De invloed van payroll op de volledige levenscyclus van werknemers

Payroll is de voorbije jaren sterk geëvolueerd en heeft aan belang gewonnen. Het beeld van het afgezonderde payroll-team in de backoffice is dan ook al lang achterhaald. Payroll reikt veel verder dan louter salarissen en belastingen, het voorziet ook elke bedrijfsdivisie van relevante en rijke inzichten. Het domein van payroll is met andere woorden een essentieel element geworden in de digitale transformatie en in het creëren van een positieve ervaring voor jouw grootste troef, nl. jouw mensen. In deze blog schetsen we hoe payroll de volledige levenscyclus van werknemers beïnvloedt en hoe een strategische aanpak hiervan de sleutel kan zijn tot verandering in jouw bedrijf of organisatie.

Raakvlakken met payroll

People management is een van de grootste uitdagingen geworden door de COVID-19-crisis. Volgens hr-leiders is data de sleutel tot goed people management. Een moderne payroll-oplossing brengt dan ook personeelsgegevens uit het hele bedrijf samen en verenigt op die manier cruciale afdelingen, waaronder hr, finance en compliance. Dit laat financiële managers bijvoorbeeld toe om, op basis van inzichten die zij vooraf ontvangen, proactief een strategie vorm te geven met een flexibele, vlotte aanpak.

In nauwe samenwerking met hr helpt payroll een positieve werknemerservaring te bieden en talent te optimaliseren. Ongeacht de verdeling en omvang van het personeel kan een geloofwaardig payroll-platform een schat aan gegevens analyseren, waaronder lonen (verloning én beloning), prestaties, data over de levenscyclus van medewerkers en prestatie-indicatoren, zoals oa. aanwezigheid en stiptheid. Door deze inzichten strategisch toe te passen ontstaat een meer relevante, diverse, inclusieve en productieve (én nog veiligere) werkplek.

Van indiensttreding tot pensioen: datagebruik optimaliseren tijdens de hele levenscyclus van de werknemer

Payroll heeft een grote invloed op de volledige levenscyclus van medewerkers, van bestaffing, aanwerving, talentmanagement en personeelsbeheer tot uiteraard payroll zelf. Een geïntegreerde payroll- en hr-oplossing, of beter gezegd een people management-oplossing, heeft het potentieel om van elke fase in het traject van elke medewerker een ware ervaring te maken.

Door de data van je huidige personeelsbestand goed te gebruiken om aantrekkelijke en competitieve loonvoorstellen te formuleren, kun je de juiste kandidaten makkelijker aantrekken en nieuwe medewerkers onmiddellijk vlot laten functioneren.

Een efficiënte payroll-oplossing optimaliseert de ervaring bij aanwerving, bewaart de nodige documenten op een veilige manier in de cloud en verzekert een correcte uitbetaling vanaf het begin. Je hebt maar één kans om een goede eerste indruk te maken, wordt gezegd. Hetzelfde geldt als je toptalent wilt aantrekken en behouden!

Door ‘profielen’ op te maken van individuele personen, kunnen hr en managers opportuniteiten proactief afstemmen op de vaardigheden en het salaris van bestaande talentpools. Het opleiden en belonen van werknemers met gepersonaliseerde loopbaantrajecten en een scala aan beloningsvormen bevordert een cultuur van leren en samenwerken die afgestemd is op de bedrijfsdoelstellingen. Resultaten van hr-enquêtes of -beoordelingen kunnen worden gebruikt om trends op te sporen en ernaar te handelen om het welzijn te bewaken, bijvoorbeeld verbanden tussen verzuim en angst. Wanneer de samenwerking wordt beëindigd, worden de eindafrekening en de documenten nauwkeurig beheerd, wat op zich weer bijdraagt aan een positieve exit-ervaring.

Je payroll-proces optimaliseren

Payroll moet steeds correct en op tijd zijn. Als deze basisprincipes niet goed zitten, heeft dit een impact op werknemers en dat heeft dan weer gevolgen voor het mentaal welzijn, de loyaliteit en de productiviteit. Het nauwkeurig vastleggen van alle data tijdens de volledige levenscyclus van de werknemer (en zelfs levensfases zoals moederschap/vaderschap en pensioen) zorgt ervoor dat het loon, de uitkeringen en de onkosten nauwkeurig worden berekend, waardoor vertragingen en fouten worden voorkomen.

