Bij Volvo Car Gent hebben ze het belang van de employee experience begrepen. Een uitgekiende roadmap zorgt ervoor dat de 7000 werknemers zich gewaardeerd voelen – en zo het bedrijf vooruithelpen.
Twee ‘Volvo-producten’, noemen ze zich trots. David Muylaert, een Volvo-product met Deloitte achtergrond, begon als jurist binnen de personeelsdienst. Twaalf jaar later is hij als HR Director People Experience verantwoordelijk voor een equipe van 35 HR-medewerkers bij de Gentse site van Volvo Cars.
Kim Holvoet is een 100% Volvo-product: “Ik startte hier als stagiair en groeide door tot Talent Acquisition & Development manager. Dat ik hier na al die jaren nog met evenveel plezier werk, heeft alles te maken met de focus op de medewerker”.
Het thema van dit nummer “employee experience” matcht met de “People Experience” in de functietitel van David Muylaert. Toeval? David legt uit: “Het is een Zweedse functietitel en illustreert perfect de visie van onze HR-dienstverlening: we willen al onze medewerkers de best mogelijke ervaring garanderen in alle mogelijke touchpoints voor, tijdens en na de tewerkstelling.
“Onze HR-diensten en -processen organiseren we zo kwalitatief mogelijk mét de nodige zorg voor de medewerker, van ingang, en indien nodig, tot exit. Het beeld dat ons hierin leidt is een roadmap die -naar analogie met het autorijden- aantoont dat je als medewerker doorheen je hele employee journey belangrijke en essentiële elementen te doen hebt of kan tegenkomen: van je gordel aandoen, tot van rijbaan veranderen en opladen”.
David Muylaert, HR Director People Experience – Volvo Car Gent
Belangrijke touchpoints in een (werk)leven:
Connecting
“Alles start met een aantrekkelijke employer brand”, stelt Kim. “We hebben het geluk een werkgever te zijn met grote naamsbekendheid. En toch blijft het ook voor ons belangrijk om actief te zijn op de socials. Zo posten we over evenementen in samenwerking met VDAB, Stad Gent en onze contacten met scholen. We plannen ook om onze medewerkers vaker voor het voetlicht te plaatsen en frequenter te delen over onze talrijke interne events, zoals het succesvolle Energy@Volvo, een programma voor medewerkers rond voeding, sport,…”
“Maar daar stopt het niet voor mijn team”, vertelt Kim. “Want ook tijdens de fase van werving en selectie gaan we de extra mile voor kandidaten. Storingstechniekers zijn qua profiel erg moeilijk te vinden. Bijgevolg is niets ons te veel. We bevragen actief wat iemand nog nodig heeft bij twijfel. Een extra rondleiding? Een bijkomend gesprek? Check! Stel dat iemand uiteindelijk niet kiest voor Volvo, is het mogelijks toch een ambassadeur met een positieve beleving. We hopen dat deze persoon zegt: amai, bij Volvo doen ze écht een extra inspanning.”
Buckle up
Tijdens de eerste werkdag zorgen ze bij Volvo voor een heldere communicatie: hoe bereik je gemakkelijk het werk? Waar kan je jouw auto parkeren? Waar moet je je aanmelden? Kim is ervan overtuigd dat “het verschil in de kleine, misschien vanzelfsprekende dingen zit, zoals een vriendelijk onthaal aan de receptie.”
Getting up to speed
Eenmaal aan boord is er voor de nieuwe medewerkers een traject van 14 dagen waarbij ze kennismaken met de verschillende facetten binnen Volvo, zoals kwaliteit, veiligheid, …. Tijdens een grote aanwervingsgolf is dit logischerwijs een hele uitdaging, aldus Kim: “We streven te allen tijde naar een zo optimaal mogelijke én kwalitatieve begeleiding van nieuwe mensen.”
Staying on track
“Deze fase focust op alignment, feedback en performance”, zegt David. “We zetten, nog meer dan vroeger, in op onze leidinggevenden omdat we geloven in het belang van 1 op 1 gesprekken met hun medewerkers. Het is een continuous dialogue: hoe verloopt je loopbaan? Maar we stimuleren ook vragen als: hoe gaat het met jou als persoon?”
Kim verzekert dat ze ook op organisatieniveau willen nagaan of ze kunnen bijsturen.
“Via de Skip level meetings en ook via onze tevredenheidsenquêtes, twee maal per jaar, houden we de vinger aan de pols. De resultaten bespreken we systematisch op plant management-niveau met als agendapunten: waar moeten we bijsturen, welke opportuniteiten zijn er en hoe communiceren we hierover?”
Kim Holvoet, Talent Acquisition & Development manager – Volvo Car Gent
Gearing up
David geeft aan dat ze, specifiek op vlak van training voor leidinggevenden, de laatste jaren een tandje hebben bijgestoken: “Tijdens de lockdown vonden sommige leidinggevenden het minder evident om hun medewerkers op te bellen met de vraag hoe het met hen ging.” Kim vult aan: “Voor iedere doelgroep, van teambegeleider tot supervisor beschikken we over een opleidingstraject rond soft skills.”
Re-route
Soms is het nodig -even- afstand te nemen van het werk: “We merken een verschil tussen onze productie en niet-productie omgeving, waarbij het in een productieomgeving lastiger is om een balans te vinden tussen werk en leven. Aangezien we werken in ploegen is het voor supervisors op vlak van thuiswerken en glijdende uren minder evident, maar wel mogelijk. Ik droom ervan dat we ooit bijvoorbeeld flexibeler kunnen plannen over de shiften heen. Maar ondertussen ben ik blij met de shift van time-driven (je hebt pas goed gewerkt als je veel uren hebt gedaan) naar result-driven”, oppert David.
Re-charge
“In een wereld waar de druk hoog ligt, zijn het wel de mensen die het verschil maken.” David is stellig hierin en vindt dat “onze mensen altijd bij iemand terecht moeten kunnen, ook als het minder goed gaat. In eerste instantie zijn er de hiërarchische lijn, onze HR Business Partners, de sociale dienst en de vertrouwenspersonen. “
Maar is de drempel te groot, dan beschikken we over een employee assistance-programma waar medewerkers anoniem terechtkunnen met hun psychologische, financiële en juridische vragen.”
David Muylaert, HR Director People Experience – Volvo Car Gent
A new destination
Soms geeft een nieuwe bestemming zuurstof en tegelijk is het altijd jammer om afscheid te nemen van een medewerker. Kim besluit dat “ook bij een exit de juiste zorg, de juiste gesprekken en correcte afhandeling van administratie cruciaal zijn. Zodat degenen die ons verlaten, ook Volvo-ambassadeur blijven.”
