Samenvatting
De start van het schooljaar brengt ook voor werkgevers en HR vragen mee over uurroosters, telewerk, verlof en onverwachte opvangproblemen. Niet elke vraag van een werknemer is een wettelijk recht en werkgevers hebben vaak ruimte om afspraken te maken of aanvragen te weigeren. Een transparant kader en consequente toepassing ervan helpen om flexibiliteit mogelijk te maken zonder dat die als willekeurig wordt ervaren.
De start van het schooljaar zorgt op de werkvloer voor praktische vragen. Mag een werknemer later beginnen op de eerste schooldag? Wat als een kind ziek wordt of de school onverwacht sluit? Kan een werknemer vragen om voortaan elke woensdag thuis te werken? En mag je werknemers met kinderen meer flexibiliteit geven dan collega’s zonder kinderen? Katty Kerkhofs, Legal Expert bij Partena Professional, zet op een rij wat wettelijk verplicht is, waar werkgevers kunnen weigeren en waar duidelijke afspraken het verschil maken.
Later beginnen op de eerste schooldag: geen automatisch recht
Een werknemer heeft op de eerste schooldag geen wettelijk recht om later te beginnen om een kind naar school te brengen. Werkt de onderneming met glijdende werktijden, dan kan dat eventueel wel binnen de grenzen die in het arbeidsreglement zijn vastgelegd.
Is er geen glijdend uurrooster, dan is toestemming van de werkgever nodig. Werkgever en werknemer kunnen bijvoorbeeld afspreken dat de werknemer later begint, enkele uren vakantie of inhaalrust opneemt, de gemiste tijd later presteert binnen de geldende uurroosters of die dag telewerkt.
Als werkgever mag je zo’n vraag weigeren, bijvoorbeeld wanneer de aanwezigheid van de werknemer noodzakelijk is voor de werking van het team.
“De eerste schooldag is perfect voorspelbaar. Werknemers doen er daarom goed aan hun vraag tijdig te stellen. Werkgevers kunnen op hun beurt vooraf verduidelijken welke ruimte er bestaat. Zo vermijd je dat een praktisch probleem op 1 september een juridisch conflict wordt”, zegt Katty Kerkhofs.
Een ziek kind of onverwacht gesloten school: wanneer mag een werknemer afwezig blijven?
Wordt een kind onverwacht ziek en is de dringende tussenkomst van de ouder noodzakelijk, dan kan de werknemer een beroep doen op verlof om dwingende redenen. Het moet gaan om een onvoorzienbare gebeurtenis die losstaat van het werk en waarvoor de werknemer dringend moet tussenkomen.
Een werknemer mag dan afwezig blijven zolang dat nodig is om de situatie op te lossen en moet de werkgever vooraf of zo snel mogelijk verwittigen. Het verlof om dwingende redenen is beperkt tot tien arbeidsdagen per kalenderjaar en wordt voor deeltijdse werknemers verminderd in verhouding tot hun arbeidsduur.
In principe is dit verlof onbetaald. Een individuele afspraak, ondernemings-cao of sectorale cao kan wel voorzien in een geheel of gedeeltelijk behoud van loon. Een ziek kind geeft dus niet automatisch recht op betaald klein verlet.
Ook een onverwachte schoolsluiting kan onder bepaalde omstandigheden een dwingende reden zijn, bijvoorbeeld bij een plotse sluiting door extreme hitte of de onverwachte afwezigheid van een leerkracht. Is de sluiting vooraf aangekondigd, dan ontbreekt in principe het onvoorzienbare karakter.
Occasioneel telewerk kan een alternatief zijn wanneer de functie en werkzaamheden dat toelaten. De werkgever kan zo’n aanvraag weigeren, maar moet de redenen daarvoor zo snel mogelijk schriftelijk meedelen. Belangrijk: telewerk is geen opvangverlof. De werknemer blijft tijdens de telewerkdag werken en moet zijn normale arbeidsuren en prestaties leveren.
Elke woensdag thuiswerken om de kinderen op te vangen?
Een werknemer die elke woensdag wil thuiswerken, vraagt structureel telewerk. Een werkgever is niet verplicht om structureel telewerk aan te bieden. Doet de onderneming dat wel, dan kan ze een kader vastleggen met bijvoorbeeld de functies waarvoor telewerk mogelijk is, de toegelaten dagen en de aanvraagprocedure.
