We sturen met z’n allen heel wat e-mails. Vaak snel tussendoor, zonder na te denken of het wel het juiste moment is en of een e-mail überhaupt de beste manier is om onze boodschap over te brengen. Een recente interne bevraging van IWG (international workplace group) die we doorgestuurd kregen, zette met de term mindful mailing een interessant punt op de kaart: bewuster omgaan met wanneer en hoe we mailen kan niet alleen rust brengen in onze inbox, maar ook in ons hoofd.
We mailen bewust later
Uit de interne bevraging bij 240 gebruikers van het IWG-platform blijkt dat één op de drie hybride werkers soms of regelmatig e-mails opstelt buiten kantooruren, maar ze bewust pas tijdens de werkdag verstuurt. De voornaamste reden? Collega’s niet onder druk zetten om meteen te reageren. “Het hybride werkmodel helpt medewerkers om de juiste balans te vinden tussen productiviteit, samenwerking en welzijn,” klinkt het bij Kevin Van Den Bosch, Country Manager bij IWG BeLux. “Maar met die flexibiliteit komt ook de nood aan disconnectie. Mindful mailing is daar volgens hem een mooi voorbeeld van: mensen willen kunnen werken op hun moment, zonder verwachtingen op te leggen aan anderen.”
Minder reflex, meer bewuste keuze
Het idee van mindful mailing is er een waar we ons bij #ZigZagHR wel in kunnen vinden. In veel organisaties is e-mailen nog altijd een reflex: snel, tussendoor, zonder echt na te denken over de inhoud of het juiste moment. Het gevolg? Een constante stroom berichten, het gevoel dat je altijd moet reageren en een inbox die nooit leeg raakt.
Mindful mailing draait om bewust(er) communiceren via e-mail. Dat begint bij volgorde en intentie: schrijf kort en helder, in duidelijke alinea’s, en vraag jezelf af of deze boodschap echt per mail moet. Soms is wachten tot het volgende overleg, een kort telefoontje of een chatbericht veel effectiever. Zo voorkom je eindeloze mailthreads en creëer je meer duidelijkheid en snelheid.
Het gaat ook over emoties beheren: als een bericht je triggert, neem even afstand, adem, en herlees voordat je reageert. Verder hoort er grenzen stellen bij: check je inbox op vaste momenten in plaats van voortdurend, zodat je niet de hele dag afgeleid bent. En tot slot staat menselijkheid centraal: realiseer je dat er een persoon aan de andere kant zit, weeg je woorden, en zorg voor een vriendelijke, heldere toon. Dit alles helpt om misverstanden, impulsieve reacties en digitale overbelasting te vermijden – en bevordert duidelijkheid, empathie en productiviteit.
Meer rust, betere samenwerking
Door berichten te bundelen of in te plannen in plaats van elk idee meteen te versturen, voorkom je dus dat collega’s zich altijd beschikbaar moeten voelen. Je geeft ook jezelf de ruimte om beter te formuleren wat je wil zeggen én om af te wegen of e-mail wel het beste kanaal is. Het gaat dus over intentioneel kiezen voor de juiste boodschap, op het juiste moment, via het juiste kanaal. Dat geeft rust in de inbox én in het hoofd én het komt zowel de samenwerking als de productiviteit ten goede.
