Moeten we exit interviews vaarwel zeggen?   

Experts schatten dat de kosten van verloop kunnen oplopen van 90% tot 200% van het jaarloon van de vertrekker. Naarmate de krapte op de arbeidsmarkt groeit, neemt de kost van verloop bovendien alleen maar toe. Een geschikte vervanger aantrekken, vereist dan immers meer tijd en middelen. Niet verrassend dus dat werkgevers naar exit interviews grijpen om meer inzicht te verkrijgen in waarom werknemers hun organisatie verlaten. Maar, levert zo een exit interview wel betrouwbare informatie op?

Organisaties doen exitgesprekken in de eerste plaats om te leren hoe ze kunnen voorkomen dat nog andere werknemers de organisatie verlaten. Soms grijpt een manager zo een gesprek ook aan om de medewerker alsnog te overtuigen om te blijven. Hoewel ze informeel kunnen plaatsvinden, zijn exitgesprekken vaak formeel ingebed in organisaties. Ze gaan in principe door tussen de kennisgeving van het ontslag en de laatste werkdag. Meestal doet iemand anders dan de leidinggevende het gesprek. Zo heeft bijvoorbeeld een HR business partner normaal de nodige interview vaardigheden en een meer neutrale positie. Het stellen van een standaard set aan vragen moet systematische en vergelijkbare inzichten opleveren. Door te benadrukken dat het gesprek confidentieel is en als doel heeft om het organisatiebeleid te verbeteren, trachten organisaties vertrekkers aan te moedigen om hun oprechte mening te geven.

De vraag is daarentegen of exit interviews nu echt wel accurate informatie opleveren?

Het ligt niet aan jou, maar aan mij

Hoewel exit interviews al lang in gebruik zijn, moet ik eerst en vooral vaststellen dat er op vandaag opvallend weinig onderzoek rond is gebeurd. Ik lees wel dat academische experts hun betrouwbaarheid sterk in vraag stellen. Zo weten we dat mensen vaak niet goed zijn in het correct reconstrueren hoe ze tot een bepaalde beslissing zijn gekomen. We streven naar een verhaal dat logisch klinkt, ook al heeft het niet perfect weer hoe de dingen in werkelijkheid zijn verlopen.

Iemand kan ook diverse motieven hebben om bewust maar de halve waarheid te vertellen. Misschien wil men conflicten met een leidinggevende vermijden, collega’s die achterblijven niet in de problemen brengen, of de eigen reputatie vrijwaren. Een bijkomend probleem is dat exit interviews in de praktijk vaak onvoldoende gestructureerd verlopen.

Zo weet je niet zeker of in alle interviews wel exact dezelfde vragen zijn gesteld en of bepaalde antwoorden niet in de mond zijn gelegd door de manier van vragen stellen. Misschien is de interviewer ook selectief of onzorgvuldig in het noteren of rapporteren van de antwoorden die door de werknemer zijn gegeven.

Organisaties moeten dus echt voorzichtig zijn met de interpretatie van exit interviews en hier eigenlijk niet te veel belang aan hechten, als je het mij vraagt.

Opdat interviews navolgbare inzichten kunnen opleveren, vereist hun afname, registratie, analyse en rapportage een methodische aanpak. Zo een grondig, kwalitatief onderzoek vergt dus nogal wat tijd, iets wat een HR business partner vaak te kort komt. Als je dan bovendien bedenkt dat ze wellicht weinig accurate informatie opleveren, kun je je ernstige vragen stellen bij de ROI van exitgesprekken.

Offboarding

Er zijn echter ook redenen om exit interviews toch niet definitief uit te zwaaien. Zo weten veel werknemers deze gesprekken wel te waarderen omdat ze zich op dat moment gehoord en erkend kunnen voelen. Een constructief exitgesprek kan positieve gevoelens ten aanzien van de organisatie losmaken bij werknemers. Hierdoor zou de kans verhogen dat ze ooit opnieuw solliciteren bij hun voormalige werkgever, ze nog steeds de producten of diensten van de organisatie aankopen, of de organisatie nog steeds aanbevelen bij anderen.

Organisaties kunnen dit nog verder in de hand werken door tijdens het exitgesprek proactief positieve signalen uit te sturen naar de werknemer die de organisatie verlaat, bv. door hen te bedanken en succes te wensen. Enkele studies wijzen aan dat ex-werknemers die een exitgesprek hebben gehad zich positiever uitlaten en minder klagen over hun voormalige werkgever dan werknemers die geen exitgesprek hebben gehad.

Afschaffen?

Alles samengenomen, lijken exit interviews mij geen must. Ik geloof op dit moment niet dat het organisaties echt waardevolle inzichten kan opleveren over waarom mensen vertrekken en wat ze eraan kunnen doen. Organisaties die ze wel al afnemen, zou ik nu ook weer niet aanbevelen om ze meteen af te schaffen. Het is net een instrument waarlangs de arbeidsrelatie op een positieve manier kan worden afgerond. Organisaties kunnen dus zeker ook overwegen om exitgesprekken net met dat doel in te zetten, naast andere praktijken die kunnen bijdragen tot een positieve offboarding-ervaring zoals een afscheidsdrink organiseren, de werknemer bij een extern contact introduceren, of een soort alumniwerking opzetten. Werknemers die vertrekken, gaan sowieso nog over de organisatie praten tegen anderen. Organisaties kunnen er dus beter voor zorgen dat de weg naar buiten voor de werknemer fijn verloopt. Verlies hierbij uitzendkrachten, tijdelijk personeel of freelancers niet uit het oog.

Deze gastblog werd geschreven door Cédric VelgheThe Vigor Unit

XX FOTO EXPERT AG HEALTH Cedric Velghe gf 683x1024 1

Schrijf je in op de wekelijkse HR-nieuwsbrief

Ook interessant

LEES MEER