De werkomgeving als motor voor kennisdeling en wellbeing

The soul trembles. Deze kunstinstallatie van de Japanse Chiharu Shiota blijkt de perfecte metafoor voor de nieuwe kantooromgeving van Partena Professional. Het kluwen van de rode draden symboliseert de verbinding tussen de mensen en de boten symboliseren de strategie en objectieven van het bedrijf. Aria, het nieuwe hoofdkantoor van Partena Professional in Brussel, is een warm weefsel van verbinding. 830 collega’s namen er begin 2024 hun intrek. Katelijne Moncarey, projectmanager bij Partena Professional, leidde het proces in goede banen en liet zich daarin ondersteunen door Anton Maes van Brainmove. Op Well@Work licht ze de succesformule toe voor dit geslaagde project. We laten je al even proeven…

Ons Aria-weefsel

830 medewerkers verhuisden begin 2024 naar Aria, het nieuwe hoofdkantoor van Partena Professional, schuin tegenover de Bozar in Brussel. Hun succesformule? De hechte groep van Aria ambassadeurs. Volgens hun collaboratieve organisatiestructuur implementeerden ze de New Way Of Working (NWOW): bij aanvang van het project werden collega’s van elke business entiteit betrokken zodat hun individuele en team-specifieke behoeften zeker meegenomen zouden worden. Katelijne oogt bijzonder fier op het ‘Aria-weefsel’: “Het stimuleert ons sociaal kapitaal en heeft een positieve impact op het welzijn van onze medewerkers.”

Met plezier terug naar kantoor

Katelijne Moncarey: “Hoewel ons vorige hoofdkantoor, met een historiek van méér dan 60 jaar, centraal gelegen was in de charmante Dansaertwijk in Brussel, voldeed het niet meer aan de vereisten van een moderne werkplek. Om onze medewerkers na een lange periode van isolement tijdens COVID ‘goesting’ te geven om terug naar kantoor te komen, wilden we een aantrekkelijke en inspirerende werkomgeving creëren: met een WorkCafé als kloppend hart, een mix van comfortabele ruimtes én duidelijke werkplekregels. Het was onze intentie om de banden tussen onze werknemers opnieuw te versterken én hun welzijn te waarborgen.”

Collaboratieve organisatiestructuur

Tussen de beslissing om een nieuw kantoor te zoeken en de effectieve verhuis ligt net geen 2 jaar. Het proces verliep in 10 stappen waar co-creatie als een rode draad doorheen loopt. Medewerkers werden van bij aanvang betrokken en ze kregen inspraak in de belangrijkste criteria waaraan het nieuwe hoofdkantoor volgens hen zeker moest voldoen.

“Autonomie en inspraak van de medewerkers en transparantie staan centraal bij Partena Professional. Initiatief en eigenaarschap worden aangemoedigd, terwijl de nodige coördinatie behouden blijft. Partena Professional is overigens de grootste Belgische onderneming die het klassieke organisatiemodel inruilde voor een volledig collaboratieve organisatiestructuur. Ook duurzaamheid maakt overigens deel uit van het architecturale ontwerp van ons nieuwe hoofdkantoor én van onze HR-aanpak.”
Katelijne Moncarey

Aria ambassadeurs als belangrijkste troef

Katelijne beschouwt de 20 Aria Ambassadeurs als belangrijkste troef. “Dit is een groep ‘positivo’s’ die ‘goesting’ gaven in de verhuis. Ze werden betrokken in het begeleidingstraject, werkten mee aan de werkplekkenmatrix en het Aria charter van gedragsafspraken. We gingen samen op werfbezoek en organiseerden een 7-tal workshops. Het was heel belangrijk dat de werkomgeving afgestemd zou zijn op de activiteiten van de verschillende teams. We hebben gebruikersprofielen gemaakt en op basis daarvan de verschillende soorten ruimtes gecreëerd die nodig waren.”

Verhuis in waves

In het oorspronkelijke hoofdkantoor waren 900 werkplekken beschikbaar, in het nieuwe hoofdkantoor met 4 verdiepingen werd dat ambitieus herleid naar 270 primaire werkplekken en daarnaast heel wat full flex desks. “Bijgevolg werden er transversale afspraken tussen de verschillende teams overheen de werkweek gemaakt en verliep de verhuis navenant”, licht Katelijne toe. “In de week van 18 tot 22 januari 2024 werden onze medewerkers in groepen van maandag tot vrijdag onthaald met een lekker ontbijt, en ontdekten ze samen met hun Aria ambassadeur alle type werkplekken zoals besproken in eerdere usertrainings.”

Totaalpakket

Een aantrekkelijke werkomgeving volstaat natuurlijk niet. “Het is een totaalpakket”, vult Anton Maes aan. 15 jaar ervaring in werkplekstrategie en veranderingsmanagement bracht hij mee om Partena Professional in dit project te ondersteunen.

”Het designen van de werkplek is belangrijk, maar minstens even belangrijk is het begeleidingstraject. En het begeleiden van een verandering is een delicaat proces. Want we mogen de mens niet uit het oog verliezen als we verandering willen doorvoeren. Als je dat op de juiste manier aanpakt kan de werkomgeving een krachtige motor zijn voor kennisdeling en wellbeing. Het is daarom zinvol om organisatiepsychologen in te schakelen, die van de werkomgeving niet alleen een veilige haven maken, maar ook een inspirerende plaats waar het fijn is om te vertoeven, waar de mens centraal staat en waar teams zich optimaal kunnen ontplooien.”
Anton Maes

===