Een jobstudent aanwerven? Hier moet je op letten

Nu voor deze zomer de verwachtingen hoog zijn wat het aantal vacatures voor jobstudenten betreft, zetten we de formaliteiten op een rijtje die gelden voor dit specifieke statuut. Waarmee dienen werkgevers rekening te houden? Wat is er bijzonder aan een studentencontract? Catherine Legardien, Legal expert bij Partena Professional licht één en ander toe.

De zomervakantie staat voor de deur en dat is de periode bij uitstek om studenten aan te werven. Na een moeilijke periode wegens de pandemie, trekt de activiteit in heel wat sectoren opnieuw aan en vaak wordt er dan op zoek gegaan naar studenten om tijdens de zomerdrukte een handje toe te steken.

Controle van het contingent van 475 uur

“Voor studentenarbeid gelden een aantal welbepaalde formaliteiten, waaronder het vaste aantal van 475 uur die een student per kalenderjaar mag presteren. Sinds 1 januari 2017 beschikt elke student over een contingent van 475 werkuren per kalenderjaar tijdens welke zijn of haar loon niet onderworpen is aan de gewone sociale bijdragen. De student betaalt op dat loon enkel een solidariteitsbijdrage. Op 1 januari van elk jaar herbegint de student met een volledig pakket van 475 werkuren,” aldus Catherine Legardien, Legal expert bij Partena Professional.

Dat vastgelegde aantal uren wordt opgenomen in een teller die wordt geactiveerd via de specifieke DIMONA-aangiftes “STU” die de werkgevers moeten indienen wanneer ze een student aanwerven (zie verder) en de kwartaalaangiftes van de prestaties (Dmfa) ingediend bij de RSZ. De DIMONA-aangiftes moeten onder meer het aantal werkuren per kwartaal in de overeenkomst voor tewerkstelling van studenten vermelden. Naarmate de DIMONA-aangiftes worden ingediend, wordt telkens het overeenkomstige aantal werkuren afgetrokken van het contingent van 475 uur.

Deze teller voor het contingent van 475 uur kan door de student geraadpleegd worden via de online applicatie “student@work” op de website https://www.studentatwork.be. Elke student kan een attest aanmaken met het aantal resterende uren in het contingent van 475 uur om een mogelijke werkgever hiervan in kennis te stellen. Opgelet, de gepresteerde uren in de sectoren onderwijs en gezondheid tijdens de eerste 2 kwartalen van 2022 (tot 30 juni 2022) worden geneutraliseerd en dus niet afgetrokken van het contingent van 475 uur. In de andere sectoren worden de uren die een student presteerde tijdens het eerste kwartaal van 2022, geneutraliseerd tot maximum 45 uur.

De werkgever die een jongere wil aangeven bij de RSZ met toepassing van de solidariteitsbijdrage, moet zich ervan vergewissen dat deze persoon effectief student is. Dat kan hij doen met alle middelen, maar een gewone verklaring op eer of (kopie van) studentenkaart wordt door de RSZ niet aanvaard als voldoende bewijs. Een (kopie van een) getuigschrift/inschrijvingsbewijs van een (hoge)school of een universiteit voor lopende school- of academiejaar volstaat wel.

Sluiten van een overeenkomst voor tewerkstelling van studenten

Om een jongere aan te werven moet in principe een overeenkomst voor tewerkstelling van studenten worden opgemaakt. “Dit moet schriftelijk gebeuren voor elke student individueel, ten laatste op het moment van de indiensttreding. De overeenkomst voor tewerkstelling van studenten is een contract van bepaalde duur. Ze kan worden gesloten voor een duur van maximum 12 maanden. De overeenkomst voor tewerkstelling van studenten moet een aantal verplichte vermeldingen bevatten en opgesteld worden in 2 exemplaren (1 voor de student en 1 voor de werkgever),” vervolledigt Catherine Legardien, Legal expert bij Partena Professional. De eerste 3 werkdagen worden automatisch als proefperiode beschouwd.

Tot slot is de overeenkomst voor tewerkstelling van studenten een sociaal document. Dit betekent dat ze moet worden bewaard op de plaats waar de student tewerkgesteld is, gedurende 5 jaar vanaf het einde van de uitvoering van het contract.

Overhandiging van het arbeidsreglement

De student moet, net als elke andere reguliere werknemer, het arbeidsreglement ontvangen dat van kracht is in de onderneming. Bij de overhandiging moet een werkgever een ontvangstbewijs laten ondertekenen door de student.

Opstellen van de DIMONA

Na het sluiten van de overeenkomst voor tewerkstelling van studenten ten laatste op het moment dat de prestaties aanvangen, moet de werkgever een onmiddellijke aangifte tewerkstelling (DIMONA) doen. Die moet naast de gebruikelijke gegevens (datum van indiensttreding, informatie over het inschrijvingsnummer van de werkgever bij de RSZ, het identificatienummer bij de sociale zekerheid van de werknemer (INSZ), het nummer van de sociale identiteitskaart (SIS) en het nummer van het paritair comité waaronder de werknemer valt), de volgende gegevens bevatten:

• een indicatie dat het om een student gaat;
• het adres waar het contract wordt uitgevoerd indien dit adres verschilt van het adres waarop de werkgever is ingeschreven bij de RSZ;
• de einddatum van het contract. Bijgevolg moet de werkgever in principe geen aangifte doen bij het einde van de werkrelatie;
• het aantal tewerkstellingsuren per kwartaal dat is vermeld in de tewerkstellingsovereenkomst voor studenten.

Verzekeringspolis tegen arbeidsongevallen

“Alle studenten die werken – ook zij van wie de activiteit niet hoeft te worden aangegeven bij de RSZ – en de werkgevers die hen tewerkstellen, zijn onderworpen aan de wetgeving betreffende de arbeidsongevallen. De werkgever die studenten tewerkstelt moet hiervoor dus een verzekering “arbeidsongevallen” sluiten voor de volledige tewerkstellingsperiode,” aldus Catherine Legardien, Legal expert bij Partena Professional.

Medisch onderzoek

Sommige studenten zijn verplicht om voor hun indiensttreding een gezondheidsbeoordeling te ondergaan bij de preventieadviseur-arbeidsarts. Het betreft studenten die:

• nog geen 18 jaar zijn bij het begin van hun tewerkstelling;
• nachtwerk doen;
• werk uitvoeren dat een specifiek gezondheidsrisico inhoudt.