Volgens de jaarlijkse welzijnsenquête van PwC (COVID-19-update 2020) zijn financiële zaken tegenwoordig veruit de grootste oorzaak van stress voor de werknemer en scoren ze zelfs hoger dan alle andere factoren samen. Werknemers in het Verenigd Koninkrijk noemen loonpakketten zelfs steeds vaker als belangrijkste factor in hun loopbaan.

Onderzoek van SD Worx heeft aangetoond dat payroll de grootste zorg is voor bedrijven, maar verontrustend genoeg houdt de overgrote meerderheid vast aan traditionele methodes.

Een slecht payrollproces kan worden verbeterd door een geautomatiseerde payrolloplossing in te zetten. Deze berekent de lonen in overeenstemming met de meest recente wetgeving, hoe complex ook, in verschillende regio’s wereldwijd. Deze duurzame investering heeft een positieve impact op de werknemersbeleving en biedt online payroll-innovaties, zoals mobiele apps.

Vertrouwen en transparantie

Personeelsadministratie is steeds meer gericht op digitale optimalisatie, flexibiliteit en individualisering. In combinatie met de grote onzekerheid na de pandemie verwachten medewerkers meer transparantie en stabiliteit van hun werkgever en ook toegang tot hun eigen payroll- en hr-gegevens. Transparantie omtrent beloningen is ook een belangrijke drijfveer in het Verenigd Koninkrijk. Uit ons onderzoek blijkt dat bijna de helft van de Britse werknemers (45,1%) aangeeft dat ze het zeer belangrijk vinden om precies te weten uit welke elementen hun totale loonpakket bestaat (vast loon, secundaire arbeidsvoorwaarden, verlof, enz.). De overstap naar digitale, cloud gebaseerde payroll-oplossingen verbetert de ervaring van en voor het payroll team en zorgt er eveneens voor dat alles audit-gewijs volledig correct is. Ook de overstap van papieren loonbriefjes en spreadsheets naar contactloze (digitale) processen verloopt op die manier veiliger en efficiënter.

Flexibel verlonen en belonen

Flexibiliteit in hr is essentieel voor toekomstgerichte organisaties en payroll onderbouwt dit. Innovatieve bedrijven kijken steeds vaker verder dan het model van louter vast loon voor iedereen om de motivatie en het welzijn tijdens de hele levenscyclus van werknemers hoog te houden en te stimuleren. Door keuzes aan te bieden, bewijst je dat je waarde hecht aan de voorkeuren van jouw werknemers en dat het niet de bedrijfswinst is die primeert. Een gepersonaliseerd loonpakket kan premies omvatten of flexibele bonussen en secundaire arbeidsvoorwaarden zoals vakantie, mobiliteitsvoordelen of technische apparatuur.

Twee op de drie werkgevers tonen ook interesse in ‘pay on demand’, waarbij medewerkers de dag kunnen kiezen waarop ze worden betaald, aangezien werknemers individuele financiële omstandigheden hebben. Beloningen op basis van prestaties en productiviteit moedigen werknemers ook aan om ‘het beste van zichzelf te geven’ in hun functie.

GPS naar betrokkenheid van personeel

Werken aan werknemersbeleving is de GPS naar betrokkenheid van personeel. Deze GPS bied je een waardevolle kans om in elke fase van de levenscyclus met je werknemers te communiceren. Deze interacties beïnvloeden hoe werknemers zich voelen bij jouw organisatie en hun loopbaan. Zorg voor de juiste aanpak en je krijgt gelukkigere, meer betrokken werknemers, die bereid zijn ambassadeurs van jouw merk te worden. Pak je dit verkeerd aan, dan kan het personeelsverloop versnellen en jouw imago als werkgever schade oplopen door negatieve mond-tot-mondreclame.

Samengevat

Payroll is de ruggengraat van elke organisatie, die kernactiviteiten verenigt en invloed heeft op de gehele levenscyclus van werknemers, van het aantrekken, onboarden, ontwikkelen en belonen van talent tot het behoud ervan.

Je mensen zijn écht je grootste troef, omdat werknemersbetrokkenheid direct gekoppeld is aan bedrijfsprestaties. Door payroll centraal te stellen en ‘menselijk kapitaal’ goed te beheren, blijven organisaties competitief en de werkplek bij uitstek. Moderne payroll-oplossingen faciliteren een correcte verloning, transparantie, flexibiliteit en personalisering van verloningen, wat het welzijn en de productiviteit van de werknemers ten goede komt.