Hoe blijf je als organisatie performant wanneer de kosten stijgen, de druk op medewerkers toeneemt en AI de manier waarop we werken verandert? Kristof Benoit en Edelhart Kempeneers van Attentia pleiten voor een geïntegreerde aanpak waarin efficiëntie en welzijn elkaar versterken.
In onze vierdelige podcastreeks i.s.m. Attentia hebben we telkens aan één knop gedraaid: verzuim, slimme verloning, personeelskosten en efficiëntie. Maar in een organisatie kun je natuurlijk nooit aan één knop draaien zonder dat er elders iets beweegt. In dit dubbelinterview zoomen we daarom uit. Want organisaties staan tegelijk voor stijgende loonkosten, krapte, absenteïsme, nieuwe regelgeving en AI. Hoe blijf je in die context performant? Waar zit nog ruimte om efficiënter te werken? En hoe voorkom je dat efficiëntiewinst ten koste gaat van de mensen die ze moeten realiseren?
We leggen die vragen voor aan Kristof Benoit, directeur HR Business bij Attentia, en dr. Edelhart Kempeneers, directeur Well-being Business. De ene kijkt vanuit payroll, personeelskosten en HR-processen naar de uitdagingen van organisaties. De andere vanuit preventie, gezondheid en welzijn. Twee perspectieven die volgens hen onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn.
Perfecte storm zonder einddatum
Stijgende loonkosten, absenteïsme, economische onzekerheid, arbeidsmarktkrapte en technologische veranderingen. Geen van die uitdagingen is op zichzelf nieuw. Waarom spreken we dan vandaag van een perfecte HR-storm? Kristof Benoit ziet vooral een verschil in urgentie. Hij vergelijkt de huidige situatie met de coronacrisis, toen organisaties van de ene dag op de andere hun manier van werken moesten aanpassen. Wat jarenlang onmogelijk leek, bleek plots wel te kunnen.
“Ook vandaag komen organisaties tot het besef dat een aantal veranderingen noodzakelijk worden. Alleen was tijdens corona meteen duidelijk dat we midden in een crisis zaten. Vandaag weten we dat er iets fundamenteels verandert, maar is het veel minder duidelijk waar in die transformatie we ons precies bevinden.“
Dat maakt het volgens hem moeilijker om beslissingen te nemen. Bedrijven voelen dat hun kostenstructuur onder druk staat, maar weten niet hoe snel ze moeten ingrijpen. AI werkt daarbij als katalysator: de technologie creëert nieuwe mogelijkheden, maar verhoogt ook de druk om ze daadwerkelijk te benutten.
Edelhart Kempeneers wijst op een bijkomend verschil. “Tijdens corona was er veel onzekerheid, maar zaten we allemaal in dezelfde situatie. Vandaag is er geen duidelijk eindpunt. AI blijft zich ontwikkelen, terwijl ook de economische en geopolitieke onzekerheid aanhoudt. Je kunt niet zeggen: we volgen een opleiding, passen onze organisatie aan en dan zijn we weer helemaal mee.”
Die opeenstapeling van veranderingen maakt het voor organisaties lastig om een nieuw evenwicht te vinden. Afwachten lijkt steeds minder een optie, terwijl niemand precies weet hoe de arbeidsmarkt en het werk er over enkele jaren zullen uitzien.
Het zal beide moeten zijn
Wanneer de marges onder druk staan, komt efficiëntie vanzelf hoger op de agenda. Maar waar zit vandaag nog ruimte om performanter te worden? Benoit ziet verschillende mogelijkheden. Veel HR-afdelingen besteden nog bijzonder veel tijd aan administratieve processen en terugkerende vragen van medewerkers. Automatisering kan daar ruimte creëren. Ook een slimmer verloningsbeleid biedt mogelijkheden om de koopkracht van medewerkers te verbeteren zonder dat de totale loonkost evenredig stijgt.
