Hoe kun je repetitieve taken automatiseren zodat HR-professionals zich kunnen richten op strategische activiteiten en medewerkersbetrokkenheid? In zijn keynote op HRcoreLAB laat Čestmir Rybka zal hij toelichten hoe HPE gebruikmaakt van RPA (Robotic Process Automation) om de efficiëntie en schaalbaarheid van HR-processen te vergroten. Belangrijke toepassingen van desktopbots zijn onder andere het automatiseren van taken zoals het beheer van medewerkersgegevens, recruitmentworkflows, onboardingprocessen, loonadministratie en compliance-rapportages.
Čestmir Rybka werkt bij Hewlett Packard Enterprise (HPE) en leidt het Global Compensation Reporting and Analytics-team, dat ook bots ontwikkelt. Čestmir Rybka:
“Dat zijn eenvoudige softwareprogramma’s die een enorme hoeveelheid handmatig werk vervangen. De bots worden regelmatig geactiveerd (sommige wekelijks, andere maandelijks of jaarlijks) en zijn geïntegreerd in het HR-systeem van HPE. Bijvoorbeeld, we geven de bots tabellen met gegevens van honderden medewerkers die een specifieke wijziging in hun profiel nodig hebben. Niemand hoeft meer handmatig door die gegevens te klikken om bonusplannen aan te passen: bots voeren ze automatisch uit. Via ons wereldwijde team bieden we ondersteuning aan alle HR-businesspartners, generalisten en bedrijfsleiders. Zij zijn de afnemers van de analytische inzichten en automatisering die wij leveren.”
Duizenden interne klanten
Čestmir’s team bedient 200 HR-businesspartners. “En wat betreft managers: denk aan 7000 mensen die toegang hebben tot rapporten en dashboards in ons HR-systeem en (vaak onbewust) genieten van de automatisering die mijn team uitvoert. We bieden deze ondersteuningsfunctie uitsluitend intern aan – we leveren geen diensten buiten HPE. In zekere zin zijn we een hybride onderdeel van het HR-systeemteam, hoewel we behoren tot de Global Compensationgroep. We hebben dus ook expertise in salaris-, bonus- en aandelenprogramma’s, inclusief toepassingsregels. We zijn zowel technisch onderlegd (VBA, Workday RW, Workfusion RPA, Python, etc.) als inhoudelijk deskundig op het gebied van compensatie bij HPE.”
Vier bots worden regelmatig ingezet, waardoor jaarlijks 42 werkdagen worden bespaard. “Dat zijn uren en uren manueel en repetitief werk. Geen wonder dat we overladen worden met verzoeken om meer bots te creëren of verder te automatiseren.”
Geen programmeervaardigheden nodig
Gelukkig hoeft RPA geen hogere wiskunde te zijn. HPE configureert en draait deze eenvoudige desktopbots via Workfusion, het voorkeursplatform van het bedrijf. “Workfusion Studio is eenvoudig, je hoeft geen programmeur te zijn,” zegt Čestmir. “Het lijkt erg op VBA in Excel. Je sleept acties uit een bibliotheek, zet ze in de juiste volgorde en definieert variabelen.”
Čestmir vervolgt: “Vervolgens laat je deze bots in een cyclus draaien, bijvoorbeeld ‘herhaal dit 1000 keer’. Zonder bots zou je zelf aan de slag moeten: eerst de ID’s van medewerkers kopiëren en plakken, hun profiel openen, naar hun compensatiegegevens gaan, hun bonusplan wijzigen… en dat dan nog 999 keer. Dat is volgens mij nergens meer voor nodig.”
Inspiratie voor HR-professionals
Čestmir’s keynote over bots inspireerde al veel HR-professionals. “Of je start met automatiseren, of het is game over,” benadrukt hij. “Je wil niet dat mensen dit soort frustrerende en demotiverende taken blijven uitvoeren. De oplossing is een machine die permanent en foutloos draait. Geweldig voor iedere medewerker, niet alleen voor HR. En er is altijd wel een repetitieve taak die geautomatiseerd kan worden.”
===
Ga je mee naar HRcoreLAB in Barcelona in maart?
HRcoreLab in Barcelona is het HR-congres over recruitment, HR Agility en HumanAI. 3 congressen in 1 dus. Je tankt inspiratie bij meer dan 80 sprekers en internationale best & next practices.
#ZigZagHR trekt met een Belgische delegatie naar dit congres!
Wie aansluit, krijgt een ferm voordeeltarief, de beste plaatsen op het congres én een HR diner op de vooravond van het event.
