In onze Member Monday-reeks zetten we #ZigZagHR NXT community leden in de kijker. Waar zijn de HR-talenten van vandaag, en de HR-leiders van morgen, mee bezig? Waar liggen ze van wakker? En hoe maken ze nu al impact?
In dit interview: Thibaud Claeys, HR-coördinator die bij Vintecc HR helemaal vanaf nul mag uitbouwen. “HR is een vak, geen buikgevoel”, zegt hij stellig. Maar hoe breng je structuur in een KMO waar individualisering de norm is? En hoe vind je de juiste balans tussen flexibiliteit en beleid?
Een kans én een uitdaging
Thibaud is pas twee jaar aan de slag in HR, maar krijgt nu al de kans om zijn stempel te drukken. “Ik was eigenlijk niet actief op zoek naar een nieuwe job, maar via een kennis kreeg ik de kans om bij Vintecc HR van nul op te bouwen”, vertelt hij. Een serieuze uitdaging, maar ook een unieke kans: “Er was amper een HR-beleid, dus ik kan alles zelf vormgeven.”
Die vrijheid is leuk, maar het vraagt ook veel gezond verstand. “In een KMO heb je geen handboek met standaardprocedures. Je bouwt op basis van de noden van de medewerkers én van de business.” Het is een beetje zoals een berg beklimmen, zegt hij. “Je start onderaan, zonder pad, en stap voor stap vormt zich de route.”
Aandacht voor het individu
Een van de grootste eye-openers voor Thibaud? Hoe groot de impact van HR op individueel niveau kan zijn. “Ik merk dat een klein gesprek met één werknemer een domino-effect kan hebben op het hele team.” Hij haalt een concreet voorbeeld aan: “Er was iemand die zich wat verveelde in zijn huidige team. Door goed te luisteren en intern de juiste mensen te spreken, konden we hem doorschuiven naar een ander team waar er een nood was, en hij perfect paste. Zonder die switch hadden we misschien iemand moeten aanwerven en een klant moeten laten wachten.”
Het zijn ook net die persoonlijke verhalen die hij meer wil terugzien in motivatiebrieven. “Als iemand schrijft ‘Ik wil hier werken omdat jullie innovatief zijn’, dan weet ik dat dat gewoon van de website geplukt is. Wat mij overtuigt, is wanneer iemand zijn eigen verhaal vertelt. Wat heb jij gedaan? Waar word jij enthousiast van? Dat is wat telt.”
Flexibiliteit versus beleid
Omdat HR pas sinds kort echt aanwezig is bij Vintecc, hebben medewerkers plots een aanspreekpunt voor allerlei vragen. De uitdaging? HR laten evolueren van een reactieve functie naar een strategische rol. Een van de oplossingen is policies bouwen op basis van vragen die vaak terugkomen: “Onze policies ontstaan uit individuele vragen. Als iets meerdere keren opduikt, kijken we hoe we dat structureel kunnen oplossen.”
HR binnen een KMO is continue zoeken naar een balans tussen structuur uitbouwen en flexibiliteit blijven geven. “We moeten policies hebben, want anders worden alle beslissingen op individueel niveau genomen. Maar tegelijk moeten we ruimte laten voor gezond verstand.” Het is die pragmatische aanpak die volgens Thibaud cruciaal is in HR: zoeken naar een balans tussen wat werkt voor het individu en wat werkbaar blijft voor de groep.
Mensen willen weten waar ze aan toe zijn
Een ander belangrijk HR-thema bij Vintecc is communicatie. “We groeien snel, en vroeger was de communicatie heel informeel. Je zei iets over de middag aan tafel en iedereen wist het. Nu werken we met 50 man en moet er nagedacht worden over hoe we communiceren.”
Zijn gouden tip? Actie en communicatie van elkaar loskoppelen. Mensen willen vooral weten waar ze aan toe zijn. “Als je drie weken geen tijd hebt om iets op te volgen, zeg dat dan gewoon. ‘Ik bekijk dit binnen twee weken’ is veel beter dan radiostilte. Mensen wachten liever op een duidelijk antwoord dan in onzekerheid te zitten.”
Om communicatie beter te schalen, heeft Vintecc nu een wekelijkse ‘stand-up’ op maandag. Iedereen komt er fysiek samen en de belangrijkste zaken worden collectief besproken. Zo weten alle medewerkers wat er speelt en worden veel individuele vragen proactief beantwoord.
HR is een vak, geen buikgevoel
Wat Thibaud nog vaak ziet, is dat HR wordt ingevuld zonder de juiste expertise. “Ik krijg echt de kriebels van nattevingerwerk. HR is een vak en moet evidence-based zijn. In andere beroepen zou je ook niet accepteren dat iemand zonder diploma je werk doet.”
Hij pleit dan ook voor meer professionalisering. “Ik zeg niet dat iedereen een HR-gerelateerd diploma moet hebben, maar er moet een basis van kennis en onderbouwde methodes zijn. Gestructureerde selectie-interviews bijvoorbeeld, dat is niet iets wat je zomaar uit de losse pols doet.”
Waar ligt hij nog van wakker?
AI en automatisering worden steeds belangrijker in HR, maar Thibaud gelooft niet dat het de mens volledig zal vervangen. Het kan helpen om processen efficiënter te maken, maar het persoonlijke contact blijft nodig. “Een robot kan geen klik voelen met een kandidaat, het herkent nog niet de juiste nuances of subtiele non-verbale signalen.” Wat volgens hem wél een grote verandering wordt, is de personalisering en individualisering van HR. Mensen verwachten steeds meer op maat gemaakte voordelen en flexibiliteit, en we moeten manieren vinden om dat haalbaar en schaalbaar te maken.
En zijn grootste uitdaging van het moment? “Niet verzanden in de dagelijkse operationele vragen, maar genoeg tijd nemen voor strategische projecten. En tegelijk bereikbaar blijven voor de mensen. Want uiteindelijk is dat waarom HR echt waardevol is.”
