Met de juiste mindset kunnen HR en Finance samen veel bereiken

Veel organisaties kampen vandaag met sterk oplopende kosten, op de arbeidsmarkt is het evenwicht zoek tussen vraag en aanbod en retentie staat met stip op de prioriteitenlijst. “Als je weet dat meer dan de helft van de omzet bij de meeste bedrijven naar loonkost gaat, besef je ook dat HR en Finance elkaar nodig hebben”, vertelt Guido Gonnissen, ervaren HR & Finance Director. “Die twee afdelingen moeten samenwerken om de organisatie competitief te houden.”

Hoeveel kost een medewerker per dag?
Wat is de totale kost van absenteïsme of verloop binnen je organisatie?
Wanneer stap je best over op groene wagens?
Hoeveel bedraagt het jaarlijks opleidingsbudget?
En wat zal je volgend jaar uitgeven aan rekrutering?

Het zijn maar enkele vraagstukken waarin HR en Finance elkaar kunnen versterken. “Financiële mensen hebben niet altijd een volledig correct beeld van de samenstelling van de loonkost”, steekt Guido Gonnissen van wal. “HR-medewerkers missen op hun beurt soms bepaalde kennis over de kosten van een medewerker en de impact darvan op de winstgevendheid van bedrijven. De loonkosten in België zijn torenhoog en de automatische koppeling van de lonen aan de index drijft de inflatie omhoog. Systemen die meer netto voordelen opleveren voor de medewerker – zoals cafetariaplannen – staan dan weer onder druk.”

“Er is een belangrijke rol weggelegd voor HR en Finance om samen na te denken hoe ze goede mensen kunnen vinden en die vervolgens efficiënt en duurzaam kunnen inzetten. Daarvoor is meer overleg nodig, zeker in grotere bedrijven waar HR en Finance vaak twee aparte departementen zijn die elkaars taal onvoldoende spreken.”
Guido Gonnissen

Parameters bepalen en opvolgen

“Het klinkt misschien als een cliché, maar het is en blijft belangrijk: meten is weten. Bepaal samen met Finance welke parameters belangrijk zijn voor de organisatie en zorg voor een goede registratie daarvan. Volg die cijfers op. Onderneem actie waar nodig. Ik heb voor bedrijven gewerkt waar er ingegrepen werd als de loonkost 65% van de omzet oversteeg.”

Voorbeelden van waardevolle KPI’s zijn:

omzet en toegevoegde waarde per FTE,
het aantal productieve uren per medewerker
de verhouding tussen medewerkers die omzet genereren en de overhead-kost.
Daarnaast zijn er zachtere kpi’s zoals de kost van onboarding, rekrutering, asbenteïsme, opleidingen en personeelsbinding.

Vaste medewerkers of freelancers?

“Onlangs berekende ik voor een bedrijf de total cost to company van de medewerkers. Dat cijfer omvat alle kosten die een bedrijf maakt voor een medewerker en gaat dus ruimer dan de informatie die je terugvindt op een loonbrief. Het is een nuttig instrument voor zowel Finance als HR om beargumenteerde beslissingen te nemen en de impact hiervan op de winstgevenheid van je medewerkers in te schatten.

Zo becijferde ik voor een petrochemisch bedrijf dat de absenteïsmekost per medewerker 5.000 euro per jaar bedraagt. Die oefening maakte het voor dat bedrijf duidelijk dat het vanaf een bepaalde loonschaal voordeliger was om te werken met freelancers. Een nuttig cijfer dus om te kennen in de huidige war for talent, om werkpieken op te vangen of specifieke knowhow in huis te halen. Probeer dus steeds dat totaalplaatje te zien.”

“Zorg dat je je core competenties in huis hebt en bekijk of het voordeliger is om de rest van je activiteiten uit te besteden.”

Werken vanuit eigen data

“Bij de opmaak van budgetten raad ik aan om eerst de bestaande data en historiek te analyseren. Hoeveel vacatures en aanwervingen waren er het afgelopen jaar? Via welke kanalen heb je medewerkers gerekruteerd? Heb je partners onder de arm genomen en wat was hun kost? Extrapoleer dat naar het aantal toekomstige vacatures en je krijgt een vrij accuraat beeld van je rekruteringsbudget. Leg dat tijdens het jaar naast de actuele cijfers en volg op of je op schema zit of niet.”

Investeren in personeelsbinding

“Bekijk als HR-afdeling samen met Finance op welke kostenposten je kan besparen. We steken vaak veel tijd, energie en financiële middelen in opleidingen voor nieuwe medewerkers. Als je het verloopcijfer zelfs maar met 1 % kan terugdringen, kan er al heel wat budget vrijkomen.

Een ander voorbeeld: ben je voldoende op de hoogte van de subisidiemogelijkheden voor opleidingen via pakweg de kmo-portefeuille? Worden er binnen jouw paritair comité voordelige of gratis opleidingen aangeboden? De euro’s die je op die manier bespaart, kan je vanuit HR investeren in leuke acties. Denk aan een personeelsevent, een aperobox of opleidingsbudget voor privézaken. Met zo’n mindset kunnen HR en Finance samen veel realiseren.”

“HR en Finance moeten minstens één keer per maand samenzitten om de cijfers op te volgen en te bekijken op welke thema’s ze samen impact kunnen realiseren”, besluit Gonnissen. “Je hebt een streepje voor als je op de hoogte bent van beide domeinen.”

+++

>> Guido Gonnissen was eerder te gast in de #ZigZagHR Brainpickings Podcast rond het thema ‘Freelancers zijn dure vogels! Is dat wel zo?’
>> Herbeluister hieronder de podcast