Het kantoor van overmorgen start vandaag

Thuis is voor focus en kantoor is voor ontmoeten, inspireren en samenwerken. Wie deze stelling de afgelopen maanden niet tot vervelens toe heeft gelezen, heeft zich op planeet Corona wel heel hard afgesloten van columns, opinies en nieuwssites. Maar wat wanneer we verder kijken dan morgen? Wat voor kantoor hebben we dan écht nodig?

Net zo min als er ook maar iemand nog wil terugkeren naar de pre-covid-situatie met thuiswerk als uitzondering op de regel, gaan we morgen niet in een volledig virtuele wereld aan de slag. Op korte termijn zien we wel een stapsgewijze verandering, waarbij de klassieke centrale structuur opschuift naar netwerkorganisaties. Ook het vastgoed wordt meer decentraal georganiseerd met ondersteunende technologie die de medewerker in staat stelt perfect te weten wie waar wanneer werkt. Er ontstaan hubs en het hoofdkantoor is niet meer zo overheersend in de vastgoedstrategie.

HR leidt de remote evolutie in goede banen

Ondertussen creëert HR de policies om die evolutie in goede banen te leiden, terwijl managers worden getraind in remote management. Betrokkenheid van werknemers wordt een belangrijke metric die continu gemonitored wordt. Terwijl performance meer outputgericht wordt, is er extra aandacht voor psychologische veiligheid nodig, de online wereld is immers niet zo ideaal voor het opvangen en opvolgen van een gevoel van onbehagen bij een medewerker.
Natuurlijk geldt deze manier van organiseren niet zomaar voor de hele organisatie. Afhankelijk van de rollen en van de skillset, kan een kleinere groep optimaal gebruikmaken van de decentrale aanpak, terwijl een grotere groep door de aard van de activiteiten nog steeds gebonden is aan een vaste locatie. Maar zoals covid aangetoond heeft, bleken heel veel rollen en posities plots ook van thuis uit perfect ingevuld te kunnen worden.

Nu ook letterlijk wereldwijd samenwerken

De grotere individuele vrijheid maakt dat werknemers het locatie-onafhankelijk werken meer en meer als een verworven recht beschouwen, waardoor die mogelijkheid een belangrijk argument wordt in het al dan niet aanvaarden van een jobvoorstel.
In de andere richting krijg je dan ook wel weer de situatie dat de moeilijk te vinden IT-profielen gevonden worden in Vladivostok en je ze kan laten samenwerken met de kanjers die je vorige maand in Massachusetts aangenomen hebt. De wereld wordt jouw rekruteringsmarkt.
Daarnaast wordt best rekening gehouden met een groeiend aandeel van de flexible workforce (consultants, contractors, tijdelijke krachten) enerzijds en de toenemende evolutie naar project based organisaties anderzijds. Deze trends creëren een nood aan schaalbare en moduleerbare ruimtes.

Kortom, de organisatie van de fysieke werkomgeving evolueert razendsnel, aan HR om nu mee in de cockpit van het denkproces te kruipen.

Maar hoe creëer je dan de optimale werkomgeving voor jouw medewerkers? Dit zijn de 6 vragen die HR zich moet stellen bij het bepalen van het kantoor van morgen

Vraag 1: Hoe evolueert onze headcount in de toekomst?

Begin bij de basics en bereken het aantal medewerkers. Hou ook rekening met toekomstige groei- of krimpscenario’s, huurcontracten lopen immers langer dan de komende 2 jaar. Beperk je niet tot de aantallen op de payroll, maar neem consultants, contractors en tijdelijke krachten mee in rekening. In een steeds aan belang toenemende gig economy nemen ook je tijdelijke collega’s werkplekken in en nemen ze graag deel aan meetings.

Vraag 2: Waar willen onze mensen werken?

Vijf dagen per week op kantoor zoals het er binnen veel bedrijven in 2019 nog aan toeging of een totaal virtuele set-up waarbij iedereen van thuis uit werkt? Het zijn extremen die duidelijk maken dat de wereld evolueert en dat meer en meer medewerkers bepalen vanwaar ze wensen te werken. In een war for talent wordt vrijheid van locatie zelfs een differentiator. En misschien kan dat moeilijk te vinden ingenieursprofiel zijn/haar werk perfect van thuis uit doen, ook al betekent thuis Vilnius in Litouwen.
Er zal dus flexibiliteit nodig zijn op het vlak van HR policies, kantoorruimte en ondersteunende technologie. Aan HR om mee te gaan in deze denkoefening.

Vraag 3: Wat zijn de businessdoelen?

Willen we kosten besparen? Zetten we meer in op teamwork? Wordt groei/rekrutering onze voornaamste bekommernis? Wat willen we betekenen op het vlak van wellbeing? Weet wat er speelt in de business en neem deze prioriteiten mee in de denkoefening. Hoe meer zaken in rekening gebracht worden, hoe duurzamer en efficiënter het uiteindelijke concept.

Vraag 4: Hoe werken we vandaag en in de toekomst?

Een analyse van hoe er vandaag gewerkt wordt, kan nooit kwaad. Een visie van hoe er in de toekomst dient samengewerkt te worden, is onontbeerlijk. Willen we silo’s afbreken of net de cohesie binnen teams versterken? Gaan we voor agile of opteren we voor een andere structuur? Wensen we creativiteit te stimuleren of is er nood aan efficiëntie? Het antwoord op deze vragen bepaalt de toekomstige werkomgeving.

Vraag 5: Hoe zien we onze brand en imago?

Iedere medewerker, leverancier, partner, klant of sollicitant die een kantoor binnenstapt, stelt zichzelf de vraag: zie ik me hier ooit werken? Dus ja, een kantoor is een fundamenteel onderdeel van je (employer) brand. Breng die werkomgeving in lijn met je brand, cultuur en waarden, zowel qua design als qua indeling. You only get one chance to make a first impression!

Vraag 6: Hoe vertaalt dit alles zich in de nodige m² kantoorruimte?

Colliers is één van de toonaangevende spelers op het vlak van planning en inrichting van de fysieke werkomgeving in België.

PS: Lesley Arens kroop ook in het hoofd van Annick Vandenbulcke en Wouter Van der Stricht van Colliers – binnenkort op #ZigZagHR Brainpickings!