Is de coronacrisis ook een HR-crisis?

Is de coronacrisis ook een HR-crisis? Wat kan/mag en wat niet? Advocaten Sara Torrekens en Olivier Wouters van Claeys & Engels overlopen de mogelijkheden en duiden de crisis.

In de bedrijven is de coronacrisis een HR-crisis. Iedereen kijkt naar HR: wat kunnen we doen? Wat mogen we (niet) doen? Hoe kunnen we medewerkers houden als we een aantal weken en misschien zelfs langer moeten sluiten? Deze en veel meer vragen hierover gaan meteen naar HR.

Aan het woord is Olivier Wouters, advocaat-vennoot bij Claeys & Engels:

“Afhankelijk van de activiteiten en sector, moet je plots mensen verplichten om thuis te werken of zelfs tijdelijk werkloos maken. Gelukkig zijn de toch wel complexe procedures inzake tijdelijke werkloosheid daar intussen nu wel voor aangepast, vereenvoudigd en versoepeld, maar alle opties worden nu best wel overlopen. Sommigen geven mensen bijvoorbeeld de kans om verlof op te nemen of bieden andere maatregelen aan, zodat ze hun loon 100% kunnen behouden. Alleen kan op dit ogenblik niemand voorspellen hoelang het virus ons in de ban zal houden en hoelang je dergelijke, goedbedoelde maatregelen zal kunnen rekken. Je handelt nu echt in onzekerheid.”

Werkgevers en HR zullen vandaag zowel empathie als vastberadenheid moeten tonen.

“Er moet nu snel geschakeld worden en tegelijkertijd moet er toch ook een strategie op de wat langere termijn uitgestippeld worden. Enerzijds kijk je naar de medewerkers, anderzijds moet je uiteraard rekening houden met de business en de cashflow. Je moet de mogelijkheden overwegen en die duidelijk communiceren. Het psychologische, juridische en financiële vallen samen. Dat vergt leiderschap. Het is storm op zee en toch moet de kapitein weten waar zijn schip naartoe gaat, je medewerkers willen niet op een zwalpend schip zitten. Je moet in alle onzekerheid en angst dus ook vertrouwen weten te creëren.”

Tijdelijke werkloosheid wegens overmacht

Als tijdelijke werkloosheid te wijten is aan het coronavirus, kan dat dus beschouwd worden als ‘tijdelijke werkloosheid wegens overmacht’. De nu sterk vereenvoudigde procedures voor het invoeren daarvan, vinden we op de website van de RVA via deze link.

Met webinars en extra informatie verschaft Claeys & Engels dezer dagen duidelijkheid. We geven een overzicht op basis van informatie van Sara Torrekens (advocaat-counsel), Mieke Deconinck (senior associate) en Veerle Van Keirsbilck (senior associate). Ze waarschuwen wel meteen de actualiteit nauwgezet op te volgen, want nieuwe maatregelen kunnen bepaalde voorschriften of procedures meteen veranderen.

Hoeveel werkloosheidsuitkering zal de werknemer ontvangen?

■ 70% van het loon, met plafond van 2754,76 EUR per maand = 1928,332 EUR bruto maximaal. Met bedrijfsvoorheffing: 26,75%.
■ Om de administratie niet te overbelasten, krijgt een werknemer die voltijds werkt en een beroep moet doen op het stelsel van tijdelijke werkloosheid standaard een voorschot van 1450 euro netto, liet minister van Werk Nathalie Muylle dan weer weten.

Kan de werkgever bijkomende opleg betalen bovenop de werkloosheidsuitkering?

■ Dat is mogelijk.
■ Bij economische werkloosheid voor bedienden is dat zelfs verplicht. Bij tijdelijke werkloosheid wegens overmacht is dat niet verplicht.
■ Vrij van RSZ (voorwaarde: je totaal netto mag niet hoger liggen dan voordien).
■ Fiscaal: belast als vervangingsinkomen (bedrijfsvoorheffing 26,75%).

Kan er een beroep gedaan worden op werkloosheid indien een werknemer geen opvang heeft voor de kinderen?

■ Neen, want scholen en crèches blijven open.
■ Mogelijke uitzondering (RVA: “de school is materieel niet in staat om in opvang te voorzien en de ouder heeft geen alternatief”).
■ Andere mogelijkheden in dat geval:

• Vakantie en recuperatiedagen opnemen
• Aanpassing van het arbeidsregime, zoals invoering van glijdende uren, overschakelen naar deeltijds werken, telewerk (sowieso al verplicht momenteel indien het mogelijk is), verlof om dwingende redenen, conventionele schorsing van de arbeidsovereenkomst, ouderschapsverlof of gemotiveerd tijdskrediet.

