Focus op wellbeing in het Nieuwe Werken: wat kan of moet er wettelijk?

De New Way of Working, die door de coronacrisis in een stroomversnelling is terechtgekomen, wordt een hybride werkvorm waarin ook plaats- en tijdsonafhankelijk wordt gewerkt. Hoe kunnen we dan het welzijn van de medewerkers garanderen? Hebben we wel duidelijke wetgeving hierover? Wat kan, wat mag, wat moet?

De coronapandemie heeft ertoe geleid dat vele ondernemingen en werknemers voor het eerst kennismaakten met telewerken. Al meer dan anderhalf jaar wisselen periodes van verplicht telethuiswerk af met periodes van aanbevolen telewerk. Zowel werkgevers als werknemers zien voor- en nadelen aan het thuiswerk, maar geen van beiden wil terug naar het oude normaal. Het volledig van thuis uit werken wordt echter ook niet als het ideaal aanzien.

Het Nieuwe Werken zal een hybride werkvorm zijn waarin ook plaats- en tijdsonafhankelijk wordt gewerkt. De digitalisering van het werk is hiermee een feit.

Deze nieuwe manier van werken vraagt een bijzondere aanpak op het vlak van welzijn. De afgelopen maanden van intensief digitaal werken hebben immers ook de risico’s blootgelegd voor het mentale welzijn. De grenzen tussen werk en privéleven vervagen. Dit betekent dat werknemers tijdens de werkuren ook online-nieuwsberichten zullen lezen of hun socials checken, maar ook dat werknemers geneigd zijn na de uren, vaak tot ’s avonds laat mails van collega’s te beantwoorden of verder te werken aan een rapport dat af moet. Het voor langere duur gekluisterd zijn aan een beeldscherm kan ook fysieke gevolgen hebben: een correcte houding en voldoende beweging zijn belangrijk om rug-, nek- of oogproblemen te vermijden.

Welke verplichtingen inzake welzijn hebben werkgevers bij hybride werken?

Zoals vaak het geval is, hinkt onze wetgever nog wat achterop en bestaat er nog geen wetgeving die is aangepast aan deze nieuwe realiteit. Wel staat vast dat telewerkers onder het toepassingsgebied van de algemene welzijnswetgeving vallen (met name de Welzijnswet van 1996 en de Codex Welzijn op het Werk).

Dit betekent dat de werkgever de eindverantwoordelijke is voor het uitwerken van een welzijnsbeleid, waarbij maatregelen moeten worden genomen om zowel de fysieke gezondheid, als het mentale welzijn van de werknemer bij de uitvoering van het werk te beschermen – en dat dus ook in het licht van het toegenomen telewerken.

De werkgever (en ook de bestuurders en aangestelden die verantwoordelijkheid dragen) kan worden aangesproken op zowel strafrechtelijk vlak (wat in de praktijk voornamelijk zal voorkomen bij ernstige nalatigheid), als burgerrechtelijk vlak (met name tot betaling van een schadevergoeding).

We hebben alvast twee belangrijke collectieve arbeidsovereenkomsten (cao’s):

Cao 85 over structureel telewerk

Deze cao dateert van een ander decennium, toen telewerk nog een uitzondering was die puur berustte op vrijwilligheid en meestal plaatsvond op een uitdrukkelijke vraag van een werknemer. Dat er toen niet zo veel aandacht uitging naar het mentale welzijn, valt dus niet te verwonderen.

Cao 149 over het verplichte en aanbevolen telewerk

Deze cao bevat wel een volledig hoofdstuk over welzijn dat inspiratie kan bieden aan werkgevers. De bestaande telewerkwetgeving wijst ook vandaag al op het belang om afspraken te maken over de periodes tijdens dewelke de telewerker te bereiken moet zijn of niet te bereiken is. Ook de middelen waarmee de telewerker kan worden bereikt, kunnen worden gespecificeerd.

Hoe kan je concreet tewerk gaan bij het uitvaardigen van een op telewerk gericht welzijnsbeleid?

Het door de werkgever uit te werken welzijnsbeleid moet gericht zijn op preventie en dient te worden uitgewerkt volgens een stappenplan:

Stap 1: De werkgever moet een dynamische risicoanalyse uitvoeren

De werkgever zal de risico’s op het vlak van welzijn identificeren en evalueren, en dit in functie van de concrete activiteiten, processen en de grootte van de organisatie. In het kader van het Nieuwe Werken zullen de risico’s bekeken moeten worden van het werken op kantoor, maar ook van het telewerken. Zo zal er bijvoorbeeld moeten worden geanalyseerd of er nog voldoende connectie kan worden gemaakt met collega’s, of nieuwkomers nog voldoende de cultuur van het bedrijf kunnen absorberen, of er een neiging bestaat om te lang en onafgebroken schermwerk uit te voeren, en of werknemers voldoende kennis hebben van ergonomisch kantoormateriaal en een correcte werkhouding.