Daarnaast blijft absenteïsme een belangrijke kostenfactor. “Ik ken vandaag geen enkel bedrijf dat zegt dat het absenteïsme helemaal geen probleem vormt“, stelt Benoit. “Voor sommige organisaties gaat het om miljoenen euro’s aan gewaarborgd loon. Dat maakt het een bijzonder belangrijke hefboom.“
Kempeneers bevestigt dat verzuim een van de grootste uitdagingen blijft, al is het volgens hem niet de gemakkelijkste om aan te pakken. Organisaties beschikken doorgaans over voldoende cijfers om te weten waar het probleem zich situeert. De moeilijkheid zit in wat ze vervolgens met die informatie doen.
“Een rapport kan je vertellen waar het verzuim hoog ligt. Maar daarmee weet je nog niet welke aanpak het meeste effect zal hebben. Twee medewerkers kunnen vergelijkbare verzuimcijfers hebben, terwijl de omstandigheden volledig verschillend zijn. Je hebt expertise nodig om die verschillen te begrijpen en de juiste maatregelen te nemen.”
Hoe zorg je ervoor dat maatregelen om efficiënter te werken ook op langere termijn resultaat opleveren?
“Het zal beide moeten zijn“, aldus Benoit en Kempeneers. “Wanneer je uitsluitend op efficiëntie focust en bijvoorbeeld vertrekkende medewerkers niet vervangt, kan dat op korte termijn kosten besparen. Maar als je geen rekening houdt met de gevolgen voor de werkdruk, riskeer je dat het verzuim en het verloop toenemen. Dan verdwijnt een deel van de efficiëntiewinst opnieuw. Omgekeerd kun je ook niet onbeperkt in welzijn investeren zonder rekening te houden met de financiële draagkracht van de organisatie.”
Efficiëntie en welzijn zijn volgens beide experts dan ook geen afzonderlijke beleidsdoelstellingen. Ze beïnvloeden elkaar voortdurend.
Betekent dat dat organisaties beide altijd evenveel aandacht moeten geven? Niet noodzakelijk, nuanceert Kempeneers. De uitgangssituatie verschilt immers van organisatie tot organisatie. Waar de ene al sterk investeert in welzijn, heeft de andere misschien vooral nood aan efficiëntere processen. Het gaat erom de gevolgen van beslissingen voor het geheel te blijven zien.
Adviseren in plaats van administreren
Een van de grootste efficiëntiehefbomen zien beide experts in AI. Vooral voor HR en payroll liggen er volgens Benoit nog veel mogelijkheden. Hij verwijst naar de vele administratieve vragen die medewerkers dagelijks stellen. Hoeveel vakantiedagen heb ik nog? Wat betekent een bepaalde wijziging voor mijn loon? Op welke vergoeding heb ik recht? Het zijn vragen die vaak terugkeren, maar waarop HR telkens opnieuw een correct en persoonlijk antwoord moet formuleren.
Volgens Benoit besteden HR-afdelingen van middelgrote en grote organisaties ongeveer 30 procent van hun tijd aan dergelijke administratieve vragen. AI-agents kunnen een belangrijk deel daarvan overnemen. Door toegang te krijgen tot relevante regelgeving en personeelsinformatie kunnen ze vragen interpreteren en antwoorden voorbereiden. Waar nodig kijkt een HR-medewerker het antwoord na voordat het doorgestuurd wordt.
Dat levert tijdwinst op. Maar wat gebeurt er vervolgens met de medewerkers die dat administratieve werk vandaag uitvoeren? Benoit verwacht een fundamentele verschuiving. “HR zal veel minder tijd besteden aan administreren en veel meer aan adviseren. De grote uitdagingen rond loonkosten, koopkracht, absenteïsme en aantrekkelijk werkgeverschap verdwijnen immers niet. Daar zal HR net meer aandacht aan kunnen besteden.”
Dat klinkt aantrekkelijk. Maar als AI vooral het repetitieve werk overneemt, blijven voor medewerkers alleen de complexere dossiers over. Wordt hun werk daardoor niet cognitief zwaarder?
