Wat zijn de kosten eigen aan de werkgever voor thuiswerk?

De werkgever kan, onder bepaalde voorwaarden, een forfaitaire vergoeding als terugbetaling van kosten toekennen wanneer zijn werknemers regelmatig en structureel thuiswerken. Die vergoeding dient om de kosten te dekken die de werknemers maken en die ten laste komen van de werkgever. In de bijzondere context van de gezondheidscrisis heeft de fiscus een circulaire gepubliceerd waarin een aantal beginselen nog eens op een rijtje worden gezet en bepaalde voorwaarden gepreciseerd worden. Isabelle Caluwaerts, Legal Expert bij Partena Professional, legt alles uit.

Forfaitaire vergoeding? Welk bedrag?

Wanneer een werkgever een vergoeding toekent aan een werknemer, kan die vergoeding slechts worden aangemerkt als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever, op voorwaarde dat de werkgever het dubbele bewijs levert dat:

• de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn;
• die vergoeding ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.

De werkgever kan die vergoedingen forfaitair vaststellen wanneer hun bedrag is bepaald overeenkomstig ernstige normen die het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven.

Indien er effectief regelmatig en structureel aan thuiswerk wordt gedaan door werknemers , nl. minstens 5 werkdagen per maand, kan de werkgever een forfaitaire thuiswerkvergoeding toekennen van maximaal 129,48 euro per maand (bedrag van kracht sinds 1 april 2020). Bij de verkrijgers is die vergoeding een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever.

Voor wie?

De forfaitaire vergoeding kan worden toegekend aan werknemers die regelmatig en structureel thuiswerk doen en binnen een onderneming mag geen onderscheid gemaakt worden tussen de verschillende functiecategorieën waarop thuiswerk betrekking heeft.

De vergoeding moet niet evenredig worden verminderd in geval van deeltijdse prestaties. Als een deeltijdse werknemer effectief aan de voorwaarden voldoet om de forfaitaire thuiswerkvergoeding te ontvangen, mag de werkgever de maximale forfaitaire thuisvergoeding toekennen, ongeacht het aantal uren van de arbeidsovereenkomst.

De vergoedingen die als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever worden betaald aan de werknemers die een ‘salary split’ hebben, moeten anderzijds verminderd worden in verhouding tot de door deze werknemers in België uitgeoefende werkzaamheid.

Ten slotte mag het bedrag van de forfaitaire thuiswerkvergoeding ook worden uitbetaald tijdens het normale vakantieverlof, maar moet dit evenredig worden verminderd in geval van lange afwezigheid wegens andere redenen dan het jaarlijks vakantieverlof.

Welke soorten kosten?

De forfaitaire vergoeding wordt geacht de bureaukosten te dekken. Dit zijn kosten in verband met de inrichting en het gebruik (inclusief huur en eventuele afschrijvingen) van een bureau, printer- en computermateriaal, kantoorbenodigdheden, nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming, onderhoud, verzekering, onroerende voorheffing, … in de verblijfplaats van de werknemer.

Om eventueel dubbel gebruik van toegekende onkostenvergoedingen te vermijden, mag de forfaitaire thuiswerkvergoeding niet worden gecombineerd met eventuele andere vergoedingen voor bureaukosten die de werknemer al zou ontvangen. Ook de op basis van een forfaitair bedrag toegekende kosten eigen aan de werkgever mogen niet meer op andere wijze of op basis van bewijsstukken ten laste worden genomen.

Formaliteiten

De werkgever moet steeds nominatieve lijsten ter beschikking hebben met de werknemers die de forfaitaire thuiswerkvergoeding genieten.

Bovendien moet de forfaitaire thuiswerkvergoeding die als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever wordt betaald, verantwoord worden door individuele fiches. Op de fiche 281.10, naast rubriek b) van vak 26 ‘diverse inlichtingen’, moet de vermelding ‘JA – ernstige normen’ worden ingevuld aangezien deze forfaitaire kostenvergoeding is vastgesteld op basis van ernstige normen.

Als een werkgever daarenboven forfaitaire terugbetalingen van andere kosten eigen aan de werkgever dan de hierboven genoemde bureaukosten wil toekennen of forfaitaire terugbetalingen van eigen kosten van de werkgever voor bureaukosten die niet voldoen aan de hierboven genoemde voorwaarden wil toekennen of bepaalde andere bestanddelen, zoals bijvoorbeeld een bureaustoel, ter beschikking wil stellen, kan hij hiervoor altijd een aanvraag tot voorafgaande beslissing indienen bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen in fiscale zaken (DVB).

Inwerkingtreding

De circulaire is met terugwerkende kracht van toepassing vanaf 1 maart 2020.

Bron: Circulaire 2020/C/100 over kosten eigen aan de werkgever voor thuiswerk van 14 juli 2020