Hoe de negatieve gevolgen van het ervaren van administratieve lasten verminderen?

De publieke sector wordt gekenmerkt door een hoge mate aan formalisering. Regels, voorschriften en procedures vormen dan ook vaak de basis van het beroepsleven van medewerkers die actief zijn in de publieke sector. Helaas blijken veel van deze regels, voorschriften en procedures tijdrovend en weinig functioneel te zijn, en kunnen ze dus worden gecategoriseerd als administratieve lasten.

Eerder onderzoek toonde reeds aan dat administratieve lasten nadelige gevolgen hebben voor de attitudes en het gedrag van medewerkers. De onderliggende mechanismen en randvoorwaarden die verklaren waarom medewerkers op een bepaalde manier op administratieve lasten reageren, blijven echter onduidelijk.

Daarom onderzocht ik mijn doctoraat hoe en wanneer administratieve lasten gerelateerd zijn aan de attitudes en het gedrag van medewerkers. Om deze vraag te beantwoorden, voerden we vier empirische studies uit waarvoor we perceptuele data verzamelden via enquêtes die werden afgenomen bij hoofdverpleegkundigen, leraren en schooldirecteuren.

Belangrijk is dat eerder onderzoek aantoont dat de negatieve gevolgen van administratieve lasten niet significant verschillen tussen verschillende sectoren en contexten. Daarom stellen we dat de generaliseerbaarheid van onze bevindingen wellicht verder gaat dan alleen de verpleegkundige- en onderwijscontext.

Wat zijn de negatieve gevolgen van het ervaren van administratieve lasten?

Onze eerste empirische studie levert bewijs voor een negatieve relatie tussen de hoeveelheid administratieve lasten waargenomen door hoofdverpleegkundigen en hun jobtevredenheid. Aangezien we onze data verzamelden bij medewerkers met leidinggevende verantwoordelijkheden, konden we ook nagaan of administratieve lasten negatief gerelateerd zijn aan hun beslissingsbevoegdheid als leidinggevende. Onze resultaten tonen aan dat administratieve lasten inderdaad hun vrijheid en autoriteit om beslissingen te nemen als leidinggevende inperkt. Deze lagere beslissingsbevoegdheid is dan weer gerelateerd aan een lagere jobtevredenheid.

Vervolgens toont onze tweede studie aan dat het ervaren van administratieve lasten die hun oorsprong vinden in digitale instrumenten positief samenhangt met de intentie van leraren om hun school te verlaten. Wanneer we dieper ingaan op deze relatie, zien we dat er een positieve associatie aanwezig is tussen administratieve lasten die voortkomen uit digitale instrumenten en de emotionele uitputting van leraren, wat op zijn beurt positief gerelateerd is aan hun intentie om de organisatie te verlaten. Door specifiek te focussen op de aanwezigheid van administratieve lasten binnen digitale instrumenten, leveren we bovendien bewijs dat digitalisering niet altijd een volledig positieve transformatie is, aangezien digitale instrumenten ook extra werkeisen kunnen meebrengen voor medewerkers, wat kan leiden tot negatieve HR-uitkomsten.

Vervolgens levert onze derde studie bewijs voor een negatieve indirecte relatie tussen administratieve lasten die voortkomen uit digitale instrumenten en de affectieve betrokkenheid van leraren, via rolonduidelijkheid en werkbevlogenheid. Meer bepaald, wanneer leraren veel zinloze en tijdrovende regels ervaren met betrekking tot de digitale leeromgeving, kan het voor hen onduidelijk worden wat hun taken precies zijn en wat er van hen verwacht wordt. Deze rolonduidelijkheid is op zijn beurt geassocieerd met minder enthousiasme, een gevoel van verminderde energie en minder opgaan in het werk. Vervolgens is deze lagere werkbevlogenheid geassocieerd met een lagere emotionele verbondenheid met de organisatie.