Ook binnen zo’n telewerkbeleid kan een individuele aanvraag worden geweigerd. Structureel telewerk berust op afspraken tussen werkgever en werknemer en moet schriftelijk worden vastgelegd. Daarbij worden onder meer afspraken gemaakt over telewerkdagen, bereikbaarheid, technische ondersteuning en de voorwaarden om de regeling te wijzigen of stop te zetten.
“Telewerk kan de combinatie van werk en privéleven vergemakkelijken, maar het blijft arbeidstijd. Wie tijdens een telewerkdag voortdurend voor de kinderen moet zorgen en daardoor niet kan werken, kan telewerk dus niet als alternatief voor kinderopvang beschouwen”, benadrukt Kerkhofs.
Zijn de opvangproblemen structureel, dan kunnen werknemers andere mogelijkheden bekijken, zoals ouderschapsverlof of tijdskrediet. Ouderschapsverlof kan onder bepaalde voorwaarden flexibel worden opgenomen, bijvoorbeeld per week als de werkgever daarmee instemt. Een aanvraag moet in principe minstens twee maanden vooraf gebeuren, al kan daarvan in onderling overleg worden afgeweken.
Mag je ouders meer flexibiliteit geven dan andere werknemers?
Werkgevers kunnen rekening houden met concrete zorgverantwoordelijkheden en met wettelijke regelingen voor ouders en mantelzorgers. Dat een werknemer met kinderen in een bepaalde situatie meer flexibiliteit krijgt, betekent dus niet automatisch dat er sprake is van verboden ongelijke behandeling.
Ook bij de jaarlijkse vakantie bestaat een specifieke regel: wanneer een werknemer als gezinshoofd wordt beschouwd, wordt de vakantie bij voorkeur tijdens de schoolvakanties toegekend. In de praktijk gaat het om werknemers met schoolplichtige kinderen. Die voorkeur is evenwel geen absoluut voorrangsrecht. De vakantieplanning moet ook rekening houden met collectieve afspraken, het arbeidsreglement, de continuïteit van de onderneming en de aanvragen van andere werknemers.
Ook buiten de vakantieplanning is vooral een duidelijk en consequent kader belangrijk. Werkgevers kunnen bij aanvragen onder meer rekening houden met de functie, de noodzakelijke aanwezigheid, de personeelsbezetting en het tijdstip waarop de aanvraag wordt ingediend.
Flexibiliteit hoeft bovendien niet uitsluitend aan ouders te worden voorbehouden. Ook werknemers zonder kinderen kunnen redenen hebben om hun werkdag anders te organiseren.
“De echte tegenstelling loopt niet tussen werknemers met en zonder kinderen. Het probleem ontstaat wanneer beslissingen ad hoc worden genomen en collega’s niet begrijpen waarom de ene aanvraag wel wordt aanvaard en de andere niet. Een transparant beleid en goed overleg binnen het team maken individuele oplossingen mogelijk zonder dat telkens de indruk van willekeur ontstaat”, zegt Kerkhofs.
Vorig jaar toegestaan? Dat schept niet automatisch een recht
Wie een werknemer vorig jaar bij de start van het schooljaar toestond om later te beginnen of zijn uren aan te passen, hoeft dat dit jaar niet automatisch opnieuw toe te staan.
Een eenmalige toestemming creëert op zich geen verworven recht. De werknemer moet de aanpassing opnieuw aanvragen en de werkgever kan opnieuw rekening houden met onder meer de bezetting, de functie en aanvragen van andere collega’s.
Dat ligt anders wanneer uit een individuele overeenkomst, cao, arbeidsreglement of geldende bedrijfspolicy blijkt dat de regeling voor een langere periode werd toegekend. Dan moeten de duur en voorwaarden van die afspraak worden gerespecteerd.
“Een eenmalige toegeving wordt niet automatisch een jaarlijkse afspraak. Een werkgever moet ieder jaar opnieuw rekening kunnen houden met de bezetting, de functie en de aanvragen van andere collega’s. Bespreek de vraag daarom tijdig en maak duidelijk of de oplossing eenmalig of terugkerend is”, besluit Kerkhofs.
De belangrijkste opdracht ligt eigenlijk al vóór 1 september: maak duidelijk welke flexibiliteit werknemers kunnen vragen, welke procedures daarvoor gelden en op basis van welke criteria aanvragen worden beoordeeld. Niet elke situatie kan vooraf worden geregeld, maar een transparant kader verkleint wel de kans dat individuele flexibiliteit door andere werknemers als willekeur wordt ervaren.
