De coronacrisis? Voor wie al agile denkt en handelt, is dit een gouden kans

De Zweedse Pia-Maria Thorén is thought leader in Agile HR. Als oprichter van het wereldwijde netwerk Agile People en auteur van het gelijknamige boek evangeliseert ze de agile organisatie. Waarom is agility zo belangrijk en wat kan HR ermee?

“Agile People is het label waaronder al mijn activiteiten plaatsvinden”, zegt Thorén vanuit haar tijdelijke schuiloord op het Zweedse platteland. “We leiden overal ter wereld mensen op om Agile Facilitator te worden. Belangrijke principes binnen Agile HR zijn bijvoorbeeld: hoe vergroot je het vertrouwen? En hoe versterk je het aanpassingsvermogen van medewerkers?”

Wie Agile HR invoert, raakt aan de bedrijfscultuur, de globale manier van denken en de prioriteiten van de werknemers. Management en HR moeten mee evolueren. Een hele opgave…

Pia-Maria Thorén “In de grond gaat het over de stok of de wortel. Het gaat over intrinsieke motivatie en over mensen een pact aanbieden waarin ze de beste medewerker kunnen zijn.

Mensen doen groeien en zich ontwikkelen, dat is de belangrijkste taak van HR binnen The Future Of Work. We willen af van een transactioneel beeld op werk: jij doet dit werk voor mij en ik betaal jou ervoor. We kunnen beter naar transformationeel werk, waar we het beste proberen te halen uit elke persoon en voor iedereen de juiste plek vinden, waar we win-winsituaties creëren voor de werkgever én de medewerker.

Het gaat vooral over het verschil tussen ‘willen’ en ‘moeten’. Agile HR focust op mensen en niet op tools. De principes die we uitdragen, staan in het ‘Agile Manifesto’. Dat biedt organisaties de sleutel tot de ondersteunende structuren die een ander beleid mogelijk maken dan alweer te moeten snijden in jaarbegrotingen of, omgekeerd, om alweer hogere bonussen voor bereikte targets te bepalen. We verkiezen eenvoudige structuren die mensen ondersteunen bij hun performance en hen geluk op de werkvloer doen ervaren.”

Hoe breed bekend is Agile HR en worden de principes ervan al niet toegepast? Inspiratie en intrinsieke motivatie zijn al buzzwords in elk eigentijds HR beleid.

PMT “Klopt, maar welke cultuur creëer je daarmee? Vaak is er nog veel werk aan de winkel om naar een meer agile cultuur te bewegen. Natuurlijk is het makkelijker als je in een land als Zweden of Nederland woont, waar de visie op management en leiderschap al verwant zijn met agile. We hebben in Zweden al een coachende leiderschapsstijl. Micromanagement hebben we afgeschaft. Doorgaans vertrouwen we onze medewerkers – méér dan wereldwijd gangbaar is, zelfs meer dan in Denemarken (lacht). Ik heb de jongste 2 jaar de hele wereld afgereisd. We krijgen vragen uit plekken als Taiwan, Australië, Nigeria, India… De 19 mensen die mee het ‘Agile Manifesto’ opgesteld hebben, komen uit 15 landen.”

Agile is oorspronkelijk een ICT-methode. Welke kenmerken heeft Agile specifiek in HR?

PMT “Je gebruikt de waarden en de mindset vooral voor decision making, maar concepten als Scrum en Lean kun je ook gebruiken voor HR flows zoals rekrutering, onboarding, loonbeleid enzovoort. Je kan het Lean-principe ‘Eliminate Waste’ voor elke ‘value stream’ gebruiken en het toepassen op HR in plaats van op software development. ‘Customer Value’ staat centraal. Binnen HR gaat het om interne klanten: managers en medewerkers. HR moet hen waarde bieden, zodat zij hun klanten kunnen ondersteunen.

Zeker nu met de coronacrisis komt de proef op de som. Iedereen die een begroting opstelde voor 2020, is eraan voor de moeite. Wij zeggen: schrap die (complexe) jaarbegrotingen en start met maandelijkse forecasts. Alle regels zijn bruusk veranderd, een realiteit waaraan we zullen moeten wennen. Business agility is here to stay.”

Corona wordt een belangrijke game changer, zeg je. Never waste a good crisis?

PMT “Hoe kunnen we virtueel werken en mensen op nieuwe manieren inspireren? Iedereen herziet nu noodgedwongen zijn strategie. Voor wie al agile denkt en handelt, is dit een gouden kans. Net als voor iedereen die virtuele tools in de vingers heeft. Digitale manieren van werken krijgen een geweldige doorstart. Organisaties die ermee aan de slag zijn, komen hier sterker uit. Een les voor alle bedrijven die achterop hinken en blijven hangen in traditionele manieren van werken. Zij ervaren deze crisis totaal anders en vaak zelfs als een catastrofe.