Stap 2: Op basis van de dynamische risicoanalyse moet de werkgever preventiemaatregelen nemen

De maatregelen moeten uiteengezet worden in een globaal preventieplan (voor 5 jaar) en een jaarlijks actieplan. De werkgever zou bijvoorbeeld een campagne over ergonomie kunnen opzetten, zou een gedragscode kunnen uitwerken met best practices voor telewerk en deconnectie, en zou acties kunnen organiseren die het teamgevoel stimuleren.

Stap 3: Het uitwerken van dit welzijnsbeleid gebeurt in samenspraak en overleg

Het uitwerken van dit welzijnsbeleid gebeurt in samenspraak met de interne en externe preventiediensten. In het bijzonder kan worden gedacht aan de preventieadviseur arbeidsarts en de preventieadviseur psychosociale aspecten. Dit welzijnsbeleid gebeurt eveneens in nauw overleg met het comité voor preventie en bescherming op het werk (of bij gebrek daaraan de vakbondsafvaardiging, dan wel de werknemers zelf).

Stap 4: De werkgever rolt het preventiebeleid uit in samenwerking met de leidinggevenden

Dit welzijnsbeleid wordt geconcretiseerd met de hiërarchische lijn. Bewustwording en informatie zullen hierin een belangrijke rol spelen. Gelet op de belangrijke rol die is weggelegd voor leidinggevenden, kan een opleiding op maat van het management alvast heel nuttig zijn. Hoe behoud je bijvoorbeeld connectie op afstand en hoe vang je signalen op van werknemers die het wat moeilijker hebben?

Bestaat er een recht op deconnectie?

In vele van de ons omringende landen wordt momenteel wetgeving uitgewerkt ter bevestiging van een recht op deconnectie. Dit is het recht van werknemers om niet bereikbaar te zijn buiten de arbeidstijd, met andere woorden het recht om de verbinding met digitale werkinstrumenten (waaronder communicatiemiddelen) te verbreken zonder dat ze gevolgen ondervinden van het niet beantwoorden van een e-mail, telefoontje of bericht. Dat recht bestond al in Frankrijk, Spanje en Italië (in dat laatste geval alleen voor telewerkers). Dit voorjaar voerde ook Ierland a right to deconnection in en in Luxemburg wordt een ontwerp besproken in het parlement.

De Belgische wetgeving bevat al sinds 2018 een verplichting voor werkgevers om met het comité voor preventie en bescherming op het werk (of bij gebrek daaraan de vakbondsafvaardiging, dan wel de werknemers zelf) te overleggen over het recht op deconnectie en daar eventueel afspraken over vast te leggen. De werkgever moet dit punt op de agenda plaatsen “op regelmatige tijdstippen en telkens wanneer de werknemersvertegenwoordigers erom verzoeken.” In vele ondernemingen werd dit punt nog niet besproken.

2022 lijkt het ideale jaar om hierop te focussen en afspraken te maken, bijvoorbeeld in een gedragscode.

Dit recht wordt wellicht in de komende tijd versterkt, mede onder impuls van de Europese Unie, waar een Europese richtlijn voorbereid zou worden. Het zijn boeiende tijden, ook voor arbeidsrechtjuristen. Ongetwijfeld volgt nieuwe wetgeving naarmate de ervaringen en inzichten onze kennis over wellbeing binnen het Nieuwe Werken vergroten.

“De telewerkwetgeving wijst al op het belang om afspraken te maken over de periodes tijdens dewelke de telewerker te bereiken moet zijn of juist niet.”

Inger Verhelst is Advocaat-Vennoot bij Claeys & Engels en leidt het Antwerpse kantoor. Ze geeft cliënten advies in individueel en collectief arbeidsrecht, en begeleidt hen bij ontslagen, reorganisaties, overnames en onderhandelingen met vakbonden. Een bijzondere belangstelling gaat uit naar discriminatie en psychosociaal welzijn op het werk. Bovendien adviseert ze over privacy- en gegevensbeschermingswetgeving (GDPR).

TIP: Bekijk of beluister hier de podcast met Inger Verhelst en Julie Devos over telewerken