen voor de jaren 2023 en 2024 uiterlijk op 1 maart 2025 neerleggen.

Het opleidingsplan voor het jaar 2025 moet in het eerste kwartaal van 2025 afgewerkt zijn. De ondernemingsraad (of de vakbondsafvaardiging) brengt uiterlijk op 15 maart 2025 een advies uit. Nadat het overleg heeft plaatsgevonden en de adviezen meegedeeld zijn, moet de inhoud van het opleidingsplan uiterlijk op 31 maart 2025 worden vastgesteld. In april 2025 moet het opleidingsplan 2025 neergelegd worden bij de FOD WASO.

2) Loontransparantie

Vrouwen en mannen gelijk belonen voor gelijk werk zou een evidentie moeten zijn. Met de Europese richtlijn van 2023 lijkt de weg naar meer gelijkheid definitief ingezet. De richtlijn, die tegen 2026 in Belgisch recht omgezet wordt, introduceert een reeks nieuwe verplichtingen met stevige uitdagingen voor ondernemingen en HR.

Loontransparantie is niet nieuw voor België. Al meer dan een decennium rapporteren Belgische ondernemingen vanaf 50 werknemers over de bezoldigingsstructuur van hun werknemers. Ten laatste in maart 2025 rapporteren werkgevers over de periode 2023-2024.
Het echte probleem is de combinatie van greedy jobs en de fatherhood premium. België scoort relatief goed met een loonkloof van 5% tegenover het EU-gemiddelde van 13%. Maar die kloof is slechts een symptoom van een dieperliggend probleem, namelijk hoe onze arbeidsmarkt ingericht is. Het gaat daarbij om veel meer dan voltijds versus deeltijds werken.

Nobelprijswinnaar Claudia Goldin wees al op het fenomeen van greedy jobs: banen waar beschikbaarheid en lange uren de sleutels zijn tot promotie en hoge beloning. Omdat vrouwen vaker kiezen (of moeten kiezen) voor jobs met een betere werk-privé balans, blijven ze ondervertegenwoordigd in deze functies. Loontransparantie pakt dit probleem niet aan.

Daar komt de fatherhood premium bij: Mannen kunnen een stap omhoog zetten omdat vrouwen een stap terug zetten. Vaders verdienen meer dan mannen die geen vader zijn. Vaders in goedbetaalde banen lijken een van de grootste oorzaken van deze kloof te zijn. Over de oorzaken van de zogenaamde fatherhood premium wordt nog breed gediscussieerd, maar uit onderzoek blijkt dat mannen doorgaans de mogelijkheid krijgen of aangemoedigd worden om extra in hun carrière te investeren rond de geboorte van hun eerste kind.

De EU-loontransparantierichtlijn verplicht werkgevers om meer informatie te delen met kandidaten en werknemers over beloning en beloningsontwikkeling. Ondernemingen mogen geen loonhistoriek meer opvragen bij kandidaten en ze mogen geen loongeheim opleggen aan werknemers. Dit heeft als doel de onderhandelingspositie van kandidaten en werknemers te versterken.

Met de rapporteringsverplichting gaat de richtlijn nog een stap verder. Werkgevers met 100 werknemers of meer moeten rapporteren over de loonkloof tussen mannelijke en vrouwelijke werknemers in hun onderneming. Die rapporteringsdruk gaat veel verder dan het huidige loonkloofverslag dat ondernemingen tweejaarlijks moeten delen met hun ondernemingsraad.

Bij onverklaarbare loonverschillen van 5% of meer moeten bedrijven een gezamenlijke beloningsevaluatie uitvoeren. De richtlijn verhult het einddoel niet: de introductie van genderneutrale systemen voor functiewaardering en -indeling. Daarbij tellen ook relevante soft skills mee. Dit alles moet gebeuren in nauwe samenspraak met de werknemersvertegenwoordigers. Ondernemingen verliezen hier een stuk van hun autonomie.

Als de loonkloof inderdaad veroorzaakt wordt door het moederschap, dan zal de EU-loontransparantie deze niet dichten. Toch kunnen ondernemingen niet anders dan de nieuwe regels omarmen. De richtlijn zal niet verdwijnen.

