Hoe succesvol samenwerken in projecten?

Hoe laat je projectteams het beste van zichzelf geven, duurzaam groeien en straffe resultaten neerzetten? Mensenkennis, alert zijn voor signalen en aanvoelen wat je team nodig heeft, vormen de basis, vindt Dave Synaeve. Hij is ervaringsdeskundige en geeft les in deze materie bij NCOI Learning. We leggen hem enkele vragen voor. Mis ook zijn vijf fundamentele tips niet!

Wat is de basisfundering van een high performing project team?

Het vertrekpunt voor een goed geolied team is inzicht krijgen in je team: wat weet je team over het project, hoe goed zijn de teamleden op elkaar ingespeeld, wat heeft het team nodig? Een tweede fundament is duidelijk aangeven waar je naartoe wil: waar staat de vlag geplant? Hoe duidelijker iedereen de why en het doel voor ogen heeft, des te meer gemotiveerd je team zich voor dit project zal inzetten.

Hoe draag je als projectleider rechtstreeks bij aan de samenwerking binnen je team?

Door na te gaan wat je team op dat moment nodig heeft. Daar zie ik een menselijke kant en een projectkant. De menselijke kant: vraag je af wat de drive geeft en je mensen motiveert. Een handig model hierbij is kijken in welk stadium je team zich bevindt: forming, norming, storming of performing?

Met een gloednieuw team zit je bij forming: je leert elkaar nog maar net kennen en dient uit te vissen waar de interesses en de kracht zit.

• Bij norming viert de dialoogcultuur hoogtij.
• In storming kan je ellebogenwerk tegenkomen of mensen die alles in vraag stellen. Iemand nieuw erbij kan een team ook behoorlijk door elkaar schudden. Hier is het belangrijk de zaken en rollen duidelijk te houden, te luisteren naar de feedback en de strubbelingen asap van de baan te krijgen.
• Is je team performing, dan kan je nagaan wat er beter kan.
  Aan de projectkant is de vraag: hoe betrek ik zoveel mogelijk mensen bij het project? Vraag bijvoorbeeld hun mening bij de opstart: hoe zou jij het aanpakken? Er zijn altijd alternatieven om van A naar B te gaan. Zo verhoog je de gedragenheid van je project – ons project – en de motivatie.

Welke tips heb je om de samenwerking in een team snel te verbeteren?

• Neem even de tijd om in te checken bij het begin van een meeting. Duik niet meteen in de agenda, vraag eerst: hoe gaat het? Hoe voel je je vandaag?
• Bij een nieuw project kan je eerst polsen naar alle ideeën die leven bij je mensen over dat topic, liever dan de briefing over hen uit te storten.
• Regelmatig je mensen zien, kort en krachtig, is te verkiezen boven een maandelijkse uitputtende meeting. Zelfs als je nog niet alle info hebt, is een snelle meeting te verkiezen, bijsturen kan daarna nog.
• Aligneren: zijn we goed bezig? Hoe doe ik het als teamleader? Hoe doet mijn team het? Gaat het project vooruit?
• Geregeld je mensen waarderen, is een gouden tip. Neem even de tijd om hen op een creatieve manier te bedanken.

Hoe kan je mensen waarderen op een creatieve manier?

Dat kan op veel manieren, bijvoorbeeld door een mailtje te sturen met je appreciatie met de baas in cc. Of gebruikers laten uitleggen waarom ze zo graag werken met het systeem dat je medewerker ontwikkeld heeft, je zal je medewerker zien stralen! De resultaten van jullie werk laten zien, levert ook een viermoment op. Ik hoorde van directeurs die bij de mensen thuis een attentie waren gaan afgeven tijdens de lockdown. Een project eindigt altijd op een feest, en tussenin feesten mag ook.

Welke remote uitdagingen heeft de projectleider?

Het komt erop aan de teamwerking te optimaliseren en de aandacht levendig te houden. Dat doe je onder andere door de online vergaderingen op te fleuren. Maak de structuur van de meeting helder. Begin dus met de check-in en praat even over alledaagse dingen, dat is het koffiemachinemoment. Zie je tijdens de vergadering dat de energie wegkwijnt, las dan een pauzemoment in. Het is efficiënter te vergaderen in kortere delen. Hier helpt de pomodoro-techniek: om de 25 minuten een pauze van 5 minuten.

Ook de tools maken het verschil. Ga niet je PowerPoint delen waarbij je zelf onzichtbaar bent. Met twee schermen werken is nuttig: op scherm 1 zie je elkaar en op scherm 2 werk je samen in hetzelfde document. In lean forward modus is iedereen betrokken en bezig, dat helpt om na te denken. Nog een uitdaging is om geen back-to-back meetings in te plannen. Ik plan bijvoorbeeld een meeting in van 10 tot 10.20 uur. De volgende meeting komt er pas om 11 uur. Zo heb ik de tijd om mijn werk van meeting 1 te verwerken, mails te lezen of te sturen en even rond te lopen. Nog een heel belangrijke als projectleider is de temperatuur meten van je team en daar de tijd voor nemen. Hoe is het met de mensen?

Hoe omgaan met weerstand en conflicten? Of nog beter, hoe ze te vermijden?

Weerstand en conflicten laten wegebben is geen goed idee. Doe er iets mee. Het start met je voelsprieten uitsteken en alert zijn, als projectleider komt een goede dosis mensenkennis zeker van pas. Als je iets verontrustend hoort in een meeting, kom er dan zeker op terug, bij voorkeur in een persoonlijk gesprek. Probeer de oorzaak van de weerstand of de breuk te achterhalen. Druist het in tegen wat de teamleden belangrijk vinden? Doet het afbreuk aan werk dat ze eerder verricht hebben? Misschien helpt het meer informatie te geven over het waarom en het doel.

+++

NCOI Learning organiseert meer dan 200 projectmanagementtrainingen voor meer dan 1900 professionals per jaar. Met een breed aanbod van basisopleidingen tot verdiepingsmodules, van klassiek tot agile project management, van gecertifieerde methoden als PRINCE2® en Scrum tot het ontwikkelen van je eigen methodologie. Wil je weten hoe NCOI Learning jou of je organisatie kan helpen bij het managen van projecten?

>> Surf naar www.ncoi.be of neem rechtstreeks contact op met learning consultant Koen Dierckx via 0475/924.909 of [email protected].

Dave Synaeve: Mensen motiveren en warm maken voor projecten, is het stokpaardje van Dave Synaeve. Met meer dan 10 jaar ervaring als projectleider in IT en de medische sector, en als eventorganisator van de Vlaamse JO, een award voor de beste Vlaamse Jonge Ondernemer, is hij geboeid door teams faciliteren en brainstorms in goede banen leiden. Hij is gecertificeerd in Agile PM, Prosci ADKAR, Open Space Agilty en ActeeChange. Als vrijwilliger zet hij zich in voor CoderDojo, waar hij kinderen leert programmeren.