Drie intense dagen, een exclusief gezelschap van HR-professionals en experten én een duidelijke missie: samen de toekomst van HR vormgeven. Tijdens de 72 uur van #ZigZagHR, diep in de bossen van de Ardennen, gingen we de uitdaging aan. HR-wetgeving, psychologische veiligheid, zinvolle loopbanen, total workforce management en leiderschap stonden daarbij centraal. Samen met Claeys & Engels en een select gezelschap van HR-verantwoordelijken verkenden we op welke manier deze verwachtingen elkaar versterken of (onbedoeld) tegenwerken en hoe een futureproof HR beleid dat én compliant én duurzaam is er concreet uitziet. Wat zegt de wet? Wat zien we in de praktijk? En (hoe) zijn beiden te rijmen?
Foto’s: Caroline Dupont
Schuiven mee aan rond de tafel:
- Inger Verhelst – Claeys & Engels
- Ward Bouciqué – Claeys & Engels
- Kristof Mangelschots – Unique België
- Sabine Schellens – Aquafin
- Conny Hooghe – Materialise
- Liesbeth Maes – Esko

Organisaties werven mensen aan met het oog op de lange termijn en met de bedoeling hen zo lang mogelijk aan zich te binden. Dat vertaalt zich in een sterke focus op onboarding en opleiding & ontwikkeling. Op een krappe arbeidsmarkt is het echter minstens even belangrijk om ook werk te maken van een duurzaam ontslagbeleid. In tijden van crisis zit het aantal ontslagen in de lift. Bij de voorbereiding van ontslagen gaat de aandacht vaak naar het juist toepassen van de juridische spelregels. Het rigoureus toepassen van die regels kan in de praktijk vaak leiden tot onbegrip en frustratie langs de kant van de werknemers, wat – ironisch genoeg – aanleiding geeft tot meer juridische betwistingen. In welke mate valt het correct volgen van de arbeidsrechtelijke procedures te rijmen met het menselijker en duurzamer willen maken van de exit procedure. Ontslag is traumatiserend voor wie vertrekt en voor wie achterblijft. We mogen niet vergeten dat werk een deel is van onze identiteit. Wie het kwijtspeelt, kan daarbij zeker ondersteuning gebruiken – niet alleen juridisch.
Ward Bouciqué: “Bij ontslag kan je als werkgever kiezen tussen opzegging met een opzeggingstermijn of onmiddellijke beëindiging mits betaling van een opzeggingsvergoeding. Omwille van confidentialiteit of motivatie is het soms aangewezen om te kiezen voor ontslag met onmiddellijke ingang. De vraag is of dit – vanuit menselijk aspect – altijd de beste oplossing is. Werknemers zijn ook beschermd tegen ‘kennelijk onredelijk ontslag’ en hebben het recht om te weten waarom ze ontslagen worden. De verplichte motivering voor ontslag maakt deel uit van de ontslagregeling 2014, die door de sociale partners in een cao werd vastgelegd. We stellen vast dat in nagenoeg alle dossiers die wij voor onze cliënten behandelen, ontslagmotivatie opgevraagd wordt door de ontslagen werknemer. Een dossier over de te ontslagen werknemer aanleggen waarin alle evaluatieverslagen en eerdere communicatie over performantie opgenomen wordt, is in dat opzicht geen overbodige luxe. Maar wanneer start je daarmee? We stellen ook vast dat bij individueel ontslag noch werknemers, noch werkgevers initiatief nemen om snel weer aan de slag te gaan bij een andere werkgever. De meeste initiatieven van de overheid om de opzeggingsregeling te activeren, blijven dode letter en zien we amper vertaald in de praktijk.”

De waaier vroeger opentrekken
Sabine Schellens raadt aan om sneller te schakelen en niet te wachten tot het tot ontslag komt: “Het helpt om vroeger in het proces in te grijpen als je merkt dat de prestaties van een medewerker dalen en het tot een ontslag dreigt te komen. We hebben bij Aquafin een cao afgesloten die medewerkers op een formele manier in een remediëringstraject plaatst waarbij de medewerker in kwestie ongeveer een jaar de tijd krijgt om terug ‘on track’ te komen en we samen op zoek gaan wat een betere fit kan zijn, in de eerste plaats intern maar dat kan ook extern zijn. Er bestaan veel initiatieven waar je gebruik kan van maken, bijvoorbeeld de werkschakelpunten, een initiatief van VDAB en VLAIO dat tijdelijke en permanente transities van medewerkers begeleidt. Dat vraagt een (financiële) investering, maar is blijk van goed werkgeverschap, ook als het minder gaat.”