Voor de ene valt het leven in duigen, voor de andere is dit dé gelegenheid…”

Een agile team is autonoom, multifunctioneel en interactief. Exact de kenmerken die we nodig hebben in deze tijden. Maar zijn de veranderingen die je nu ziet ook blijvend? En welke rol kan HR – vaak geen prioriteit tijdens een crisis – nu spelen?

PMT “Het zal tijd vergen. Eerst moeten mensen en organisaties het overleven, want dit zal een serieuze nasleep krijgen. Misschien komt er wel een recessie. Maar wanneer we hopen en denken aan de toekomst, zal er werk aan de winkel zijn.

Het belang van HR in deze crisis is dat ze in de situatie productief blijven managen. Mensen geruststellen, hoop geven, maar ook praktische ondersteuning bieden. Virtuele meetings faciliteren. Lean coffees organiseren. Maar natuurlijk ook: welke maatregelen en middelen kunnen we inzetten, welke regelgeving is er? Mensen het gevoel geven dat ze niet aan hun lot overgelaten worden, is erg belangrijk. Business as usual, maar óók netwerking en support. HR speelt dus een extreem belangrijke rol.”

Wat zijn belangrijke stappen voor organisaties om een mindshift te maken naar Agile HR?

“Als HR serieus is over Agile HR, dan moet het met zichzelf beginnen en zelf agile manieren van werken invoeren, en zelf de tests, tools en practices uitrollen. Denk aan value stream mapping, scrum, OKR’s, virtual trailer boards,…

PMT: Allemaal tools waarmee HR op zichzelf kan experimenteren. Daarna kunnen we die manier van werken verspreiden om de hele organisatie te betrekken. Samen mét de organisatie in plaats van HR te leveren áán de organisatie. Iedereen betrekken, zoals de sociaalpsycholoog Douglas McGregor beschrijft in ‘The Human Side of Enterprise’ met zijn Theorie X en Theorie Y. Het wordt cruciaal dat organisaties hun mensen vertrouwen. Medewerkers hebben een interne drive, je moet die alleen op de juiste manier naar boven zien te halen.
HR heeft mensen traditioneel altijd bekeken vanuit het negatiefst mogelijke perspectief. Alle processen, policies en regels zijn daarop gebaseerd. Maar je ziet dat het ook zonder regeltjes kan. Wanneer de organisatie transparant is, houden collega’s elkaar verantwoordelijk. Peer pressure is een zeer waardevol aspect van zelfsturing en eigenaarschap. Iedereen kan zelf informeel leiderschap opnemen. Transparantie vormt de basis.”

Je coacht ondernemingen bij hun transitie naar Agile. Wanneer lukt die transformatie (niet)?

PMT “Als het een traditionele, hiërarchische organisatie met klassieke budgetten blijft, is het wel een zeer harde noot om kraken. Gelukkig heb je meestal min of meer succesvolle cases. Bij de Zweedse vrachtwagenbouwer Scania, bijvoorbeeld, werken de agile coaches samen met HR. Hoewel er zeker inzicht is in hoeveel ze gemeenschappelijk hebben, kan je haast nooit zeggen dat Agile ergens ‘geïmplementeerd’ is.

Het is een geleidelijke beweging in een bepaalde richting. Je ‘leert’ er samen naartoe, maar een eindpunt bereik je nooit. Beschouw het eerder als een cultuur en mindset.

Hoe meer medewerkers die mindset aanvaarden, des te meer business agility je oogst. Het is een organisationele competentie en tijd is daarbij een belangrijke factor. Geen enkele directieraad hoeft de ‘investering’ in Agile HR daarbij als een obstakel te zien. Het leuke is dat het juist minder kost – je hebt niet al die policies en structuren nodig. Het gaat er juist om met welke dingen je kan stoppen en hoe snel dat kan.”

Een agile cultuur is geknipt voor millennials die de jobmarkt betreden?

PMT “Die groep heeft deze manier van werken in de genen. Veranderen is moeilijker dan medewerkers met een agile mindset aanwerven, dus agile start bij rekrutering. Om zich van daaruit in de organisatie te verspreiden.

Denk aan een theebuiltje dat je in heet water dompelt. Hoe meer theebuiltjes je hebt, hoe sterker de smaak. Het hoeft niet top-down. It spreads like a virus…”