Hoe ken je vakantiedagen toe aan werknemers?

Met de zomer en de grote vakantie in aantocht, kunnen er veel vragen komen over de regels en de modaliteiten voor het toekennen en vastleggen van vakantiedagen. Die regels zijn dezelfde voor arbeiders of bedienden. Annelies Verplancke, Legal Expert bij Partena Professional, beantwoordt de meest gestelde vragen

Wat is het kernprincipe bij het toekennen van wettelijke vakantie?

De wettelijke vakantiedagen moeten worden toegekend vóór 31 december van het vakantiejaar. Het is in beginsel verboden om de vakantiedagen die niet werden opgenomen in het vakantiejaar over te dragen naar het volgende jaar.

“Als een bediende bijvoorbeeld gedurende het volledige jaar 2023 voltijds heeft gewerkt, heeft hij in 2024 recht op 20 vakantiedagen indien hij werkt in een vijfdagenweek. Deze moeten opgenomen worden tussen 1 januari en 31 december 2024”, benadrukt Annelies Verplancke, Legal Expert bij Partena Professional. Werkgevers riskeren sancties als zij de wettelijke vakantie niet of niet tijdig zouden toekennen (strafrechtelijke geldboete van 400 tot 4.000 EUR of een administratieve geldboete van 200 tot 2.000 EUR te vermenigvuldigen met het aantal betrokken werknemers). “Als werkgever heb je er dan ook alle belang bij om je werknemers te herinneren aan het saldo van hun openstaande vakantiedagen en om hen zo nodig aan te sporen om deze vakantie tijdig in te plannen, en om dit alles goed te documenteren.”

Wanneer is het dan wel mogelijk om wettelijke vakantiedagen over te dragen?

“Sinds dit jaar kan een werknemer die eind december onmogelijk alle opgebouwde dagen jaarlijkse vakantie heeft kunnen opnemen omwille van bepaalde, limitatief omschreven schorsingen van zijn arbeidsovereenkomst, bijvoorbeeld ziekte of moederschapsrust, die vakantiedagen opnemen op een later tijdstip in een periode van 24 maanden die volgen op het vakantiejaar in kwestie. Het vakantiegeld voor deze overgedragen vakantiedagen moet voor de bedienden echter wel al vooraf betaald worden eind december van het bewuste vakantiejaar”, licht Annelies Verplancke toe.

Nieuw dit jaar is ook dat wanneer bepaalde situaties, en met name ziekte, zich voordoen tijdens de geplande vakantieperiode, de werkgever de wettelijke vakantiedagen niet mag aanrekenen (en als het ware terug moet toevoegen aan de teller met het saldo van de nog op te nemen vakantiedagen) en de werknemer deze later -in hetzelfde vakantiejaar- opnieuw moet inplannen.

“De door de werknemer na te leven formaliteiten bij arbeidsongeschiktheid wegens ziekte of ongeval tijdens een periode van jaarlijkse vakantie moeten worden opgenomen in het arbeidsreglement. Belangrijk is dat een dergelijke arbeidsongeschiktheid de lopende vakantieperiode niet automatisch verlengt”, verduidelijkt Annelies Verplancke.

Bestaan er bepaalde voorrangsregels om vakantiedagen toe te kennen?

“Ja, werknemers met schoolgaande kinderen moeten bij voorkeur vakantie kunnen nemen tijdens de schoolvakanties”, vervolgt Annelies Verplancke. Aandachtspunt hierbij is dat sinds vorig schooljaar de schoolvakanties anders zijn in het Franstalige onderwijs dan in het Nederlandstalige onderwijs. “Voor het overige bepaalt de wetgeving geen voorrangsregels. Men kan wel bijkomende voorrangsregels voorzien in het arbeidsreglement, indien deze gebaseerd zijn op objectieve criteria. Verder moet aan alle werknemers, tenzij de betrokken werknemers dat anders wensen, tussen 1 mei en 31 oktober een aaneengesloten periode van twee weken vakantie worden toegekend. In ieder geval moet aan elke werknemer een ononderbroken vakantieperiode van één week worden gewaarborgd.”

Het saldo van de vakantiedagen moet in de mate van het mogelijke worden opgenomen in rustige periodes of om de brug te maken, of ter gelegenheid van regionale feestdagen.

Is het mogelijk om wettelijke vakantie op te nemen in halve dagen?

“Neen, het is in principe verboden om halve dagen vakantie te nemen, behalve wanneer de halve vakantiedag aangevuld wordt met een halve dag gebruikelijke inactiviteit, of wanneer de werknemer vraagt om drie dagen van de vierde vakantieweek in halve dagen te splitsen. De werkgever kan zich echter tegen deze laatste splitsing verzetten indien dat de organisatie van het werk in de onderneming zou verstoren”, legt Annelies Verplancke uit.

Vaststelling van vakantieperiodes: collectief of individueel?

De vakantiedagen kunnen binnen de onderneming worden vastgelegd, hetzij collectief (voor het volledige personeel) in geval van jaarlijkse sluiting van de onderneming, hetzij bij individueel akkoord tussen de werkgever en elke werknemer afzonderlijk.

Collectieve sluiting: wat zijn de formaliteiten?

Behalve wanneer een bijzondere beslissing wordt genomen in het paritair comité ten laatste op 31 december van het jaar vooraf, moet het vaststellen van de data van collectieve sluiting voortvloeien uit een beslissing van de ondernemingsraad. “Bij gebrek aan een ondernemingsraad of een beslissing door de ondernemingsraad kunnen de periodes vastgesteld worden in een akkoord tussen de werkgever en de vakbondsafvaardiging of, bij gebrek hieraan, de werknemers”, vervolgt Annelies Verplancke. De collectieve sluitingsdata van de onderneming moeten verplicht vermeld worden in het arbeidsreglement.

En wat als de vakantie individueel wordt vastgelegd?

Als er geen collectief akkoord is, worden de vakantiedagen vastgelegd in een individueel akkoord tussen de werkgever en de werknemer. Indien de werkgever zich kan beroepen op organisatorische noodwendigheden inzake de werking van de onderneming om een vakantieperiode (schriftelijk) te weigeren, moet hij in elk geval de toekenningsregels naleven waarin de reglementering voorziet. “Noch de werkgever noch de werknemer kan dus eenzijdig een vakantieperiode opleggen. Om geschillen over de vaststelling van vakantiedagen te voorkomen, is het nuttig om in het arbeidsreglement de procedure op te nemen die de werknemer moet volgen om vakantie aan te vragen, bijvoorbeeld een verzoek dat vooraf schriftelijk of elektronisch moet worden ingediend binnen een bepaalde redelijke termijn”, raadt Annelies Verplancke aan.

Hoe worden deze vakantiedagen verloond?

“Voor de bedienden worden deze dagen gewoon doorbetaald door de werkgever (= enkel vakantiegeld) en bij de opname van de hoofdvakantie betaalt de werkgever ook een dubbel vakantiegeld. Voor arbeiders wordt dit betaald door een vakantiefonds”, besluit Annelies Verplancke.

Schrijf je in op de wekelijkse HR-nieuwsbrief

Ook interessant

LEES MEER