Belangrijk is hoe België de richtlijn zal omzetten: 7 juni 2026 is de deadline voor de overheid. Daar schuilt meteen de eerste uitdaging. Vanaf 150 werknemers moeten ondernemingen op 7 juni 2027 al rapporteren over de loonkloof voor de periode januari tot december 2026. Voor die ondernemingen is de deadline dus eigenlijk 1 januari 2026.

Wat bedrijven wellicht nog onderschatten, is de omvang van de schadeclaims die kunnen voortvloeien uit eventuele schendingen. De verplichting tot compensatie reikt verder dan achterstallig loon: ook gemiste pensioenopbouw en immateriële schade moeten vergoed worden. Voor werkgevers die hun beloningssystemen niet op orde hebben, kan dit zeer zware financiële gevolgen hebben. De verschuiving van de bewijslast naar werkgevers vergroot bovendien de juridische risico’s.

De EU-loontransparantie voorbereiden

In 2025 moeten ondernemingen hun functieclassificatie en gestructureerd loonbeleid doorlichten om klaar te zijn voor het eerste rapporteringsjaar 2026. Voor ondernemingen die nog geen maturiteit hebben in hun functieclassificatie en nog geen gestructureerd loonbeleid hebben is 2025 een schakeljaar voor de EU-loontransparantie.

Het Genderanalyseverslag 2023-2024

  • Om te bepalen of het bezoldigingsbeleid in hun onderneming genderneutraal is, moeten werkgevers in 2025 een gedetailleerde analyse opstellen over de bezoldigingsstructuur van hun werknemers.
  • Werkgevers met 50 werknemers of meer moeten om de 2 jaar het analyseverslag over de bezoldigingsstructuur van de werknemers delen met de ondernemingsraad of, bij gebrek hieraan, aan de vakbondsafvaardiging.
  • Het verslag moet besproken worden in de loop van de 3 maanden die volgen op het afsluiten van het boekjaar, uiterlijk op 31 maart 2025 (als het boekjaar samenvalt met het kalenderjaar). De onderneming moet het verslag op voorhand delen met de leden van de ondernemingsraad, minstens 15 dagen vóór de vergadering.
  • Op basis van het analyseverslag oordelen de werknemersvertegenwoordigers in overleg met de werkgever of het opportuun is om een actieplan op te stellen met het oog op de toepassing van een genderneutrale bezoldigingsstructuur binnen het bedrijf. Als eerder al een actieplan opgesteld is, zal het analyseverslag 2025 een bijkomend gedeelte bevatten over de voortgangsstaat van dit plan.

3) Werkgelegenheidsplan voor oudere werknemers

Ondernemingen met 20 werknemers of meer zijn verplicht om een werkgelegenheidsplan op te maken met specifieke maatregelen, bedoeld om het aantal werknemers van 45 jaar en ouder in de onderneming te behouden of te verhogen.

Het plan geldt voor een periode van 4 jaar. Ondernemingen die meer dan 20 werknemers in dienst hebben op 2 januari 2025 moeten een werkgelegenheidsplan opstellen voor de periode 2025-2028. Deze verplichting is niet nieuw. Eerdere plannen golden voor de periode 2013-2016, voor de periode 2017-2020 en voor de periode 2021-2024.

De maatregel sluit aan bij de Europa 2020-strategie, waarin België zich ertoe verbindt om tegen 2020 een participatiegraad van minstens 50% te behalen voor werknemers tussen 55 en 65 jaar. Dit betekent dat ondernemingen proactief moeten nadenken over hoe ze oudere werknemers langer duurzamer aan het werk kunnen houden. De Belgische sociale partners hebben de regels vastgelegd in een collectieve arbeidsovereenkomst (cao nr. 104).

Alle ondernemingen met meer dan 20 werknemers zijn verplicht een werkgelegenheidsplan op te stellen. Het aantal werknemers wordt berekend in voltijdse equivalenten op de eerste werkdag van het kalenderjaar. Voor ondernemingen die minder dan 20 werknemers tellen, vervalt deze verplichting voor een periode van vier jaar.

