Waarom een geschenk van € 40 in werkelijkheid € 140 kost
Belgische bedrijven besteden jaarlijks miljoenen aan personeelsgeschenken, maar onderschatten systematisch de werkelijke kost. Werknemers verwachten die attenties ook: 94% rekent jaarlijks op een geschenk van hun werkgever. Een analyse van het Gentse Kadonation toont nu aan dat de interne proceskosten van één enkel personeelsgeschenk kan oplopen tot € 100, bovenop de aankoopprijs. Voor een organisatie met 100 medewerkers kan dit een jaarlijkse verborgen kostenpost van ca. 20.000 euro betekenen. In tijden van stijgende loonkosten en arbeidsmarktkrapte, waarbij elke vorm van waardering telt voor retentie, wordt die verborgen kost steeds moeilijker te negeren.
Belgische bedrijven geven gemiddeld 4 personeelsgeschenken per werknemer per jaar, bijvoorbeeld voor verjaardagen, jubilea of eindejaar. Niet de aankoopprijs, maar de tijd die verschillende medewerkers besteden aan het zoeken, bestellen, opvolgen en administreren van een cadeau, blijkt de grootste kostenpost.
“De administratieve overhead blijft vaak buiten de radar van finance-afdelingen. De ‘Total Cost of Ownership’ per geschenk ligt hierdoor gauw tot 3 keer hoger dan louter de aankoopprijs”, zegt Jelle Van Roosbroeck, CFO en co‑founder van Kadonation.
Een eenvoudig voorbeeld illustreert dat: een teamlead zoekt een cadeau, vraagt goedkeuring, verzamelt het adres, plaatst de bestelling en bezorgt de factuur aan finance. “Organisaties weten wat kleine gebaren kunnen betekenen voor medewerkers, maar vergeten hoe tijdsintensief en dus kostelijk de processen erachter zijn. Niet het lintje of de verzending, maar de manuele workflow is de grootste kostenpost.”
Volgens de analyse van Kadonation zijn de kosten als volgt opgebouwd (gebaseerd op een gemiddelde loonkost van €0,63/min):
- Zoek- en besteltijd: tijd om een geschikt geschenk te vinden, goedkeuring te krijgen en een bestelling te plaatsen (€18–€30)
- Logistiek: adressen verzamelen, verzending regelen en leveringen opvolgen (€6–€13)
- Administratie: facturen verwerken, bonnetjes beheren en betalingen uitvoeren (€8–€16)
- Compliance en transparantie: leveranciersbeheer en het ontbreken van centraal inzicht in budgetten en geschenken (€15–€31)
Dit brengt de totale verborgen kosten op € 48 – € 100 per cadeau
Vooral kmo’s voelen die inefficiëntie. Waar grote bedrijven vaak centrale procurement- of HR-processen hebben, gebeurt gifting in kleinere organisaties meestal ad hoc: via teamleads, HR of finance.
“Bedrijven laten vandaag vaak onbewust geld liggen door een versnipperde aanpak,” zegt Van Roosbroeck. “Als elke attentie intern tijd en administratie vraagt, stapelen die kosten zich snel op. Dat budget kunnen ondernemers beter investeren in zaken die waarde creëren voor hun organisatie en hun mensen.”
Van willekeur naar strategische waardering
“CFO’s zien geschenken vaak als een HR-onderwerp, maar het is puur procesbeheer,” zegt Jelle Van Roosbroeck, CFO en co-founder van Kadonation. “Een Excel-lijst voor cadeaus? Dat klinkt voor velen als een kleine moeite, maar op schaal is het een hoofdpijndossier. We zien dat bedrijven onbewust kapitaal laten liggen in een versnipperde aanpak die niet meer van deze tijd is.” Voor HR-professionals die employee experience willen versterken zonder budgetoverschrijdingen, is geschenkenbeleid een onderschatte hefboom. Door gifting te centraliseren – vergelijkbaar met de shift naar digitale maaltijdcheques of geautomatiseerde payroll – wordt waardering van een administratieve last weer een strategische asset.
“In een gezonde bedrijfscultuur is waardering essentieel, maar de business case moet kloppen,” besluit Van Roosbroeck. “Elke euro die je bespaart op administratieve rompslomp, kun je investeren in de kwaliteit van het cadeau of in extra momenten van waardering. Dat is de slimste weg naar retentie van je talent.”
