HRM: outsourcen of backsourcen?

HR teams zijn onder meer verantwoordelijk voor het rekruteren, selecteren, aanwerven, trainen, ontwikkelen, evalueren en belonen van het personeel. Veel organisaties kiezen er echter voor om één of meer van deze activiteiten voor een deel te outsourcen aan externe dienstverleners. Hoeveel bedrijven doen hun loonadministratie nog zelf? Welk bedrijf doet er geen beroep op trainings- of rekruteringsbureaus? Zelfs voor meer strategische HR activiteiten rekenen organisaties vaak op externe consultants of freelancers. Au fond gaan bedrijfsleiders er hierbij vanuit dat men door deze activiteiten te outsourcen beter af is dan wanneer men deze zou insourcen. Klopt dat wel?

Organisaties kunnen vele redenen hebben om HR activiteiten te outsourcen. De vaakst genoemde is wellicht kostenbesparing. Men gaat er vanuit dat de externe dienstverlener dezelfde taken goedkoper kan uitvoeren. Zo moet de organisatie ook zelf minder medewerkers aanwerven en kan het de huidige medewerkers ontdoen van operationeel werk. Tegelijkertijd kan het de organisatie toegang geven tot externe expertise en technologie. Daarbij schat men vaak dat de externe dienstverlener de uitbestede activiteit beter zal uitvoeren dan de interne medewerkers. Outsourcing is tevens vaak een manier om flexibeler te kunnen inspelen op de noden van de organisatie (zoals bij een plotse toename van vacatures). Niets dan voordelen dus? Maar wat zegt de wetenschap?

Scoor je met HR outsourcing?

Awe, Kulangara en Henderson (2018) verzamelden in een meta-analyse 24 studies waarin de impact van outsourcing op de bedrijfsprestaties werd onderzocht. Het ging over 11.978 observaties uit de VS en andere westerse landen, voornamelijk uit de industrie en dienstensector. Ze maakten een onderscheid tussen IT, productie en HR. Productie-outsourcing betreft het uitbesteden van een deel van het productieproces, zoals het maken van een specifiek onderdeel. Voor de bedrijfsprestaties namen ze diverse criteria in rekening (zoals aandelenkoersen, kostenefficiëntie, kwaliteit, samenwerkingsverbanden of innovativiteit).

Wat bleek? Enkel voor IT-outsourcing observeerden ze gemiddeld een zwak positief verband met de bedrijfsprestaties. HR en productie-outsourcing lijken niet geassocieerd met de bedrijfsprestaties. Slechts 8 van de 24 studies bestudeerden de impact van HR outsourcing op de bedrijfsprestaties en de auteurs geven te weinig informatie om te kunnen inschatten welke variatie er achter het geobserveerde gemiddelde zit. Het kan zijn dat er in geen van de studies een noemenswaardig verband was. Maar het is natuurlijk ook mogelijk dat verschillende studies een negatief verband observeerden, terwijl anderen een positief. Samen levert dat een nuloperatie op, maar succes lijkt dan af te hangen van een derde factor. Hoe het hier precies zit, kan ik jullie nu niet vertellen.

In elk geval illustreert het onderzoek van Awe en co dat een extra toegevoegde waarde uit HR outsourcing niet bepaald gegarandeerd is.

Is HR een kernactiviteit?

Nog andere wetenschappelijke literatuurstudies rond outsourcing in het algemeen en niet specifiek over HR leren me dat het niet altijd de vermeende positieve return oplevert en zelfs negatief kan uitpakken. De kwaliteit van de leverancier kan ook tegenvallen. Expertise en knowhow kunnen een al te aardig prijskaartje kennen. Of je kunt te afhankelijk worden van je leverancier, waardoor je in onderhandelingen in zekere mate machteloos staat.

Op basis van een meta-analyse met 106 studies naar de impact van outsourcing, poogden Lahiri, Karna, Kalubandi en Edacherian (2022) wat meer inzicht te krijgen in de succesfactoren.

Zo blijkt, weinig verrassend, dat bedrijven hun kernactiviteiten beter niet uitbesteden.

Dat brengt me spontaan bij de vraag: in welke mate is HR een kernactiviteit? Dat de loonadministratie geen kerntaak is, daar kan ik eventueel wel inkomen. Zodra ik denk aan andere HR activiteiten, vind ik het veel moeilijker om te stellen dat ze geen kerntaken zijn. Het overtuigen van talenten om bij je te solliciteren. Beslissen wie wel of niet over de nodige competenties voor de job beschikt. Werknemers opleiden opdat ze het beste van zichzelf kunnen geven. Hen opvangen wanneer ze zich niet goed voelen. Is het wel een goed idee om dat aan een ander over te laten?

Kunnen we HR beter backsourcen?

Het hoeft dan ook niet te verwonderen dat een nieuw fenomeen lijkt op te komen: backsourcing of contracting back-in. Deze termen verwijzen naar het toenemend aantal overheden en bedrijven die ervoor zouden opteren om bepaalde activiteiten opnieuw zelf uit te voeren uit onvrede met het uitbesteden ervan.