Nieuwe wetgeving omtrent interne onderzoeken

Op 16 december 2024 is de nieuwe wet tot regeling van de private opsporing (Wet Private Opsporing of WPO) in werking getreden. Deze vervangt de oude privédetective wet van 19 juli 1991. Daar waar interne onderzoeken in organisaties vroeger buiten het toepassingsgebied van de wet vielen, zullen deze voortaan ook aan strikte regels onderworpen zijn. In de HR-context heeft dit een belangrijke impact op onderzoeken naar werknemers, bijvoorbeeld naar aanleiding van vermoedens of vaststelling van onregelmatigheden (zoals fraude, grensoverschrijdend gedrag, enz.).

Activiteiten van private opsporing

De nieuwe wet is van toepassing op zogenaamde. “activiteiten van private opsporing”. Dit is ruim gedefinieerd. Het gaat meer bepaald om het verzamelen van inlichtingen verkregen door de verwerking van informatie over natuurlijke of rechtspersonen of aangaande de toedracht van door hen begane feiten, met als doelstelling om de verzamelde inlichtingen te verschaffen aan de opdrachtgever van het onderzoek (bijvoorbeeld de werkgever) om diens belangen in het kader van een effectief of een potentieel conflict te vrijwaren. De activiteit wordt uitgevoerd door een natuurlijk persoon, nl. de private onderzoeker. De betrokkene is de persoon die het voorwerp uitmaakt van het onderzoek (bijvoorbeeld een werknemer).

De wet bevat daarnaast een (beperkte) opsomming van beroepen of activiteiten die uitgesloten zijn van het toepassingsgebied (bijvoorbeeld de beroepsactiviteiten van advocaat, gerechtsdeurwaarder, bedrijfsrevisor, …). Eveneens uitgesloten zijn de activiteiten uitgeoefend voor rekening van de opdrachtgever ter uitvoering van wettelijke verplichtingen of opdrachten die niet als eigen doel private opsporing nastreven, maar slechts een gevolgtrekking zijn van deze verplichtingen en opdrachten. Hierbij kan worden gedacht aan onderzoeken door de preventieadviseur (psychosociale aspecten) of op basis van de klokkenluiderswetgeving. In dat geval moeten de bepalingen van de WPO dus niet worden gevolgd.

In de wetgeving is helaas niet duidelijk bepaald waar de grens ligt tussen de loutere uitoefening van het werkgeversgezag enerzijds en het uitvoeren van een private opsporing anderzijds. Dit zorgt in de praktijk voor toepassingsproblemen en onzekerheid.

Vergunningsplicht voor interne dienst

In de wet private opsporing wordt de interne dienst omschreven als elke dienst die door een natuurlijk of rechtspersoon ten eigen behoeve wordt georganiseerd voor het op structurele wijze uitoefenen van activiteiten van private opsporing of zich als dusdanig bekend maakt. Verschillende organisaties hebben bijvoorbeeld een compliance departement dat zich structureel bezig houdt met interne onderzoeken. Volgens de voorbereidende werken van de wet betekent “op structurele wijze” dat deze activiteit vervat is in de taakbedeling van minstens één medewerker. Ook wanneer interne opsporingen worden uitgevoerd binnen één en dezelfde economische groep van ondernemingen, hoewel het om verschillende rechtspersonen gaat, wordt dit gezien als interne diensten voor private opsporing.

Interne diensten moeten verplicht een vergunning aanvragen om activiteiten van private opsporing te mogen verrichten. Deze vergunning wordt verleend door de minister van Binnenlandse Zaken voor een (hernieuwbare) termijn van vijf jaar. Er gelden bepaalde vergunningsvoorwaarden waaraan moet worden voldaan. Er moeten nog uitvoeringsbesluiten worden uitgevaardigd over de nadere regels en procedures betreffende het verlenen, het vernieuwen, het weigeren en het intrekken van vergunningen.

Belangrijk is daarnaast dat organisaties die over een interne dienst beschikken, verplicht een functionaris voor gegevensbescherming (data protection officer of DPO) moeten aanstellen. Ze kunnen een beroep doen op een interne, dan wel een externe DPO. De personen die deel uitmaken van de interne dienst en betrokken zijn bij onderzoeken, dienen aan een aantal persoonsvoorwaarden te voldoen. Zij moeten bovendien houder zijn van een identificatiekaart, afgeleverd door de minister van Binnenlandse Zaken voor een (hernieuwbare) termijn van vijf jaar.

Er geldt een specifieke uitzondering voor het HR departement. De wet bepaalt dat de leden van een personeelsdienst die ten behoeve van de eigen werkgever activiteiten van private opsporing uitvoeren binnen het kader van incidentenonderzoek ten laste van de werknemers van deze werkgever, niet moeten beschikken over een identificatiekaart en geen deel moeten uitmaken van een vergunde dienst. Let wel: voor het overige zijn zij er wel toe gehouden om de bepalingen van de WPO na te leven. De uitzondering heeft m.a.w. enkel betrekking op de vergunningsplicht en de identificatiekaart.

Verboden onderzoeksdomeinen

De wet private opsporing bevat een lijst van verboden onderzoeksdomeinen waarover geen onderzoek mag worden gevoerd. Dit stemt grotendeels overeen met de bijzondere categorieën van persoonsgegevens onder de GDPR. Het gaat om gevoelige gegevens zoals politieke opvattingen, religieuze, filosofische of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van vakbondsorganisaties, gezondheidsgegevens, enz.

