HR uit de mailbox: hoe The Rent Company orde bracht in chaos

Zes jaar geleden begon Niel Van Meeuwen, Country Manager Belgium – met ondersteuning van het Nederlandse moederbedrijf – aan het Belgische verhaal van The Rent Company. Het bedrijf levert laptops aan scholen, leerkrachten en leerlingen via een all-in serviceformule. Vandaag telt de Belgische vestiging vijftig medewerkers, beheert ze meer dan honderdduizend laptops en blijft de missie duidelijk: digitaal onderwijs toegankelijk maken voor iedereen.

Van groei naar complexiteit

Die snelle groei bracht ook uitdagingen met zich mee. “In het begin is HR vooral juridisch en operationeel: contracten, dimona, loonverwerking”, vertelt Niel. “Maar zodra je tientallen medewerkers hebt, bots je op inefficiëntie.”

Tot voor kort verliep het personeelsbeheer grotendeels manueel. HR-taken zaten versnipperd in mailboxen, Excel-bestanden en SharePoint-mapjes. Verlofaanvragen en onkostenvergoedingen werden via e-mail doorgestuurd, contracten stonden verspreid in verschillende mappen en de loonverwerking vergde telkens veel opvolging. “Het kostte ons te veel tijd om alles bij te houden”, blikt Niel terug. “En dat stond haaks op wat we wilden bereiken: meer tijd vrijmaken voor onze mensen en onze missie.”

Hogere betrokkenheid en tevredenheid

The Rent Company vond diezelfde centrale digitale basis in de combinatie van Exact en Securex. Voor HR koos het bedrijf bewust voor Exact Officient, een oplossing die het volledige HR proces stroomlijnt, van onboarding tot loonberekening. Vandaag vormt deze het kloppende hart van de HR administratie bij The Rent Company. “Sinds de overstap hebben we onze HR administratie echt sterk vereenvoudigd”, vertelt Niel. “Alles leeft nu op één centrale plek: personeelsgegevens, contracten, verlofaanvragen… Daardoor kunnen wij onze tijd opnieuw besteden aan wat er écht toe doet: onze mensen én onze missie om digitaal onderwijs voor iedereen toegankelijk te maken.”

Ook voor medewerkers voelt de verandering als een verademing. Ze krijgen meer grip op hun eigen gegevens en hoeven niet langer te wachten op HR voor eenvoudige zaken. “Via hun selfserviceportaal bekijken ze hun loonbrief, dienen ze onkosten in en vragen ze vakantiedagen aan via de app”, legt Niel uit. “Dat geeft hen niet alleen meer autonomie, maar verhoogt ook hun betrokkenheid en tevredenheid.”

Daarnaast worden nu ook arbeidscontracten automatisch gegenereerd, functioneringsgesprekken opgevolgd en onkostenvergoedingen digitaal verwerkt. Medewerkers hebben bovendien hun eigen selfserviceportaal, waarin ze gegevens kunnen aanpassen of documenten kunnen raadplegen. Alles samen zorgt dat voor een moderne, transparante en gebruiksvriendelijke HR ervaring.

Payroll zonder zorgen

Voor de loonverwerking en alle sociale verplichtingen rekent The Rent Company op Securex, dat als sociaal secretariaat en payrollpartner een stabiele en vertrouwde schakel vormt. Dankzij de koppeling met Exact Officient worden personeelsgegevens automatisch gesynchroniseerd, zonder manuele tussenstappen. “Securex neemt onze volledige loonadministratie voor zijn rekening”, vertelt Niel. “Wij registreren enkel wie start, ziek is of vakantie neemt. Die informatie stroomt automatisch door, waardoor loonfiches, maaltijdcheques en vakantiegeld correct en tijdig worden verwerkt. Het gaat sneller, foutloos en geeft ons veel meer gemoedsrust.”

We werken met één vaste contactpersoon, iemand die ons bedrijf door en door kent en voelt hoe we werken. Dat geeft vertrouwen én continuïteit. Ze reageert snel, denkt mee en schakelt meteen de juiste juridische experts in wanneer dat nodig is. Vraag een medewerker bijvoorbeeld ouderschapsverlof aan, dan is dat vaak nog dezelfde dag volledig en correct verwerkt in het systeem. Die manier van samenwerken geeft ons echte gemoedsrust.”

Van administratie naar advies

Dankzij automatisering kan The Rent Company haar HR-beleid nu strategischer invullen. “De taken zijn duidelijk verdeeld en kunnen ook door leidinggevenden opgevolgd worden. Zo hoeft niet alles via mij meer te passeren. Bovendien kunnen we dankzij de automatisering volledig papierloos werken, overal en op elk moment.”

Die efficiëntie is meer dan een operationele winst: ze maakt ruimte vrij om met mensen bezig te zijn. Niel licht toe: “Technologie is voor ons een groeiversneller. Ze laat ons toe om onze medewerkers beter te ondersteunen en om HR te gebruiken als strategische hefboom. Dat is essentieel in een kmo die snel groeit en elk jaar honderden tijdelijke studenten aanwerft tijdens piekperiodes.”

Inspirerend voorbeeld voor andere kmo’s

De ervaring van The Rent Company toont dat automatisering niet alleen iets is voor grote bedrijven. Met de juiste tools en partners kan ook een groeiende kmo haar HR-processen professionaliseren. Niel vat het samen in één advies: “Begin klein, maar denk vooruit. Kies oplossingen die met je organisatie kunnen meegroeien. En vooral: betrek je medewerkers. Zij zijn de sleutel tot succes.”

Met de combinatie van Exact Officient en Securex heeft The Rent Company een HR-omgeving gebouwd die efficiënt, transparant en toekomstgericht is. “We hebben onze backoffice digitaal gemaakt, zodat we onze frontoffice – de scholen, leerlingen en hun ouders – beter kunnen bedienen”, besluit Niel. “Dat is uiteindelijk waar het allemaal om draait.”