Met welke preventieve aanbevelingen moeten werkgevers rekening houden?

■ Basismaatregelen (preventie van besmetting en verspreiding):

• Afstand bewaren (1,5 m)
• Voorzien van propere en hygiënische werkplekken
• Toepassen van een goede handhygiëne
• Voorzien van een goede respiratoire hygiëne / verluchting werkruimtes
• Voorzien en / of uitbreiden van thuiswerk indien mogelijk
• Informeren van werknemers
  − Bij ziektesymptomen zoals hoest en/of koorts beter niet naar de werkplek komen, eventueel een arts raadplegen
  − Contact met besmette familieleden of vrienden?
• Voorzien van instructies – wat wordt verwacht van de werknemers
  − Als iemand ziek wordt met een vermoeden / mogelijkheid van het hebben van het coronavirus
  − Als iemand in contact is geweest met iemand die vermoedelijk geïnfecteerd is

■ Maatregelen bij noodzakelijke reizen naar het buitenland

• Opgepast: er is wel degelijk een verbod van niet-essentiële reizen vanuit België en de meeste vluchten zijn al geschrapt.
• Indien toch ‘essentieel’ en indien een vlucht alsnog beschikbaar is, neem de nodige voorzorgsmaatregelen:
  – Zorg voor de meest recente informatie over de regio’s waar COVID-19 zich verspreidt.
  – Beoordeel de voordelen en de risico’s van de reis.
  – Vermijd dat werknemers met een hoger risico naar getroffen regio’s worden gestuurd.
  – Laat de werknemers gebrieft worden door iemand met de vereiste kwalificaties.
  – Bezorg kleine flesjes handgel op basis van alcohol.
  – Moedig werknemers aan handen regelmatig te wassen &  minstens 1 meter afstand te houden van mensen die hoesten of niezen.
  – Zorg ervoor dat werknemers weten wat ze moeten doen en met wie ze contact moeten opnemen als ze zich ziek voelen.
  – Zorg ervoor dat werknemers de instructies van de lokale autoriteiten opvolgen.
  – Zichzelf gedurende 14 dagen controleren op symptomen en 2 keer per dag temperatuur meten.
  – Thuis in isolement blijven bij lichte hoest of koorts en arts of lokale gezondheidsdienst bellen.

Aanbevelingen voor patiënten / mogelijke infectie

■ Vermoeden van infectie / symptomen?

• Symptomen = temperatuurverhoging, vermoeidheid, droge hoest, longontsteking (verder), …
• Blijf thuis (14 dagen) en vermijd contact met anderen
• Neem telefonisch contact met de huisarts (ga niet naar de wachtzaal)
• Verwittig je werkgever en ga zeker niet naar het werk
• Neem geen medicatie om de symptomen te maskeren om toch te kunnen werken

■ Behandeling van symptomen: neem geen NSAID

• Advies van BCFI, Belgisch Centrum voor Farmacotherapeutische Informatie waarschuwt om zeker geen NSAID’s te gebruiken bij Covid-19-patiënten (risicofactor voor verergering van besmetting)
• NSAID (bv Aspirine, ibuprofen (merknamen als Brufen, Nurofen of Junifen)
• Paracetamol mag wel

■ Vraag aan werkgever of je nog een medisch attest moet binnenbrengen.

Welke maatregelen mag / moet ik treffen als werkgever?

■ Strikt respecteren van de opgelegde maatregelen + nauw opvolgen van mogelijke evoluties
■ Daarnaast: algemeen wettelijk kader blijft van toepassing:

• Arbeidsovereenkomstenrecht
• Algemene verplichtingen van de werkgever in het kader van de Welzijnswetgeving (W. 4 augustus 1996 en de Codex over het welzijn op het werk)

■ Op basis van risicoanalyses moeten passende preventiemaatregelen worden genomen (preventiehiërarchie):

• PM met als doel risico’s te voorkomen
• PM met als doel schade voorkomen
• PM met als doel hebben schade te beperken

■ Preventie van besmetting op de werkplaats (enkele voorbeelden van PM):

• Zet in op uitgebreide en degelijke informatie van de werknemers (verantwoordelijkheidszin!)
  − Wie symptomen vaststelt, moet thuis blijven
  − Wie medicatie (koortswerend) gebruikt, moet thuis blijven, geen symptomen onderdrukken!
  − Wie weet dat hij/zij in contact is geweest met iemand (bv. gezinslid) die mogelijk besmet is, moet thuis blijven,…
• Regelmatige en extra grondige reiniging van bureaus en materiaal (b.v. telefoons, e.d.)
• Promoot regelmatig thuiswerk > telewerk moet tenzij het niet kan
• Herschik de werkposten, indien mogelijk > social distancing moet gerespecteerd of men stopt
• Vervang vergaderingen door tele- of videoconferenties
• Stel reizen uit en annuleer events > verbod op niet-essentiële reizen vanuit België
• Zorg voor voldoende ontsmettingsmiddel, weggooibare handdoekjes, e.d.
• Beperk de toegang van externen tot een absoluut minimum, …

