Een kijkje in hybride werken bij Mediahuis

Al vijftien jaar lang hebben we het voorrecht om samen te werken met Mediahuis, de internationale mediagroep achter een breed scala aan autonome crossmediale merken. Als een van onze vaste klanten hebben we hun reis en veranderende behoeften door de jaren heen op de voet gevolgd. Een van deze verschuivingen was hun overgang naar een hybride werkomgeving. Een bewijs van de kracht van aanpassingsvermogen bij onvoorziene uitdagingen.

….Het begon allemaal met de sluiting van de Mediahuis-vestiging in Groot-Bijgaarden. Terwijl we het grootste deel van het personeel hielpen zich te vestigen in de vestiging Linkeroever, hielpen we de redactie van de Belgische krant De Standaard verhuizen naar hartje Brussel, omdat zij de voorkeur gaven aan een werkplek in het politiek-economische centrum van Europa. Te midden van deze overgangen sloeg COVID-19 toe.

Hoe Mediahuis het tijdperk van werken op afstand inging

Net als veel andere organisaties was Mediahuis zich nog aan het oriënteren op hybride werken toen de pandemie toesloeg. Hoewel er een beleid was voor werken op afstand, de werkplek vergader- en samenwerkingsruimten prioriteit begon te geven boven individuele werkplekken en medewerkers af en toe thuiswerkten, was het geen standaardpraktijk – zeker niet binnen de redactiekamers. Werken op afstand stuitte zelfs op weerstand, omdat veel mensen het gevoel hadden dat het niet zo productief zou zijn als elke dag naar kantoor komen.

De pandemie bewees hun ongelijk, en niet alleen omdat thuiswerken van de ene op de andere dag verplicht werd. PROCOS Group werkte nauw samen met Mediahuis om ervoor te zorgen dat de overgang naar werken op afstand soepel verliep. Covid bood ons een uitgelezen kans om een visie te ontwikkelen voor hybride werken bij Mediahuis, waarbij het kantoor primair functioneert als een knooppunt voor samenwerking in plaats van een plek waar medewerkers afzonderlijk aan individuele taken komen werken.

Onze grootste uitdaging?

Deze nieuw geformuleerde visie effectief communiceren en mensen aan boord krijgen, om zo een werkomgeving te creëren die na Covid optimaal benut kan worden, zodat de medewerkers en teams van Mediahuis kunnen floreren.

Een participatieve aanpak

We hebben de medewerkers van Mediahuis actief betrokken bij onze ideeën over hybride werken door middel van workshops, interviews, discussies en trainingen over een breed scala aan onderwerpen: leiderschap, samenwerking, mobiliteit, facility management, technologie… Het sleutelwoord: co-creatie, met zowel managers als teams, over alle afdelingen heen. Tijdens het hele proces hielden we iedereen betrokken en op de hoogte en hielden we rekening met hun vragen, feedback en opmerkingen.

We organiseerden bijvoorbeeld workshops op maat van de redacties. Ze erkenden de vele voordelen van hybride werken: een rustigere kantoorsfeer, geen tijdverlies door lange pendeltijden, een beter evenwicht tussen werk en privé… Maar thuiswerken was ook een hele uitdaging voor hen, aangezien ze gewend waren om persoonlijk samen te werken. Door middel van diepgaande discussies onderzochten we welke functies echt aanwezigheid op kantoor vereisten en welke functies effectief konden worden beheerd door op afstand te werken.

Het was duidelijk dat een uniform hybride beleid niet zou volstaan, en dat maakte dit project zo interessant: een veelheid aan verschillende groepen, elk met hun eigen eisenpakket. Tegelijkertijd streefden we naar een zekere mate van consistentie tussen de verschillende werkruimten, gericht op toekomstgerichte flexibiliteit.

Het resultaat: een setup die ontworpen is om gedurende een lange periode optimaal te functioneren, met ruimte voor evolutie en groei. In de loop van onze uitgebreide samenwerking is dit onze voortdurende bijdrage geweest aan Mediahuis: hun werkomgeving zo wendbaar mogelijk houden, zodat ze snel kunnen reageren op komende veranderingen en uitdagingen.

Een kijkje in hybride werken bij Mediahuis

De werkomgeving bij Mediahuis bestaat uit open ruimtes, afgewisseld met cockpits: kleine hokjes waar mensen rustig kunnen werken, telefoneren of teamvergaderingen houden. Er is veel aandacht voor vergader- en samenwerkingsruimtes, omdat het kantoor vooral bedoeld is voor interactie. Dit betekent veel kleine vergaderruimtes, elk uitgerust met de nodige technologie, zodat kleine groepen hybride kunnen werken. Maar er zijn ook voldoende ergonomisch uitgeruste werkplekken met standaard IT-apparatuur (monitor (toetsenbord/muis) voor zelfstandig werk.

We hebben ook een clean desk policy ingevoerd. Niemand heeft nog een eigen bureau, ook de leidinggevenden niet. Als je bij Mediahuis komt werken, heb je alleen een stopcontact, een tafel, een stoel en een aansluiting op het netwerk nodig. En over tafels en stoelen gesproken: Mediahuis investeerde in duurzaam, ergonomisch meubilair om te compenseren dat mensen hun toegewezen werkplekken moesten loslaten. Er zijn bijvoorbeeld sta-bureaus, die in hoogte verstelbaar zijn om verschillende werkhoudingen mogelijk te maken.

Als onderdeel van het hybride beleid van Mediahuis mogen medewerkers maximaal 60% per kwartaal thuiswerken. Op deze manier kunnen werknemers hun thuiswerk- of kantoortaken naadloos indelen op basis van hun schema’s en to-do-lijstjes. Bovendien krijgen ze een vergoeding voor de dagen dat ze thuiswerken, zodat ze hun basiskosten kunnen dekken: elektriciteit, water, verwarming, internet… Als extraatje kunnen werknemers overtollig kantoormeubilair kopen met een fikse korting, zodat ze hun thuiskantoor goed kunnen inrichten. Op deze manier zorgt Mediahuis ervoor dat elke medewerker goed uitgerust is voor hybride werken.

De adoptie van hybride werken was al gaande voor de pandemie (met uitzondering van de redactiekamers) waardoor we meteen van de ene op de andere dag konden overschakelen op digitaal vergaderen en werken op afstand. Voor Mediahuis heeft het dus nooit gevoeld als een onoverkomelijke sprong. Meer als een logische volgende stap in de goede richting. Hoewel niemand de grote veranderingen die Covid met zich meebracht had kunnen voorspellen, slaagden ze erin zich snel aan te passen, dankzij onze jarenlange samenwerking gebaseerd op wendbaarheid en co-creatie. Hybride werken is nu een integraal onderdeel van het DNA van Mediahuis. Een transformatie die niet alleen de veerkracht van de organisatie heeft versterkt, maar ook het fundament voor toekomstige behoeften heeft verstevigd.

PROCOS Group
Jan Blockxstraat 1
2018 Antwerpen
+32 3 242 94 60
[email protected]