Iedereen stelt zich weleens de vraag wat nu de beste achtergrond is voor een videomeeting. En moet die camera altijd opstaan? Is het ongepast om snel tussendoor een paar e-mails te beantwoorden tijdens een vergadering? En kan je je gsm gewoon op de tafel leggen tijdens een gesprek met een klant? In haar boek ‘Etiquette op het werk’ geeft Isabelle Coppens tips voor moderne professionele omgangsvormen. In deze blogpost zoomt ze in op etiquette tijdens (online) meetings.
In tegenstelling tot wat we denken gaat etiquette niet over chique diners, staatsbanketten of overdreven stijve regels. Etiquette gaat over respectvol en attentvol zijn naar andere mensen toe in het dagelijks leven. Jezelf de vraag stellen welk gevoel je anderen geeft door bepaalde zaken te doen, of net niet te doen. En die basisprincipes gelden overal, ook op het werk.
Etiquette biedt een duidelijk kader om te weten wat er in bepaalde situaties gepast is om te doen. Op die manier leidt het niet alleen tot meer zelfvertrouwen (want weten wat er van je verwacht wordt, neemt twijfels en onzekerheden weg), het maakt het contact met anderen ook veel hartelijker en professioneler.
Tijdens fysieke meetings zitten er doorgaans heel wat mensen rond de tafel, meestal met opengeklapte laptops en aandacht die verdeeld wordt tussen de spreker en de mailbox. Je geeft hiermee het gevoel dat er belangrijkere zaken zijn dan de spreker. Laat daarom in de mate van het mogelijke laptops liever dicht tijdens vergaderingen, of beter nog, neem ze niet mee. Heb je de gewoonte om tijdens een meeting digitaal notities te nemen? Informeer de aanwezigen hier op voorhand dan over; op die manier neem je de twijfel weg dat je e-mails aan het beantwoorden bent.
Hetzelfde geldt voor videomeetings. Ook hier is het belangrijk om duidelijk te maken dat er met je volle aandacht bij bent. Zet daarom dan steeds je camera op. Het zorgt er ook voor dat je gelaatsuitdrukkingen en lichaamstaal duidelijk zijn. Opteer bij voorkeur ook steeds voor een professionele achtergrond. Een zicht op de keuken geeft geen professionele indruk. Is een neutrale achtergrond moeilijk? Kies dan liefst voor een standaard template. Vermijd ook het blurren van de achtergrond; het doet mensen zich net afvragen wat er niet mag gezien worden. Ga op dezelfde manier gekleed als je voor een fysieke meeting zou doen. Het getuigt van respect naar je collega’s of klanten toe om ook tijdens online vergaderingen aandacht te besteden aan je voorkomen.
Nog een paar andere concrete tips:
- Plan bij voorkeur meetings van 50 tot 80 minuten in. Dit geeft mensen de mogelijkheid zich van de ene naar de andere (online) vergaderzaal te begeven, of even een sanitaire pauze in te lassen. Op die manier kunnen meetings tijdig beginnen – én eindigen.
- Accepteer of weiger meeting requests zo snel mogelijk; dit geeft de organisator de mogelijkheid de nodige voorbereidingen te treffen.
- Geef bijkomende uitleg als je een uitnodiging beantwoordt met “misschien”. Anders lijkt het wel echt heel vrijblijvend.
- Laat de organisator weten of je fysiek dan wel online deelneemt aan een meeting. Op die manier kan die eventueel de grootte van de zaal aanpassen.
- Kies voor videomeetings een rustige plaats uit, waar je niet gestoord wordt en in alle privacy een gesprek kan voeren. Zorg ook voor een stabiele internetconnectie.
- Laat vergaderzalen tijdig en opgeruimd achter; het maakt het voor de volgende bezoekers net iets aangenamer.
En of je een gsm zichtbaar op tafel kan leggen tijdens een gesprek met een klant (of iemand anders)? Daarvoor kunnen we teruggrijpen naar de basisprincipes van etiquette. Want wat is het gevoel dat je de andere persoon geeft door heel visibel iets op tafel te leggen waar alle aandacht naartoe gaat als het scherm oplicht of vibreert? Beter niet dus.
Meer etiquettetips en do’s & don’ts in een professionele context vind je in het boek “Etiquette op het werk – De kunst van attent en respectvol omgaan met collega’s en klanten” van Isabelle Coppens, uitgeverij Lannoo.
Gastblog geschreven door Isabelle Coppens – foto Koen Bauters