Kempeneers waarschuwt dat dit een reëel risico is. “Stel dat je door automatisering nog maar de helft van je team nodig denkt te hebben. Als de overblijvende medewerkers vervolgens uitsluitend complexe dossiers behandelen, kan hun cognitieve belasting zo sterk toenemen dat mensen uitvallen. Dan bereik je uiteindelijk het omgekeerde van wat je met die efficiëntiemaatregel wilde realiseren.”
De introductie van AI vraagt daarom ook aandacht voor de manier waarop jobs veranderen. Medewerkers die jarenlang vooral administratieve taken uitvoerden, krijgen mogelijk een andere rol. Dat veronderstelt nieuwe vaardigheden, opleiding en begeleiding.
“Je kunt niet zomaar verwachten dat iedereen die omschakeling vanzelf maakt”, vult Kempeneers aan. “Als werkgever moet je ook de ruimte en de ondersteuning voorzien om mensen daarin mee te nemen.”
Dezelfde redenering geldt overigens buiten HR. Ook binnen de welzijnsdienst kunnen administratieve registraties en processen worden geautomatiseerd. Dat maakt tijd vrij voor andere taken, maar verandert tegelijk de inhoud en de belasting van het werk. AI kan dus bijdragen aan meer efficiëntie én beter werk. Alleen volgt dat tweede niet automatisch uit het eerste.
Een kompas en een gids
De wisselwerking tussen efficiëntie en welzijn verklaart ook waarom HR Business en Well-being Business binnen Attentia steeds nauwer samenwerken. Het sociaal secretariaat beschikt over informatie over onder meer personeelskosten en afwezigheden. De externe dienst voor preventie en bescherming op het werk heeft dan weer expertise over gezondheid, preventie, arbeidsomstandigheden en re-integratie. Door die perspectieven beter op elkaar af te stemmen, kunnen organisaties volgens beide experts gerichter handelen.
Benoit gebruikt daarvoor een beeld: het sociaal secretariaat als kompas. “Via payroll- en HR-data kun je patronen zichtbaar maken. Je ziet bijvoorbeeld waar het verzuim opvallend hoog ligt of hoe de afwezigheden evolueren. Die informatie kan richting geven aan beleidsbeslissingen.”
Maar een kompas vertelt nog niet welke weg je het best neemt. “Daar heb je een gids voor nodig”, vult Kempeneers aan. “De cijfers geven een eerste indicatie. Maar om te begrijpen wat er werkelijk speelt, heb je expertise nodig, zoals een arbeidsarts of een preventieadviseur psychosociale aspecten die samen met HR de opvolging en re-integratie begeleidt. Je moet rekening houden met de aard van het werk, de omstandigheden en de individuele situatie van medewerkers.”
Dat is volgens hem ook de beperking van een louter cijfermatige aanpak van absenteïsme. Een hoog verzuimcijfer kan verschillende oorzaken hebben en vraagt dus niet overal dezelfde interventie.
Een geïntegreerde aanpak betekent overigens niet dat alle informatie zomaar samengebracht wordt. De preventiedienst behoudt zijn onafhankelijke rol en medische gegevens blijven binnen het medische domein. De meerwaarde zit in de samenwerking tussen professionals die vanuit hun eigen expertise naar hetzelfde organisatievraagstuk kijken.
Zo kan informatie over afwezigheden aanleiding geven om bepaalde werkprocessen, arbeidsomstandigheden of preventiemaatregelen nader te onderzoeken. En kunnen inzichten uit het welzijnsbeleid helpen om beter te begrijpen waarom een ogenschijnlijk efficiënte organisatie toch met hoog verzuim kampt.
Voor Benoit is dat exact waar de dienstverlening van een sociaal secretariaat evolueert. Correcte loonverwerking blijft essentieel, maar de toegevoegde waarde ligt steeds meer in het vertalen van gegevens naar bruikbaar advies.
Kempeneers ziet een vergelijkbare ontwikkeling binnen welzijn. Ook daar volstaat het niet langer om rapporten af te leveren of wettelijke verplichtingen af te vinken. Organisaties verwachten inzicht in wat werkt, waar ze het best ingrijpen en hoe ze het effect ervan opvolgen.
