Succes in een hybride werkomgeving? Ga ‘back to the basics’ met HR

Voor veel medewerkers was het telewerk van de voorbije maanden een verademing. Ze zijn nu productiever en hebben een goede werk-privébalans gevonden. Toch zijn er medewerkers die thuis net de connectie met hun collega’s en de organisatie verloren zijn, waardoor een hybride werkomgeving een goede oplossing kan zijn.

Voor HR biedt hybride werken dan weer de kans om in te zetten op welzijn en naar de basis te kijken: de mensen in de organisatie.

Hoeveel dagen per week mogen uw medewerkers thuis werken? In veel organisaties is deze vraag niet meer dan een mathematische oefening. Uiteraard hebben medewerkers richtlijnen nodig en is het belangrijk om een algemeen kader voor telewerk te scheppen. Binnen dat kader moeten mensen ook vrijheden krijgen, maar HR en wellbeing specialist Attentia merkt dat dit in de meeste organisaties nog niet het geval is. Het is te gemakkelijk om niets te leren uit het verleden en vandaag gewoon te hervatten met wat voor corona de regel was. Met volgend advies maken HR en leidinggevenden echt het verschil voor de mensen in de organisatie en wordt het hybride werken een succes:

Leg de nadruk op het ‘waarom’ van iedere vergadering

Niemand heeft zin om terug te keren naar die oude vergadercultuur waarbij we van de ene naar de andere vergadering lopen. Ga daarom eerst na of iemand aanwezig moet zijn.

Begin elke vergadering met een check-in waarbij je benoemt waarom iedere persoon is uitgenodigd. Zo’n check-in is ook het ideale connectiemoment door mensen bijvoorbeeld te vragen hoe het met hen gaat.

In veel vergaderingen is het bovendien niet nodig om van begin tot eind aanwezig te zijn. Maak dus ruimte voor een check-out en laat mensen vertrekken zodra het voor hen niet meer relevant is. Probeer in een hybride werkomgeving ook zoveel mogelijk de combinatie van fysieke en digitale deelnemers te vermijden. Wie digitaal aansluit, verdwijnt na een tijdje onherroepelijk op de achtergrond. Zeker voor feedback is het belangrijk dat een gesprek via een niet-digitaal kanaal gebeurt. Leg bij dit soort vergaderingen altijd goed uit waarom je mensen op kantoor verwacht.

Gooi goede gewoonten niet zomaar overboord

Het plotse isolement tijdens de pandemie was voor niemand een fijne ervaring. Toch zijn er dingen die we kunnen meenemen in het postcoronatijdperk. Denk aan de opmars van wandelcoaching in openlucht. Waarom zouden we dat nu plots niet meer doen? Bij onboarding of coaching heeft deze manier van werken een bijzonder gunstig effect. Tijdens een wandeling nemen we automatisch meer tijd om te praten.

Ook voor arbeiders is het een uitstekend idee om tijdens de middag regelmatig eens met hun ploegbaas naar buiten te gaan om te wandelen of te lunchen. Door dit na de pandemie te blijven doen, toont de teamleider dat hij zijn arbeiders apprecieert en tijd voor hen vrijmaakt.

Voer het debat ook openlijk op C-level

Het gesprek over hybride werken en de impact op welzijn moet zich op alle niveaus van de organisatie afspelen. Ook in de directiekamer kan zo’n discussie tot verrassende resultaten leiden, waarbij de CEO en een groot deel van het managementteam soms op een andere golflengte zitten. Op dit niveau wordt ook de kost dikwijls de drijfveer. Gooi daarom alles van tafel en maak tijd om ook op C-level te praten over de mensen in de organisatie. Wat verwachten je mensen en hoe groot is de impact van een beslissing voor hen?

Maak als leidinggevende duidelijk wanneer je op kantoor bent

In een hybride werkomgeving doen leidinggevenden er goed aan om aan te kondigen wanneer ze beschikbaar zijn. Vertel medewerkers bijvoorbeeld op welke dag je op kantoor bent, zodat ze weten wanneer ze met vragen kunnen langskomen. Of maak duidelijk dat je op vaste thuiswerkdagen liever niet gestoord wil worden. Focustijd is immers een belangrijke reden waarom we aan telewerk doen.

Bespaar niet zomaar op kantoorruimte voor medewerkers

Veel bedrijven zijn volop bezig om de kantoorruimte anders in te richten. Schrap echter niet lukraak werkruimte om kosten te besparen. Medewerkers mogen in geen geval het gevoel hebben dat ze niet meer welkom zijn. Als mensen bijvoorbeeld behoefte voelen om fulltime terug naar kantoor te komen, dan moeten ze weten dat dit mogelijk is.
Sommige medewerkers snakken ook opnieuw naar een vast plekje op kantoor en willen niet zomaar om het even waar gaan zitten. Daarnaast zien we dat veel medewerkers geneigd zijn om vooral op dinsdag en donderdag naar kantoor te komen. Dat zijn dus heel wat uitdagingen die een impact hebben op beslissingen over kantoorruimte. Betrek daarom je mensen bij het beleid en stel open vragen.

Knippen in werkruimte kan zomaar gelijk staan met het doorbreken van de connectie die medewerkers met de organisatie ervaren.

Een hybride werkomgeving vraagt om een nieuwe strategie waarbij HR en de leidinggevende van een team de brug slaan met het welzijn van hun medewerkers. Uiteraard moeten bedrijven niet alles loslaten en is er nog steeds nood aan een duidelijk werkkader. Maar succesvolle organisaties hebben vertrouwen in hun medewerkers en geven leidinggevenden middelen om in te zetten op sterk leiderschap.

Opinie David Schoonens, Director HR Business Midsize & Large bij Attentia