Alles begint bij luisteren

Op bezoek bij het #ZigZagHR Team van het Jaar

Wanneer ik het hoofdkantoor van SBE binnenstap, valt meteen op dat dit HR-team zich niet verschuilt achter procedures of excel-sheets. Het Belgisch ingenieursbureau uit Sint-Niklaas, gespecialiseerd in ontwerp- en adviesdiensten voor infrastructuur- en bouwprojecten, werd dit jaar bekroond met de #ZigZagHR ZoHRo Award voor HR-team van het jaar. Hun geheim? Luisteren. En dat luisteren, zo blijkt uit mijn gesprek met Merel Speleman, Nele Janvier, Anouk De Mulder & Karolien Vanneste zit niet alleen in wat ze doen, maar in wie ze zijn.

Van groeipijn naar groeikracht

Vijf jaar geleden was HR bij SBE nauwelijks meer dan payroll en administratie. De organisatie groeide, en met die groei kwam de nood aan structuur en zorg. “We hadden mensen nodig om de groei te dragen,” vertelt Anouk. “Maar al snel voelden we dat het niet enkel over vacatures ging, maar over wie we wilden zijn als organisatie.”

Anouk, met ervaring in sales binnen SBE maakte de overstap naar HR om om de brug tussen business en mens te vormen. Al snel bleek de nood om het HR team verder uit te breiden. Nele startte en bouwde het employer brand van SBE verder uit en werd verantwoordelijk voor rekrutering. Merel kwam erbij en bracht naast ervaring met talent acquisition & employer branding (en tal van nieuwe creatieve frisse ideeën) ook HR project ervaring mee. Kort daarna startte Karolien met een meer generalistische HR ervaring. Zo groeide een complementair team. De eigenaars, broers Koen en Jan Thomas, kozen bewust om in HR te investeren om de groei van hun bedrijf duurzaam te maken. Wat bij veel bedrijven een correctiemechanisme is, werd bij SBE een groeiversneller. De HR-functie ontstond organisch, vanuit vertrouwen.

HR zonder loketten

Vanaf het begin koos SBE voor een andere HR-architectuur. Het was een expliciete keuze om niet te werken met centers of expertise en een strakke splitsing tussen rekrutering, training, comp & ben. Gezien de grootte van SBE is het haalbaar dat een HR BP de volledige employee journey volgt van instroom tot doorstroom. Dit zorgt ervoor dat de HR BP‘s de medewerkers en hun noden goed kennen en dat er vanuit een holistische visie gewerkt wordt. Dit betekent ook dat het HR team heel nauw samenwerkt. Elke HR BP heeft een brede rol, waarbij de waarden kwaliteit, familiaal en samenwerken ook van toepassing zijn op het HR team. Die aanpak past bij de schaal van SBE: groot genoeg om structuur te bieden, klein genoeg om dicht bij de mens te blijven.

“We kennen de business van binnenuit,” zeggen Merel, Nele & Anouk tegelijk. Ze denken mee met de prioriteiten van de organisatie en om dat te bewaken houdt het team regelmatig korte reflectiemomenten. Geen zware rapportering, maar wel de vraag: wat zien we, wat betekent het, en hoe kunnen we beter aansluiten bij de noden van teams en leiders?

Ondernemerschap in HR

Wat ook opvalt bij dit team, is de energie. Drive, nieuwsgierigheid en een uitgesproken can-do-mentaliteit vormen hun DNA. Ze wachten niet op instructies maar grijpen kansen zodra ze zich aandienen. Drive betekent hier verantwoordelijkheid nemen. Ze willen impact, of het nu gaat om beleid, coaching of tools. Nieuwsgierigheid vertaalt zich dan weer in de wil om te begrijpen, cruciaal in een organisatie vol ingenieurs en technische profielen. “

We leren hun taal,” vertelt Merel, “zodat onze boodschap beter landt en waarbij we onze boodschap dikwijls vertalen in cijfers! Want binnen SBE spreekt iedereen die taal. En wendbaarheid is de derde pijler. SBE verandert voortdurend: projecten schuiven, teams groeien, rollen evolueren. HR beweegt mee, met een kompas: wat helpt mensen om hun werk goed te doen? Feedback is daarbij vanzelfsprekend. Ideeën worden uitgedaagd, plannen bijgestuurd. Zo blijft het team scherp, maar ook open.