Het werkgelegenheidsplan bevat concrete maatregelen die bijdragen aan het behoud of de verhoging van de werkgelegenheid van 45-plussers. Het kan zowel om bestaande initiatieven gaan als om nieuwe acties.

Cao nr. 104 voorziet in zeven mogelijke actiegebieden:

  1. Rekrutering van nieuwe werknemers.
  2. Opleidingen en ontwikkeling van vaardigheden.
  3. Loopbaanbegeleiding en doorgroeimogelijkheden.
  4. Aanpassingen in functie of takenpakket.
  5. Flexibele werkuren en betere arbeidsomstandigheden.
  6. Gezondheid en welzijn van werknemers versterken.
  7. Erkenning van de vaardigheden van werknemers.

Werkgevers kunnen kiezen uit deze lijst of zelf een aanvullend actiepunt toevoegen. Het is ook mogelijk om een meerjarenplan op te stellen, waarin maatregelen over meerdere jaren worden uitgewerkt.

Het werkgelegenheidsplan moet eerst worden voorgelegd aan de ondernemingsraad of, bij gebrek daaraan, aan de vakbondsafvaardiging of werknemers. Vertegenwoordigers kunnen binnen twee maanden advies geven of alternatieven voorstellen. Hoewel werkgevers niet verplicht zijn om wijzigingen door te voeren, moeten ze wel toelichting geven over afgewezen voorstellen. Kleinere ondernemingen (20-50 werknemers) zonder vakbondsafvaardiging hoeven enkel hun werknemers te informeren over het plan, zonder verplicht overleg.

Werkgevers moeten het plan ook evalueren. Na afloop van de looptijd moeten de resultaten aan de ondernemingsraad gepresenteerd worden. Bovendien is het verplicht om het werkgelegenheidsplan vijf jaar lang te bewaren voor eventuele controles.

Werkgelegenheidsplan – 2 januari 2025 als peildatum

Alle ondernemingen met meer dan 20 werknemers zijn verplicht om een werkgelegenheidsplan op te stellen. Het plan geldt voor een periode van 4 jaar. Onderneming met meer dan 20 werknemers in dienst op 2 januari 2025 moeten een werkgelegenheidsplan opstellen voor de periode 2025-2028.

De procedure m.b.t. de opstelling en de uitvoering van het werkgelegenheidsplan bestaat uit twee fasen: een informatiefase en een raadplegingsfase:

  • Informatiefase: De werkgever communiceert het ontwerpplan samen met de jaarlijkse economische en financiële informatie aan de ondernemingsraad. Dat dient te gebeuren binnen de 3 maanden die volgen op de afsluiting van het boekhoudjaar.
  • Raadplegingsfase: Uiterlijk binnen twee maanden na ontvangst van het plan brengen de werknemersvertegenwoordigers een advies uit. Er ontstaat dus een sociale dialoog over de voorstellen van de ondernemingen en alternatieven vanuit de werknemersvertegenwoordiging. Ondernemingen die niet ingaan op de voorstellen van de werknemersvertegenwoordigers moeten die beslissing formaliseren.

Belangrijke deadlines

Opleidingsplannen:

  • 2023-2024: Uiterlijk 1 maart 2025 indienen bij de FOD Werkgelegenheid.
  • 2025: Uiterlijk 31 maart 2025 afronden en in april indienen.

Loontransparantie:

  • Maart 2025: Analyseverslag 2023-2024 bespreken in de ondernemingsraad.
  • 2025: Start voorbereiding op EU-verplichtingen (eerste rapport in 2026).

Werkgelegenheidsplannen:

  • Januari 2025: Opstellen werkgelegenheidsplan 2025-2028.
  • Voorjaar 2025: Informeren en raadplegen van werknemers.

Door nu actie te ondernemen, kunnen werkgevers tijdig voldoen aan deze nieuwe verplichtingen en hun processen optimaliseren.

Schrijf je in op de wekelijkse HR-nieuwsbrief

Jouw verhaal lanceren bij #ZigZagHR?

Bespreek met ons de opties om jouw branded content op onze site te zetten.

Ook interessant

LEES MEER