Je beste retentiemiddel? Leiders omscholen tot people managers

Met zo’n 1500 medewerkers is healthcare provider Terumo een belangrijke werkgever in het Leuvense. Om die talentpool te blijven aanvullen, ontwikkelen en koesteren, heeft het bedrijf het hele talent acquisition beleid grondig vernieuwd. Talent Acquistion Lead Jan Swinnen geeft ons een rondleiding.

“Als bijvoorbeeld Pfizer een vaccin maakt, is daar een spuit voor nodig en dan komt Terumo in beeld”, lacht Jan Swinnen. De Japanse multinational in producten en diensten voor de zorgsector (denk aan stents, katheters of injectiemateriaal, voornamelijk voor ziekenhuizen, maar ook op maat van de farma-industrie) is al zo’n 50 jaar actief in Europa. De Talent Acquisition Lead EMEA wijst dan ook op de mooie cultuurmix, de klemtoon op kwaliteit en de maatschappelijke purpose. Maar zelfs al die troeven samen zorgen op de huidige arbeidsmarkt niet vanzelf voor een vanzelfsprekende instroom. “Voor sommige functies knelt het momenteel wel bijzonder”, erkent Jan Swinnen. “Bovendien zijn medical devices niet bepaald bekende merknamen. We moeten dus blijven uitleggen wie we zijn.”

Een andere structuur voor HR

Misschien speelt de perceptie van de traditionele Japanse hiërarchie het bedrijf ook wel parten in onze contreien? Die indruk wuift Jan Swinnen meteen weg: “Hier heerst juist een warme en open cultuur, een plek ook waar je ideeën niet op een koude steen vallen. Ons EMEA-management – Japanners en Belgen, maar ook veel andere nationaliteiten – vindt feedback erg belangrijk. Mensen zijn aanspreekbaar, ook een VP of de CEO. Als werkgever hebben we een Europees DNA. De puur Japanse manier van talent acquisition is trouwens totaal verschillend: daar gaat het over één massarekruteringmoment per jaar, waarbij een hele groep afgestudeerde universitairen wordt aangeworven.”

De jongste tijd werd de structuur van HR wel grondig herschikt, vertelt hij: “HR was nogal versnipperd, elke business unit was als het ware een eigen HR silo. Rekrutering werd uitbesteed aan een waaier van externe partners. We hebben voor een doorstart gezorgd en van talent acquisition – dat toch wel ruimer gaat dat louter rekrutering – een specialisme gemaakt binnen HR met een eigen team. Vroeger verliep 90% van de aanwervingen via kantoren, nu doen we twee derde zelf. Voor ons eigen team heb ik twee collega’s aangeworven: een Talent Acquisition Partner en een Recruitment Marketeer.”

“De paar overgebleven externe HR partners vertrouw ik volledig om de juiste kandidaten te vinden”, geeft Jan Swinnen mee. “Ik kan vertrouwen op hun selectie, en hun kandidaten kunnen vlot mee in het selectieproces. Ik zoek bij mijn partners inzicht in de persoon achter de kandidaat. Dat gaat verder dan een cv.” Zijn functie als Talent Acquisition Lead bestond vroeger niet bij Terumo. En die nieuwe aanpak bewijst zijn meerwaarde:

“Er is meer awareness in het bedrijf over de werking van de arbeidsmarkt. Dankzij alle nieuwe stappen – insourcing, digitaal, minder versnippering – hebben we bovendien een gigantische kostenbesparing gerealiseerd. We krijgen er heel wat erkenning voor van onze associates – zo noemen we onze medewerkers nu. Die toch wat schuchtere en bescheiden Japanse bedrijfscultuur van ons mag er best trots op zijn én vooral: er veel sterker mee naar buiten komen.”

Data driven decision making

Employer branding en marketing spelen op hetzelfde veld, maar hebben wel een verschillend doelpubliek. Hoe stemt Terumo die domeinen af op talent acquisition?

Er is vooral een intense samenwerking met interne communicatie”, repliceert Jan Swinnen. “Wij vormen samen één groot team, dat samen de communicatiestijl, de tone of voice en de visuals op de kaart zet. Maar recruitment wordt inderdaad steeds meer marketing en communicatie – en dat is precies waarom talent acquisition zo belangrijk geworden is om mee intern en extern het verhaal van het bedrijf te vertellen.”

Ondertussen werd een tandje bijgestoken in employer branding: “We hadden geen company page op LinkedIn, nu hebben we er videogetuigenissen van medewerkers. Niemand beter dan een operator kan een andere operator uitleggen hoe de job echt aanvoelt. Van een saaie functiebeschrijving kan je een inspirerend verhaal maken. Soms werkt een quote van een collega extra krachtig. Die zetten we dan mee op LinkedIn wanneer we de job opening posten. Daar schakelen we geen agency voor in, we geven enkel de collega’s van interne communicatie advies op basis van de employer branding congressen of e-learnings rond employer branding die we met het hele HR team volgen.”

De communicatie wordt nu veel meer online gestuurd, maar lang niet alleen de communicatie, HR data eisen een almaar belangrijkere rol op, schetst Jan Swinnen: “Eerst hebben we onze website volledig vernieuwd. LinkedIn speelt vandaag ook een belangrijke rol om talent aan te trekken. Via een recruitmentmodule beheren we de hele recruitment pipeline van communicatie tot aanwerving. Een dashboard voor datagebaseerde decision making visualiseert waar en waarom we rekruteren en is dus evengoed een prima rapporteringstool. Via een talent intelligence platform voegen we daar nog marktdata aan toe. Zijn er concurrenten die rekruteren? Waar zien we werknemers vertrekken? Waar in Europa zijn er weinig vacatures en is er talent beschikbaar? Voor veel business units is data driven decision making in HR een nieuwigheid. Vergeet dus zeker niet de vele troeven van HR data.”

Een learning experience platform

Al die nieuwe initiatieven en technologische hulp moeten de voordeur wijder openen, maar hoe laten Jan Swinnen en co ondertussen de achterdeur niet te veel wapperen? Kortom, hoe wordt ingezet op retentie, zeker in een periode waarin (vooral buitenlandse) arbeidsmarktwatchers vaak gewagen van jobvlucht, ook bekend als de Great Resignation?

“Retentie begint bij de onboarding en een goede employee experience vanaf de start”, antwoordt Jan Swinnen. “Daar hoort een goed salarispakket bij, maar ook de juiste omgeving. Al voor de coronapandemie hadden we gelukkig al ingezet op een employee assistance programma, inclusief een verzekering voor lichamelijke gezondheid en mentaal welzijn. En mensen hou je ook aan boord door ontwikkeling: ons pakket learning & development is de jongste jaren flink uitgebreid met een learning experience platform, zeg maar een combinatie van e-learnings, LinkedIn learning, learning journeys in combinatie met e-learnings en classroom trainings om alle soorten skills te ontwikkelen. En een bijzonder belangrijk onderdeel van retentie is het omscholen van onze leidinggevenden tot people managers: daar focust HR héél hard op.”

Op ontwikkeling zet Terumo eveneens in met een internship-programma om het gebrek aan werkervaring bij pas afgestudeerden sneller op te lossen, legt Jan Swinnen uit: “Van hogescholen en onze interns horen we dat Terumo echt een meerwaarde voor hen betekent. Het past ook in onze missie om bij te dragen tot de maatschappij, door studenten een waardvolle stage aan te bieden. Zij leren van ons, maar wij leren zeker ook van hen!”