Vertrouwen met gezond verstand

Bij SBE wordt zelden over waarden gesproken, maar je voelt ze wel in alles. Samenwerken, familiaal en kwaliteit; drie simpele woorden die richting geven aan gedrag en beslissingen. Ze vormen ook de basis voor wat HR ‘flexible fairness’ noemt: rechtvaardigheid met gezond verstand. Regels geven richting, geen dwang. Vertrouwen is het vertrekpunt, niet iets wat je moet verdienen. Dat klinkt eenvoudig, maar vraagt helderheid. Verwachtingen worden uitgesproken, feedback wordt gegeven, positief én kritisch. Fairness is niet iedereen gelijk behandelen, maar iedereen rechtvaardig behandelen. Zo ontstaat een cultuur waarin mensen zich gezien voelen. “Vertrouwen geven betekent ook verantwoordelijkheid nemen,” zegt Karolien. “Het is precies die combinatie die duurzaam maakt wat we doen.”

Luisteren als kompas

Gevraagd wat hen typeert, antwoorden ze zonder nadenken: we luisteren, capteren wat er nodig is en vertalen dit naar concrete initiatieven. Luisteren is bij SBE een manier van werken. Nieuwe initiatieven ontstaan zelden op papier, maar groeien uit gesprekken, feedback en signalen. Het team vangt die signalen op tijdens coachings, meetings, of gewoon bij de koffie en vertaalt ze naar concrete acties. “We spreken de taal van onze medewerkers,” zegt Merel. “We werken met ingenieurs, dus we onderbouwen onze voorstellen met logica én data, maar de menselijke boodschap blijft overeind.” Dat luisteren stopt niet bij het ophalen van input. Ideeën worden getest, getoetst, verfijnd. “Het is een cyclisch proces,” zegt Nele “Luisteren, vertalen, teruggeven, en opnieuw luisteren.” Daardoor voelen medewerkers dat beslissingen niet over hun hoofd worden genomen. “Luisteren vraagt tijd en geduld, maar het loont. Het verklaart ook waarom veranderingen gestuurd vanuit HR doorgaans weinig weerstand oproepen. Er wordt veel aandacht besteed wordt aan het genereren van draagvlak. Dit loont dan in de implementatie omdat je dan sneller kunt gaan.”

Verbinding boven aanwezigheid

Toen hybride werken de norm werd, koos SBE voor een eenvoudige richtlijn: twee dagen per week op kantoor. Maar de bedoeling was nooit om dit rigoureus te controleren. “We wilden mensen vooral goesting geven om terug naar kantoor te komen, af te stemmen met collega’s en te leren van elkaar” klinkt het. Het team keek daarom naar wat verbinding creëert: gesprekken, samen lunchen, sporten. Zo ontstonden initiatieven als SBE Fit en vooral het SBE Café, een open ontmoetingsplek met een kok, vergaderruimtes en een informele sfeer. “We wilden een ruimte waar werk en verbinding vanzelf samenkomen,” zegt Nele. Kantoordagen voelen nu als een kans om elkaar te ontmoeten. HR volgt aanwezigheid niet vanuit controle, maar vanuit zorg. Als iemand structureel afwezig is, wordt gevraagd waarom en gezocht naar oplossingen. Zo blijft de balans tussen vrijheid en verbondenheid behouden.

Familiaal, maar niet blind

Het woord familiaal duikt bij SBE vaak op, maar nooit in de zin van “we zijn één grote familie.” Het betekent eerder nabijheid en engagement: elkaar niet laten vallen, ook niet als het moeilijk is. Diversiteit is er intussen vanzelfsprekend. De teams tellen verschillende nationaliteiten, leeftijden en achtergronden. “We doen het gewoon,” zegt Merel. “Als iemand specifieke noden heeft, zoeken we samen een oplossing.” In selectie kijkt SBE niet naar perfecte cv’s, maar naar houding en waarden. Dat zorgt voor een inclusieve, maar veeleisende cultuur: iedereen krijgt kansen, maar kwaliteit blijft de norm.

De kracht van teamcoaches

Een cruciale schakel in het SBE-ecosysteem zijn de teamcoaches. Dat zijn geen lijnmanagers maar begeleiders die ervoor zorgen dat mensen zich gezien voelen. Voor HR zijn ze de voelsprieten van de organisatie. Ze signaleren snel wanneer iets schuurt, brengen inzichten uit de projecten en houden de drempel laag. “Via de coaches blijven we dicht bij wat er leeft,” zegt Nele. Om die rol te versterken, organiseert HR regelmatig intervisies. Daar delen coaches ervaringen en twijfels en zoeken ze samen oplossingen. Zo blijft de organisatie leren, niet top-down maar in dialoog.