Problematisch in de HR-context is in het bijzonder het verbod om informatie in te winnen of aan de opdrachtgever bekend te maken over de betrokkene aangaande “het seksueel gedrag van een persoon”. Dit zou betekenen dat de werkgever geen intern onderzoek mag voeren naar feiten van ongewenst seksueel gedrag op het werk, wat uiteraard wel mogelijk moet zijn, des te meer gezien de “duty of care” die rust op de werkgever in het kader van de welzijnsreglementering.

Verplichting om een intern reglement op te stellen

Op basis van de WPO moeten werkgevers verplicht een intern reglement opstellen dat “de toelating om een private opsporing uit te voeren en de nadere regels van private onderzoeken op de werkvloer” uitdrukkelijk en transparant bepaalt. De precieze inhoud hiervan is niet wettelijk vastgelegd, zodat de werkgever op dit punt enige marge heeft.

Wat de vorm betreft, wordt aangenomen dat een eenzijdige policy mogelijk is, mits hierover voorafgaande informatie en consultatie gebeurt met – afhankelijk van het aanwezige orgaan – respectievelijk de ondernemingsraad, de syndicale delegatie of de werknemers rechtstreeks. Het is dus niet nodig om hierover een ondernemings-cao te sluiten of dit in het arbeidsreglement op te nemen. Dit laatste is bovendien af te raden omdat een policy meer flexibiliteit biedt om het reglement indien nodig te wijzigen/updaten.

Verloop van interne onderzoeken

Elk intern onderzoek moet worden opgenomen in het zogenaamde. opdrachtenregister, dat door de private onderzoeker wordt bijgehouden en een aantal verplichte vermeldingen moet bevatten (o.a. een nauwkeurige omschrijving van de opdracht en de begin- en einddatum van het onderzoek).

Een aantal onderzoeksmethoden wordt specifiek behandeld in de wet private opsporing. Eén van de belangrijkste nieuwigheden zijn de strikte regels voor interviews (tussen de private onderzoeker en getuigen/betrokkenen). Voortaan moet de schriftelijke, GDPR-conforme toestemming van elke bevraagde persoon worden bekomen vooraleer het interview van start kan gaan. Hierbij moet ook specifieke informatie worden verschaft aan de bevraagde (o.a. dat men vrij is om al dan niet te antwoorden, dat men recht heeft op bijstand, dat men een kopie van het interviewverslag kan ontvangen en nalezen, enz.). Van elk interview moet verplicht een verslag worden opgesteld dat een aantal minimale vermeldingen moet bevatten. De WPO bevat daarnaast ook specifieke regels over de observatie enerzijds en de confrontatie of reconstructie anderzijds.

Binnen de maand na de laatste onderzoeksverrichting moet het schriftelijke onderzoeksrapport worden bezorgd aan de opdrachtgever (werkgever). Dit rapport dient een aantal verplichte vermeldingen te bevatten. De opdrachtgever heeft na ontvangst van het eindrapport 30 dagen de tijd om hier al dan niet gevolg aan te geven. Indien hij de informatie uit het rapport wenst te gebruiken (bijvoorbeeld om hierop een disciplinaire sanctie of ontslag te baseren), moeten vooraleer er verdere actie wordt ondernomen, alle in het rapport identificeerbare personen worden geïnformeerd over de verwerking van hun persoonsgegevens en hun rechten in dit verband (inzage, kopie, wissing, …). Dit moet schriftelijk en onverwijld gebeuren.

Opgelet: de strikte driedagentermijn voor ontslag om dringende reden (vanaf de kennisname van het rapport door de voor ontslag bevoegde persoon) blijft onverkort gelden. In de praktijk blijkt het niet eenvoudig om de WPO en de arbeidsovereenkomstenwet op dit punt met elkaar te verzoenen.

Van elk onderzoek moet tot slot een onderzoekdossier worden aangelegd dat een chronologisch overzicht van de verrichte handelingen bevat, alsook alle stukken en documenten die in het kader van het onderzoek zijn opgemaakt of verkregen.

Sancties

De niet-naleving van de wet private opsporing kan leiden tot administratieve geldboetes (van 100 tot 25.000 EUR) alsook sancties op basis van de GDPR (bij inbreuken omtrent de verwerking van persoonsgegevens).

Daarnaast zijn verschillende bepalingen van de WPO voorgeschreven op straffe van nietigheid (o.a. vergunningsplicht, verboden onderzoeksdomeinen, intern reglement, …). Dit betekent dat wanneer daartegen wordt gezondigd, het bewijs dat uit het onderzoek wordt verkregen, voor onbestaande wordt gehouden. Dit kan zware gevolgen hebben in het kader van gerechtelijke procedures (voor de arbeidsgerechten, bijvoorbeeld bij een betwisting van een ontslag om dringende reden). Het naleven van deze nieuwe wet is dus van cruciaal belang met het oog op de bewijswaarde die aan de bevindingen van een privaat opsporingsonderzoek kan worden toegekend.

Beperkte overgangsbepalingen

De nieuwe wet private opsporing is op 16 december 2024 in werking getreden en is onmiddellijk van toepassing geworden op alle organisaties (hoe klein of groot ook, ongeacht het aantal werknemers). Er zijn slechts beperkte overgangsmaatregelen voorzien, met name wat betreft de vergunningsplicht (6 maanden vanaf de inwerkingtreding van de wet) en het intern reglement (2 jaar vanaf de inwerkingtreding van de wet).

Dit betekent dat elke onderneming dient te bekijken in welke mate interne onderzoeken worden verricht, door wie en op welke manier, en dat op die punten waar nodig nieuwe processen en documenten moeten worden ingevoerd.

Tekst: Julie Devos – Claeys & Engels

===

Bekijk ook de podcast