Communicatie voor de achterblijvers
Kristof Mangelschots kaart twee belangrijke aandachtspunten aan: “ Ontslag mag nooit een verrassing zijn voor de medewerker zelf. Leidinggevenden moeten hier wel in ondersteund worden, want performance wordt niet altijd helder genoeg geconcretiseerd in KPI’s en ‘een slechte attitude’ is moeilijk om rationeel aan te tonen of te motiveren. Voor de medewerkers die achterblijven is een ontslag meestal wél een grote verrassing, want hoe transparant je als werkgever ook wil zijn naar de rest van het team of de organisatie, je bent gebonden aan GDPR-regelgeving die stelt dat je niet mag communiceren over het waarom van het ontslag van een medewerker.”

Opzeg annuleren
Soms ‘horen’ medewerkers duidelijke feedback over hun prestaties niet en is er een duidelijker signaal nodig. Ward Bouciqué getuigt over de mogelijkheid van een ‘dubbel traject’ waarbij de opzeggingstermijn én een ‘improvement’ plan tegelijkertijd opgestart worden.
Het ABC van ontslag
Medewerkers die ontslagen worden, klagen de onmenselijke aanpak aan die ze bij de ontslagprocedure ervaren. Maar is het juridische aspect überhaupt te verzoenen met een menselijk ontslagbeleid? Zodra je een medewerker uitnodigt voor een gesprek over de samenwerking, creëer je onrust. Bij performantie zou het ontslag geen verrassing mogen zijn. Bij een herstructurering echter, ben je gebonden aan het wetgevend kader en is communicatie niet altijd mogelijk.
Wat we wel kunnen doen, is op zoek gaan hoe we – ook op het moment van ontslag – rekening kunnen houden met de 3 basisbehoeften die iedere mens heeft: de behoefte aan autonomie, betrokkenheid en competentie. Dat kan door de ontslagen medewerker mee te laten kiezen hoe hij/zij afscheid wil nemen, te begrijpen hoe belangrijk afscheid is als ritueel en door hem of haar te bedanken voor bewezen diensten (n.v.d.r. met een knipoog naar het gelijknamig boek van Annick Ruyts). Inger Verhelst pleit ervoor om te streven naar een onderhandeld akkoord.
Voorspelbare onzekerheid
Ontslag maakt ons kwetsbaar, ‘schuurt’ en wordt als zeer pijnlijk ervaren door alle betrokken partijen. Ook HR-managers geven aan hoe zwaar een ontslagronde doorweegt in hun jobbeleving. Hoe impactvol ontslag ook is, het is een deel van de taak van een HR-manager. Dat is een van de dark sides van HR zoals Peggy De Prins (AMS) dat in haar boek treffend omschrijft. Je dient daarbij de nodige professionaliteit aan de dag te leggen. Maar het mag duidelijk zijn dat ook HR-managers gebaat zouden zijn bij een klankbord en kader om met ontslag op een duurzame manier binnen hun job om te gaan.
Liesbeth Maes: “Soms moet de HR-verantwoordelijke na een ontslag(ronde) te coördineren nadien zelf ook het schip verlaten. Maar een voorspelbare onzekerheid is beter dan een periode van een jaar (of langer) van onzekerheid.”

Rol opsplitsen
Misschien kunnen we ontslag menselijker maken door de rol op te splitsen; iemand die het ontslaggesprek voert en de juridische afwikkeling doet en iemand die de persoon opvangt. Die laatste rol zou door de leidinggevende opgenomen moeten worden.
Psychologische contractbreuk
Na quiet quitting, het fenomeen waarbij de werknemer net genoeg doet om niet ontslagen te worden, manifesteert zich langs de kant van de werkgever ook quiet firing: werknemers krijgen zinloze taken of onwerkbare roosters of worden zelfs genegeerd. Niet zelden vormen hoge ontslagkosten de oorzaak van dergelijk kwalijk uitstelgedrag. Door het de werknemer onmogelijk te maken, hoopt men stiekem dat die zelf wel ontslag neemt. De échte oorzaken liggen doorgaans veel dieper en hebben voornamelijk te maken met het niet nakomen van wederzijdse verwachtingen. De werkgever verwachtte bijvoorbeeld flexibiliteit van de werknemer, maar merkt dat die verwachting niet (meer) beantwoord wordt. We zijn ook niet zo sterk in feedback geven en ontvangen. In plaats daarvan is er bijzonder veel ‘employee silence’. Hierdoor wordt gebrekkige performantie onvoldoende benoemd en dat staat een warm en menselijk ontslag in de weg.
Elegant afscheid nemen
Wat hebben werknemers en werkgevers dan nodig om het afscheid menselijk en elegant te maken. Met die vraag sluiten we de eerste 24 uur van #ZigZagHR af: voor werknemers kan dat psychologische bijstand, loopbaanondersteuning en vooral een ‘dank je wel’ zijn (n.v.d.r. met een tweede knipoog naar Annick Ruyts). Voor werkgevers is dat kennisoverdracht of een exit-gesprek. En misschien betekent dan uit het oog niet noodzakelijk uit het hart.
===