Balans in een projectwereld

SBE is een projectorganisatie, dat wil zeggen: met veel tegelijk en vaak onder tijdsdruk. HR probeert die realiteit niet te verzachten, maar wel hanteerbaar te maken. “Perfectie bestaat niet in projectwerk,” zegt Karolien. “Autonomie zonder begeleiding is gewoon stress.” Teamcoaches en projectleiders werken nauw samen om de balans te bewaken. Het doel is niet dat alles leuk is maar dat mensen begrijpen waarom iets nodig is en mee kunnen zoeken naar evenwicht. Die nuchtere blik zorgt voor een volwassen werkcultuur. Problemen worden niet weg gefilterd, maar besproken. Dat alleen al maakt het verschil.

Slim omgaan met AI

Bij SBE krijgt technologie een centrale plaats. Medewerkers experimenteren met AI voor analyses, rapportering, teksten. HR begeleidt dat proces door kaders te bieden: wat kan, wat mag, wat heeft meerwaarde? “AI kan ons efficiënter maken, maar vervangt nooit de menselijke kant,” zegt Karolien. Het plan is om goede toepassingen te bundelen en verder te ontwikkelen, zonder in hypes te vervallen.

Een levend HR-ecosysteem

Wie de evolutie van de voorbije jaren bekijkt, ziet een duidelijke lijn: van losse rekrutering naar een volwaardig HR-ecosysteem met tooling, processen en strategisch mandaat. “Een ecosysteem leeft van onderlinge afhankelijkheid,” zegt Karolien. “Iedereen heeft zijn rol, zijn mandaat en zijn verantwoordelijkheid. Weinig hiërarchie, veel afstemming.” Die aanpak houdt SBE wendbaar, ook nu de organisatie groeit. “Onze leidinggevenden nemen hun rol ernstig, maar niet te zwaar,” zegt Anouk. “We geloven dat leiderschap iets is dat je opneemt en uitstraalt, niet iets dat je krijgt.”

Beleidswerk in beweging

Over mislukkingen wordt niet veel gesproken, omdat ze vooral als leeropportuniteit gelden. Zo werd het beleid rond werken in het buitenland na feedback versoepeld: niet om alles toe te laten, maar om beter aan te sluiten bij wat mensen nodig hadden. Beleid is bij SBE richtinggevend, geen heilig schrift. “Als je alles zou wegnemen,” zegt Anouk, “blijft gedrag over dat vertrekt vanuit vertrouwen. En met dat vertrouwen kun je elk beleid opnieuw opbouwen.”

Trots, vertrouwen en mandaat

Tussen de projecten door zijn er ook momenten van trots. Wanneer iemand die onzeker startte bij SBE open bloeit. Wanneer een moeilijk profiel toch gevonden wordt. Of wanneer kleine gebaren van waardering zichtbaar worden, zoals de Wall of Fame of Complimentendag. Die trots gaat samen met mandaat. HR krijgt van de directie het vertrouwen om te experimenteren, om dingen te proberen. “Dat vertrouwen voelen we elke dag,” zegt Merel. “En we geven het ook door.”

En dan die award…

Inschrijven voor de #ZigZagHR ZoHRo Awards was geen evidentie. Het team wilde vooral delen hoe zij HR vormgeven, in de hoop dat anderen er inspiratie uit halen. De overwinning voelde als bevestiging dat luisteren, samenwerken en menselijkheid als sterkte gezien worden. Het leverde ook intern veel trots op. “Het was een teambuilding op zich,” glimlachen Nele & Merel . “Iedereen voelde dat we dit samen hadden gedaan, HR, leidinggevenden, medewerkers.” Voor SBE is de award vooral een uitnodiging om te blijven delen en inspireren. Ze bouwen beleid zonder bureaucratie, structuur zonder stijfheid, vertrouwen zonder naïviteit. Je hoeft niet groter, strakker of formeler te worden om professioneler te zijn.

Je moet gewoon blijven luisteren.

===

Epiloog: het SBE Café

Na het gesprek wandel ik nog even langs het SBE Café. Toen het King George Café in 2024 de deuren sloot, besloten Koen en Jan Thomas het over te nemen en er een interne ontmoetingsplek van te maken. Vandaag is het een ruimte waar de ‘SBE experts at play’ lunchen, koffie drinken, vergaderen en ideeën delen. Het voelt als het kloppend hart van de organisatie, een plek waar werk, ontmoeting en inspiratie samenkomen.