Waar begint HR morgen?
Stel dat je als HR-directeur morgen naar het directiecomité moet met de opdracht om de organisatie performanter te maken. De ruimte om nog verder te besparen is beperkt. Waar begin je dan?
Benoit schuift drie prioriteiten naar voren. De eerste is administratieve processen kritisch bekijken en onderzoeken waar AI tijd kan vrijmaken om HR meer ruimte te geven voor advies en strategische vraagstukken. De tweede is HR en welzijn dichter bij elkaar brengen. In veel organisaties werken die disciplines nog grotendeels afzonderlijk. De interne preventieadviseur en HR werken bijvoorbeeld niet altijd nauw samen, terwijl heel wat beslissingen over personeelsbeleid ook gevolgen hebben voor gezondheid en inzetbaarheid.
De derde prioriteit is veranderbegeleiding.
“In veel bedrijven bestaat geen afzonderlijk team dat zich met change management bezighoudt. Die verantwoordelijkheid komt vaak bij HR terecht. Dan moet je er ook voor zorgen dat HR over de nodige kennis en ondersteuning beschikt om die veranderingen te begeleiden.”
Kempeneers legt aanvullend de nadruk op een doordacht verzuim- en re-integratiebeleid. Vooral bij frequent kort verzuim kunnen vroegtijdige opvolging en gerichte maatregelen een groot verschil maken. Daarbij gaat het volgens hem zowel om duidelijkheid als om ondersteuning. Medewerkers moeten weten welke afspraken gelden en hoe afwezigheden opgevolgd worden. Tegelijk moet er ruimte zijn om mensen die het moeilijk hebben passend te begeleiden. Een consequent beleid heeft niet alleen een mogelijke impact op de kosten, maar ook op de organisatiecultuur.
Feeling good works great
Feeling good works great. Het is de baseline van Attentia. Wat betekent die vandaag, nu organisaties steeds nadrukkelijker op efficiëntie en performantie worden afgerekend? Voor Benoit blijft het uitgangspunt hetzelfde. Technologie kan processen versnellen en administratieve taken overnemen, maar organisaties blijven afhankelijk van mensen. Kempeneers ziet in de opmars van AI zelfs een aanleiding om opnieuw stil te staan bij wat organisaties wezenlijk menselijk maakt. Technologie kan steeds meer taken uitvoeren en zelfs bijzonder empathisch communiceren. Maar dat betekent volgens hem niet dat menselijke relaties en betrokkenheid minder belangrijk worden.
“Uiteindelijk werken we als mensen met mensen, voor mensen. Als je als organisatie uitsluitend nog naar output en efficiëntie kijkt, verlies je je ziel.”
Daarmee zijn we terug bij de vier knoppen uit onze podcastreeks. Verzuim, verloning, personeelskosten en efficiëntie bieden elk mogelijkheden om organisaties sterker te maken. Maar de keuzes die je op het ene terrein maakt, hebben onvermijdelijk gevolgen voor het andere.
De uitdaging voor HR is om verder te kijken dan de afzonderlijke cijfers, processen en maatregelen. Want duurzame performantie vraagt zowel een organisatie die efficiënt functioneert als medewerkers die gezond, betrokken en inzetbaar blijven.
Of, zoals Benoit en Kempeneers het tijdens ons gesprek meermaals samenvatten: “Het zal beide moeten zijn.“
Want ook midden in de perfecte HR-storm blijven mensen de kracht achter duurzame prestaties. Dat is de overtuiging achter de baseline van Attentia: Feeling good works great. En meteen ook de rode draad door onze vierdelige podcastreeks én dit afsluitende dubbelinterview.
[foto’s: Camille Lecluyse]
Schrijf je in op de wekelijkse HR-nieuwsbrief
Jouw verhaal lanceren bij #ZigZagHR?
Bespreek met ons de opties om jouw branded content op onze site te zetten.
