Voorkom de 6 meest gemaakt fouten als je als werkgever fietsen wilt aanbieden aan je medewerkers

De Verenigde Naties hebben 3 juni uitgeroepen tot ‘Wereld Fietsdag’ (Werelddag van de Fiets / World Bicycle Day). Ook werkgevers zien een stijgende vraag naar fietsen via de werkgever. SD Worx helpt werkgevers zodat de invoering van een fietsplan gesmeerd verloopt.

Dit zijn de zes meest gemaakte fouten, die je gemakkelijk kan vermijden:

Fout 1: Starten zonder stappenplan of check met de personeelsdienst

Brecht Mangelschots, adviseur bij SD Worx: “Af en toe zien we bedrijfsleiders die zo enthousiast zijn, maar toch beter even hoog op de trappers blijven staan, om eerst de personeelsdienst te betrekken. De eerste vraag die je moet stellen is: “Mag je zomaar een fiets geven aan je werknemers?” Sinds 1 januari 2018 hebben de RSZ en de fiscus een voordelig standpunt ingenomen waardoor er voor de fiets geen ‘Voordeel alle aard’ (VAA) meer verschuldigd is door de werknemer. Hij moet de fiets dan wel gebruiken voor zijn woon-werkverkeer; maar dan nog zijn er een paar valkuilen waarvoor je absoluut best de personeelsdienst of je sociaal secretariaat betrekt. Ga je bv. bijkomend ook een fietsvergoeding aanbieden of niet? En last but not least: hoe kan je dit best verwerken op de loonbrief ?”

Fout 2: Fietsen als een extra kost, bovenop de bestaande loonkost

“Natuurlijk kan je de fietsen ‘on top’ van je bestaande loonkost invoeren maar dan ben je het budgetneutraal fietsplan vergeten. Nogal wat bedrijven kampen met het vooroordeel dat flexibel verlonen enkel voor de grote jongens bestaat. Het goede nieuws is: er is een mini-flexplan voor elk bedrijf, dat toelaat om budgetneutraal te werken én de medewerker meer keuze geeft”, weet de adviseur van SD Worx.

Fout 3: Vergeten vergelijken: aankoop versus leasing

“In veel bedrijven is er een strikte cultuur: sommigen kiezen resoluut voor aankoop, anderen opteren voor lease. Bedrijven doen er goed aan om de voordelen van beide systemen naast elkaar te zetten en te overleggen met de boekhouding: sommigen zijn meer voorstander van de éénmalige investering bij aankoop; andere organisaties gaan eerder voor gespreide betalingen via een leaseformule; de leaseformule is iets duurder maar omvat ook onderhoud en verzekering. Kies een systeem dat past bij de bedrijfscultuur en leg de voordelen goed uit aan de medewerkers. Het zou jammer zijn om het kind met het badwater weg te gooien, omdat leasing minder past bij je bedrijf of omgekeerd.”

Fout 4: Enkel verlaging brutoloon overwegen

“Je toekomstig brutoloon verminderen om daarmee budget te creëren, is maar het laatste redmiddel voor budgetcreatie aan werknemerskant,” stelt SD Worx: “Bekijk eerst welke extralegale loonelementen zich kunnen lenen tot flexibilisering. Denk bijvoorbeeld aan variabel loon of de eindejaarspremie. Deze aanpak is veel gemakkelijker naar workload en transparanter naar de werknemer, maar het is niet mogelijk in elke sector.”

Fout 5: Arbeiders vergeten

SD Worx: “Ook voor arbeiders zijn er mogelijkheden, maar de invoering bij arbeiders vergt analyse en gespecialiseerde kennis, zodat je niet voor verrassingen komt te staan. Realiseer daarmee een nieuw fietsmobiliteit zowel bij bedienden als voor je arbeiders. Leg duidelijk uit wat de impact is op pensioen, vakantie, ziekte en werkloosheid, indien je moet opteren voor een vermindering van het brutoloon.”

Fout 6: Ondoordachte bestelprocedure

“Denk op tijd na over hoe je het bestelproces ziet: mogen je medewerkers het hele jaar door bestellen en hoeveel tijd heeft de personeelsdienst om dit op te volgen? Tegenwoordig bieden steeds meer werkgevers het ‘continu shoppen’ aan binnen hun systeem van flexibel verlonen. Of beperk je het keuzemoment tot bijvoorbeeld 2 weken per jaar. Mogelijk wil je administratieve workload en opvolging beperken. Weet dat je het plaatsen en opvolgen van bestellingen kan automatiseren. Dat maakt het leven heel wat lichter,” weet Brecht Mangelschots van SD Worx.