Kosten verlagen én uitgaven beheren én tegelijkertijd een nieuw normaal vinden

Het is altijd belangrijk om de regelgeving na te leven, zeker in uitdagende tijden. Doe je het goed, dan helpt dit je om je rekeningen op orde te houden en je winstgevendheid te doen stijgen. Doe je dit niet goed, dan kun je er een financiële kater aan overhouden. Betaalbewijzen controleren en nagaan of deze voldoen aan de regelgeving, is tijdrovend werk waar je weinig onmiddellijk voor terugkrijgt. Toch is het cruciaal om ervoor te zorgen dat je zaak goed draait.

In het tijdperk van automatisering en digitalisering is een software voor het beheer van onkosten een onmisbaar element in je arsenaal rond kostenbeheersing en – controle. Ontdek hoe die software een positieve impact heeft op de naleving van de regels binnen je bedrijf en zo je bedrijf vooruit helpt.

Digitalisering en automatisering

Dankzij de software voor het beheer van onkosten moeten jij en je team niet langer teveel tijd besteden aan het indienen, controleren en archiveren van papieren betaalbewijzen.

Met technologieën als OCR (Optical Character Recognition) kunnen zakenreizigers digitaal een kopie maken van hun betaalbewijzen.

Ze nemen onmiddellijk een foto van de factuur van een hotel of restaurant, die ze opslaan op hun mobiel toestel. Het enige wat ze moeten doen, is die controleren.

Digitalisering en automatisering maken het voor betrokkenen in je bedrijf ook gemakkelijker om gegevens te raadplegen, waar en wanneer ze die nodig hebben. Omdat gegevens onmiddellijk worden opgeslagen en steeds beschikbaar zijn, verloopt het volledige verwerkingsproces van de onkosten veel sneller. Dit zorgt ervoor dat jouw financiële team deze eentonige controles niet meer hoeft te doen waardoor ze zich kan focussen op projecten met een grotere meerwaarde.

Reistools

Het niet-naleven van de regels is vaak te wijten aan menselijke fouten die zelfs je zorgvuldigste medewerkers kunnen maken. Mensen maken nu eenmaal fouten tussen alle taken door: betaalbewijzen verzamelen, je proberen te herinneren wie er met jou aan tafel zat en verschillende onkosten tegelijkertijd ingeven.

Heel wat fouten kunnen worden vermeden met een mobiele app waarmee je onkosten op het moment zelf kunt registreren. Dat kan heel eenvoudig: neem een foto van de rekening van het diner en voeg de tafelgasten toe tijdens je taxirit naar het hotel. En klaar!

Met de geautomatiseerde goedkeuring op basis van uitgavencategorieën en -limieten en de digitale meldingen krijgen je medewerkers bijna onmiddellijk feedback of wat ze registreren in lijn ligt met het beleid. Dit maakt het leven van je zakenreizigers én van zij die dit moeten controleren zo veel eenvoudiger.

Tot slot: is een tool met een voorafgaande goedkeuring nu niet het beste wat er bestaat? Op die manier zorg je ervoor dat de regels en het beleid duidelijk zijn en bespaar je kosten.
De reisplannen van je medewerkers worden automatisch goedgekeurd als ze binnen het voorziene budget vallen. Dat betekent dus dat ze nu kunnen profiteren van die speciale Eurostar-prijs en niet moeten wachten tot later om dan de volle pot moeten betalen. Je krijgt meer controle over de uitgaven, zonder te moeten inboeten op de kwaliteit van het reizen. Een win-winsituatie.

Automatische controle van onkostennota’s

Bij software voor het beheer van onkosten is de ervaring van eindgebruiker even belangrijk als die van de persoon die alles moet controleren. Eindgebruikers plukken de voordelen van de automatisering met functies als de voorafgaande goedkeuring van reizen en de aanmaak van onkosten met OCR. Controleurs profiteren dan weer van automatische controlefuncties die ervoor zorgen dat ze minder tijd moeten besteden aan de controle van onkostennota’s.

De controlefuncties wijzen automatisch op onjuistheden en verschillen in onkostennota’s die moeten worden nagekeken. Zo kunnen controleurs zich concentreren op de onjuiste onkostennota’s zonder tijd te verspillen aan de correcte. Met deze configuratie kunnen ze tot 90% van de tijd besparen.

Daarnaast is het ook voor controleurs vermoeiend om de hele dag lang naar regels en cijfers te moeten kijken, wat kan leiden tot mogelijke fouten. Geautomatiseerde systemen worden niet moe en maken geen fouten.

Integratie van het reisbeleid

Je reisbeleid wordt geïntegreerd in de geautomatiseerde processen van de software voor het beheer van onkosten. Zo moeten je zakenreizigers en controleurs niet langer het beleid uit het hoofd leren en wordt ervoor gezorgd dat elke onkostennota van bij de invoering in het systeem tot aan de betaling conform de afspraken is.

Hoewel internationale reizen op dit moment iets uit het verre verleden lijken, komen ze zeker en vast terug. Tot dan zorgt deze software ervoor dat je vertegenwoordigers de juiste (verplaatsings) vergoedingen ontvangen. Een geautomatiseerde onkostenoplossing vormt een meerwaarde voor je hele onderneming, van zakenreizigers tot goedkeurders en controleurs. De software ondersteunt je organisatie om het uitgavenbeleid, reisbeleid en zelfs de wettelijke voorschriften na te leven, waardoor je meer tijd krijgt bij de verwerking van de onkosten van medewerkers.