Wie in een uitzendkantoor werkt, kent het dagelijkse puzzelwerk: kandidaten bellen, beschikbaarheden controleren, Excelbestanden bijwerken en openstaande shifts zo snel mogelijk invullen. Daardoor blijft er minder tijd over om kandidaten en klanten echt te leren kennen. Het Kortrijkse HR-techbedrijf bookU ontwikkelde daarom een AI-tool die een groot deel van die matching automatisch uitvoert.
bookU Staffing koppelt openstaande shifts aan geschikte kandidaten. Het systeem kijkt daarbij onder meer naar hun beschikbaarheid, woonplaats, ervaring, voorkeuren en eerdere prestaties bij dezelfde klant. Ook het type contract en wettelijke beperkingen worden meegenomen. Een opdracht die een planner vandaag vaak verschillende telefoontjes en controles kost, kan daardoor veel sneller worden ingevuld.
Meer shifts met hetzelfde team
Bij TMI, een Nederlands uitzendbedrijf gespecialiseerd in de zorg, steeg het aandeel ingevulde shifts na de invoering van de technologie van 60 naar 83 procent. Volgens het bedrijf worden shifts nu binnen twintig seconden bevestigd.
“We vullen elke maand 60 tot 80 procent meer shifts in, met hetzelfde planningsteam. De tijd die daardoor vrijkomt, gaat nu naar het uitbouwen van onze community”, zegt Femke De Bruijn, teamlead bij TMI.
Voor uitzendkantoren is dat belangrijk. Wanneer het aantal klanten en aanvragen stijgt, groeit doorgaans ook de hoeveelheid planwerk. Dankzij automatische matching kan een planningsteam meer aanvragen verwerken zonder bij iedere groei extra planners te hoeven inzetten.
Meer tijd voor mensen
De technologie verandert ook de inhoud van de job. Planners verliezen vandaag veel tijd aan terugkerende administratie, terwijl hun kennis van kandidaten en klanten net hun grootste meerwaarde vormt.
“Wat een planner uniek maakt, is dat hij zijn kandidaten en klanten kent. Precies dat deel van zijn job kwam de laatste jaren steeds meer onder druk te staan door administratie. Wij geven dat terug”, zegt Dieter Vanthournout, CEO van bookU.
De tijd die vrijkomt, kan opnieuw naar gesprekken met kandidaten, het onderhouden van contacten en het beter inschatten van de juiste match. Zeker in de uitzendsector blijft dat menselijke contact belangrijk. Een kandidaat die op papier geschikt lijkt, past daarom nog niet automatisch bij iedere klant, opdracht of werkomgeving.
Flexibel werk vraagt betere systemen
Die ondersteuning wordt relevanter nu flexibel werk verder groeit. Organisaties werken met tijdelijke krachten, verschillende contractvormen en uurroosters die snel kunnen veranderen. Veel uitzendkantoren proberen die complexiteit vandaag nog te beheren met spreadsheets, losse systemen en heel wat telefoontjes.
AI kan dat praktische puzzelwerk sneller verwerken. De planner krijgt daardoor een andere rol: minder tijd besteden aan het zoeken naar beschikbare kandidaten en meer tijd investeren in de relatie met mensen. Precies daar kan de menselijke kennis van een planner nog altijd het grootste verschil maken.