■ Passend reactief beleid om erger te voorkomen:

• Stel vooraf een plan op waarin staat wat er moet gebeuren als er iemand ziek wordt met een vermoeden van COVID-19 op de werkplek
• Stel een contingency en business continuity plan op
• Informeer de medewerkers vooraf (idealiter na overleg )

Mag ik vragen aan werknemers met ‘verhoogd risico’ om thuis te blijven?

■ In principe: toegang tot de werkvloer mag niet worden geweigerd (tenzij besmetting zou vaststaan) > werkgever heeft contractuele plicht om werk te verschaffen

■ Maar de werkgever mag u dit vragen, gelet op:

• Algemene ‘duty of care’ van de werkgever (art. 5 Welzijnswet Werknemers)
  − alle nodige maatregelen te treffen ter bevordering van het welzijn van de werknemers tijdens de uitvoering van de arbeidsovereenkomst
  − Doel: analyse van risico’s > identificatie van geschikte preventiemaatregelen om risico’s te elimineren, dan wel te verminderen
• Verplichting van de werknemer(s) om naar best vermogen zorg te dragen voor eigen veiligheid en gezondheid en deze van anderen (art. 6 Welzijnswet Werknemers)

■ Opgepast: d.i. in principe een tijdelijke maatregel (14 dagen)

■ Belangrijke kanttekening: telewerk geldt voortaan als norm, bijvoorbeeld:

• Werknemer is teruggekeerd uit risicogebied
• Partner of kind van de werknemer blijkt besmet
• Werknemer vertoont symptomen

■ Wat als de werknemer niet akkoord is om naar huis te gaan?

• Alternatieve oplossingen uitwerken en voorstellen
  − Uitbreiden telewerk > telewerk moet, tenzij het niet kan
  − Werkplaatsen herschikken / werkposten scheiden > social distancing is verplicht
  − Geen gemeenschappelijk bureelmateriaal, …
• Beroep op arbeidsgeneesheer
  − werknemer kan verplicht (!) met ziekteverlof worden gestuurd

■ Wat als de werknemer het contact met arbeidsgeneesheer weigert en er geen akkoord wordt bereikt?

• Bij verhoogd risico én in de huidige omstandigheden: toegang tot de werkplaats ontzeggen
• Wettelijke basis: Voorzorgplicht / “duty of care” voor andere werknemers te beperken

Kan ik een medische controle opleggen aan werknemers?

■ De werkgever mag geen andere medische controles opleggen dan deze die zijn voorzien in de Codex over het welzijn op het werk (Boek I Titel 4 ‘gezondheidstoezicht op de werknemers’).

■ Maar een werkgever mag dit wel vrijblijvend vragen, gelet op:

• Algemene ‘duty of care’ in het kader van de Welzijnswetgeving, te meer gezien de huidige omstandigheden
• Eigen wettelijke verplichting van de werknemer om zorg te dragen voor zijn eigen veiligheid en gezondheid en deze van zijn collega-werknemers
• Art. I.4-2 f) Codex Welzijn > de arbeidsgeneesheer mag preventieve handelingen
  stellen om te vermijden dat personen tot het werk worden toegelaten die getroffen
  zijn door ernstige besmettelijke aandoeningen
• Art. I.4-37 Codex Welzijn – optie van de ‘spontane raadpleging’

■ Werknemer weigert contact te hebben met de arbeidsgeneesheer:

• Al naar gelang het geval (case-by-case beoordeling) zou de werkgever in de gegeven omstandigheden de toegang tot werkplaats kunnen weigeren
  − Werknemer gaat (belt) naar behandelende arts (medisch attest / ziekteverlof)
  − Werknemer blijft gewoon thuis (evt. telewerk, verlof opnemen, recup-dagen opnemen, conventionele schorsing al dan niet met behoud van loon)

■ Werknemer biedt zich aan:

• In functie van zijn beoordeling kan de arbeidsgeneesheer de werknemer verplichten om ziekteverlof te nemen (cfr. formulier voor de gezondheidsbeoordeling)
• Deze beslissing is bindend voor de werknemer (art. I.4-71 Codex Welzijn)
  − De werknemer moet onverwijld zijn behandelend arts raadplegen met wie de arbeidsgeneesheer contact zal hebben opgenomen