Nieuwe werknemers aanwerven tijdens de pandemie, hoe doe je dat?

Volgens een studie van Partena Professional is meer dan één op drie ondernemingen van plan om in 2021 personeel aan te werven. Maar na de pandemie moeten de sociale contacten nog altijd zeer beperkt blijven, wat de aanwerving van een nieuwe werknemer kan bemoeilijken.

• Kunnen de verschillende gesprekken in het aanwervingsproces allemaal op afstand worden gevoerd?
• Mag de arbeidsovereenkomst digitaal worden ondertekend?
• Hoe moet het nieuwe materiaal (laptop, mobiele telefoon, enz.) tot bij de werknemer geraken?

Catherine Mairy, Legal Expert, legt uit.

Kunnen de verschillende interviews op afstand plaatsvinden?

Ja, de meeste sollicitatiegesprekken kunnen theoretisch op afstand worden gevoerd via tools zoals Teams, Skype, Zoom, enz. We denken hierbij bijvoorbeeld aan gesprekken die eerder bedoeld zijn om de onderneming en de kandidaat met elkaar kennis te laten maken of om te onderhandelen over het loon en de eventuele toekenning van voordelen aan de toekomstige werknemer. Hetzelfde geldt voor gecomputeriseerde tests, psychotechnische tests, persoonlijkheidstests en intelligentietests die bij selectieprocedures worden gebruikt. Dit zijn tests die, in de regel, gemakkelijk op afstand kunnen worden georganiseerd. Deze tests mogen echter niet worden verward met de praktische tests die kandidaten voor een vacature onder bepaalde voorwaarden moeten afleggen voordat zij kunnen worden aangeworven.

Hoe zit het met de praktische tests?

De praktische tests die tijdens een selectieprocedure plaatsvinden, de zogenaamde “voorafgaande tests bij aanwerving”, kunnen moeilijk of onmogelijk op afstand worden uitgevoerd. “Neem bijvoorbeeld het geval van een sollicitant voor manueel werk die ermee instemt een test voorafgaand aan de aanwerving af te leggen. Deze test zal waarschijnlijk in fysieke aanwezigheid moeten plaatsvinden; uiteraard moeten dan de geldende gezondheidsvoorschriften in acht worden genomen. Het is ook belangrijk te onderstrepen dat een voorafgaande test bij aanwerving moet voldoen aan een reeks strikte regels om niet te worden beschouwd als een arbeidsprestatie,” legt Catherine Mairy, Legal Expert bij Partena Professional, uit.

En hoe zit het met de onboarding?

Dezelfde vraag kan ook worden gesteld voor de onboarding van nieuwe werknemers. “Of het nu om sollicitatiegesprekken of onboarding gaat, de redenering blijft dezelfde. Alles wat op afstand gedaan kan worden, moet ook zo gebeuren. Maar in sommige situaties is dit misschien niet mogelijk. Neem nu het geval van een nieuwe werknemer die door zijn collega’s moet worden opgeleid in het gebruik van een computertool of een software waarmee hij niet vertrouwd is en waarvan de opleiding zeer complex is en verscheidene weken in beslag neemt. Dit is quasi onmogelijk te organiseren op afstand. De onderneming zou de opleiding met fysieke aanwezigheid kunnen organiseren, maar dan wel met inachtneming van de geldende gezondheidsmaatregelen,” vervolgt Catherine Mairy.

Mag de arbeidsovereenkomst digitaal worden ondertekend?

Ja, een arbeidsovereenkomst kan perfect worden ondertekend door middel van een elektronische handtekening. Deze elektronische arbeidsovereenkomst zal dezelfde juridische waarde hebben als een met de hand ondertekende arbeidsovereenkomst. “Maar let op, een digitale handtekening is niet hetzelfde als een gescande handtekening onderaan het document. De elektronische arbeidsovereenkomst zal bijvoorbeeld moeten worden ondertekend door middel van de elektronische eID-handtekening (elektronische identiteitskaart) en dit binnen dezelfde termijn als een papieren arbeidsovereenkomst. Dit betekent dat als de werknemer voor bepaalde tijd of deeltijds wordt aangeworven, de arbeidsovereenkomst uiterlijk moet worden gesloten op het moment dat de uitvoering van zijn overeenkomst begint,” legt Catherine Mairy uit. De werkgever moet er ook voor zorgen dat de elektronische arbeidsovereenkomst wordt gearchiveerd bij de verlener van een elektronische archiveringsdienst.

Hoe moet de werkgever de nieuwe werknemer zijn materiaal bezorgen?

“Het hangt allemaal af van het soort materiaal waarover de nieuwe werknemer beschikt. We moeten met gezond verstand handelen. Als de nieuwe werknemer zal telewerken, is het voor de werkgever heel goed mogelijk om al het materiaal dat de werknemer nodig heeft om te telewerken (laptop, enz.) via een vervoerder bij hem thuis af te leveren,” besluit Catherine Mairy.