Samenvatting
Veel Belgische bedrijven hebben geen volledig zicht op hun arbeidskosten door complexe regels en versnipperde data. Daardoor missen ze subsidies en betalen ze vaak te veel. Door betere analyse, samenwerking, automatisering en strategische aanpak kunnen ze kosten verlagen en meer controle krijgen.
De arbeidskosten in België behoren tot de hoogste en meest complexe van Europa. Denk aan baremaregels, indexaties, werkgeversbijdragen, extralegale voordelen, afwezigheden, premies en talrijke federale en regionale subsidie- en steunmaatregelen: de totale kost van een werknemer bestaat uit een complex web aan elementen die moeilijk in hun geheel te overzien zijn. Daar bovenop krijgen we te maken met sociale en fiscale wetgeving die voortdurend verandert (zoals de ‘Centenindex’ of het nieuwe ‘terug naar werk’-beleid). De kans is daardoor groot dat bedrijven niet alleen niet in orde zijn, maar ook de meer dan 60 verschillende ondersteuningsmaatregelen mislopen om die kost te drukken, goed voor bijna 4% van het Belgische bbp. Fiabilis Consulting Group Belgium, gespecialiseerd in payroll auditing en de verbetering van de arbeidskost, legt uit hoe bedrijven de controle kunnen terugwinnen.
“In vergelijking met de andere landen waar we actief zijn, stellen wij vast dat veel Belgische bedrijven hun loonadministratie correct uitvoeren, mede dankzij de hulp van sociale secretariaten. Maar ze blijven steken in operationele compliance, zonder een duidelijke en strategische visie op de arbeidskosten eigen aan de organisatie. Dat is natuurlijk ook gelinkt aan de complexe Belgische regelgeving, wat ervoor zorgt dat de arbeidskost vaak hoger ligt dan ze zou moeten zijn”, zegt Eugénie Nijhuis, Chief Operations Officer bij Fiabilis Belgium.
Waar loopt het vandaag mis?
In de praktijk zien we steeds dezelfde situaties terugkeren:
- De data is aanwezig, maar wordt onvoldoende benut. Loongegevens zijn vaak verspreid over verschillende systemen en externe partners. Ze worden zelden geconsolideerd of geëvalueerd op kwaliteit. Tot slot wordt die informatie zelden historisch bijgehouden of geanalyseerd op lange termijn, waardoor trends en optimalisatiemogelijkheden onder de radar blijven.
- Uitbesteding leidt tot verlies van kennis. Door de loonadministratie volledig uit te besteden aan sociaal secretariaten, verliezen bedrijven vaak geleidelijk aan zicht en sturingsmogelijkheden. Ze hebben daardoor weinig ruimte om berekeningen kritisch te bekijken en te onderzoeken welke regelingen ze terecht kunnen benutten.
- De context achter de cijfers ontbreekt. Loondata op zich volstaat niet altijd voor een correcte interpretatie. Bij gebrek aan voldoende duiding bij specifieke situaties (bijvoorbeeld specifieke arbeidsregelingen, bonussen of fiscale voordelen) blijven risico’s onopgemerkt. Die komen dan aan het licht tijdens inspecties, waardoor de totale arbeidskosten stijgen.
- Gebrek aan ownership en optimalisatie. De focus ligt logischerwijs op een correcte en tijdige loonverwerking. Daardoor blijft er weinig ruimte of mankracht voor een proactieve optimalisatie. In veel bedrijven is er niemand die expliciet verantwoordelijk is voor het periodiek verbeteren van de arbeidskosten.
Hoe krijg je meer grip op je loonkosten?
“Er bestaan in werkelijkheid heel wat hefbomen om loonkosten beter te begrijpen en te sturen. Maar het vraagt wel dat bedrijven hun aanpak structureren en er bewust tijd voor vrijmaken”, benadrukt Eugénie Nijhuis, COO van Fiabilis Belgium.
- Een actieve samenwerking met het sociaal secretariaat structureren. Door regelmatig samen te analyseren, kan men verder gaan dan louter operationele verwerking en concrete onderwerpen identificeren.
- Het thema intern op de agenda zetten. Zonder duidelijke impuls van de HR-afdeling blijven opportuniteiten vaak onzichtbaar en onbenut.
- Een externe blik toelaten. Een onafhankelijke, ervaren derde partij kan op exhaustieve manier de bestaande risico’s en uitdagingen voor optimalisatie identificeren.
- Investeren in automatisering. Automatisering helpt om data betrouwbaarder te maken en tijd vrij te maken voor analyse.
- Geleidelijk aan interne kennis heropbouwen. Goed opgeleide teams kunnen kosten beter begrijpen, challengen en sturen, zodat ze ook beter kunnen schakelen met derde partijen.
- Benchmarken met andere bedrijven. Vergelijking met de markt helpt om verbeterpunten en opportuniteiten zichtbaar te maken.
“Bedrijven die hun loonadministratie louter operationeel benaderen, lopen het risico om een grotere totale arbeidskost te betalen dan nodig. Wie zijn aanpak structureert, kan niet alleen risico’s beperken, maar ook aanzienlijke besparingen realiseren door van een hoop onzichtbare kosten en regelingen een echte hefboom voor performantie te maken”, besluit Eugénie Nijhuis