Ten slotte onderzochten we in een vierde studie de relatie tussen administratieve lasten en de inzetbaarheids-competenties van leraren op de arbeidsmarkt. Onze resultaten tonen aan dat er een negatieve relatie bestaat tussen administratieve lasten en balans. Dit wijst erop dat wanneer leraren geconfronteerd worden met grote hoeveelheden administratieve lasten, ze bijvoorbeeld niet langer het gevoel hebben dat hun inspanningen in verhouding staan tot wat ze ervoor terugkrijgen. Daarnaast vonden we bewijs voor een negatieve relatie tussen administratieve lasten en de persoonlijke flexibiliteit van de leraar. Dit wijst erop dat wanneer leraren met grote hoeveelheden administratieve lasten geconfronteerd worden, zij meer moeite zullen hebben om zich aan te passen aan veranderingen op de arbeidsmarkt.

Vervolgens blijkt uit onze analyses dat de gepercipieerde impact op werkresultaten een onderliggend mechanisme is. Met andere woorden, wanneer leraren worden belemmerd door administratieve lasten, wordt het moeilijker voor hen om te geloven dat ze invloed kunnen uitoefenen op werkuitkomsten, wat op zijn beurt geassocieerd is met een lagere balans en een lagere persoonlijke flexibiliteit.

Hoe kunnen de schadelijke gevolgen van administratieve lasten ingeperkt worden?

Het onderzoek uit dit doctoraat toont aan dat zowel frontliniemedewerkers als leidinggevenden negatief worden beïnvloed door de aanwezigheid van administratieve lasten. Daarom is het belangrijk dat organisaties, beleidsmakers en overheden kritisch bekijken welke regels, voorschriften en procedures als administratieve lasten worden ervaren, en deze aanpassen of verwijderen.

Hoewel administratieve lasten waar mogelijk moeten worden verwijderd, zullen medewerkers in de publieke sector altijd met administratieve lasten geconfronteerd blijven worden – al geldt het evenzeer voor medewerkers in de private sector –. Organisaties zijn bijvoorbeeld niet altijd in staat om extern opgelegde regels aan te passen of te verwijderen. Het is dan ook uiterst relevant dat ons onderzoek ook inzichten biedt in hoe de negatieve gevolgen van administratieve lasten kunnen worden ingeperkt.

Autonome motivatie

De resultaten uit onze eerste studie tonen aan dat autonoom gemotiveerde medewerkers minder sterk beïnvloed worden door de aanwezigheid van administratieve lasten. Autonoom gemotiveerde medewerkers doen hun werk uit vrije wil, zijn geïnteresseerd in hun werk en hebben plezier in het uitvoeren van hun taken. Deze motivatie zal de impact van administratieve lasten bufferen, waardoor de negatieve gevolgen worden afgezwakt.

Bijgevolg kan het nuttig zijn dat organisaties extra inspanningen leveren om de autonome motivatie van hun medewerkers te stimuleren.

Eerder onderzoek toont aan dat er verschillende manieren bestaan om de autonome motivatie van medewerkers te stimuleren:

Geef medewerkers voldoende vrijheid in het uitvoeren van hun taken.
Leg medewerkers duidelijk uit waarom het belangrijk is een bepaalde taak uit te voeren.
Geef medewerkers voldoende uitdagende taken zodat ze de kans krijgen om te laten zien waartoe ze in staat zijn.
Moedig medewerkers aan om zelf initiatief te nemen en oplossingen te bedenken.
Geef medewerkers positieve feedback wanneer zij een taak tot een goed einde hebben gebracht.
Bied medewerkers voldoende opleidingen aan zodat ze zich kunnen blijven ontwikkelen.

Administratieve lasten bij leidinggevenden

Vervolgens tonen de resultaten van onze tweede studie aan dat administratieve lasten bij leidinggevenden de schadelijke effecten van administratieve lasten op een lager organisatieniveau versterken. Meer bepaald, wanneer leidinggevenden veel tijd besteden aan het naleven van allerlei regels, voorschriften en procedures, kunnen ze – onbewust – aan hun medewerkers het signaal geven dat ze dit heel belangrijk vinden, waardoor hun medewerkers ook meer aandacht gaan besteden aan taken die zij als administratieve lasten beschouwen.

Daarom is het belangrijk dat leidinggevenden voldoende aandacht besteden aan de signalen die ze naar hun medewerkers sturen.

Ontwikkelingsbeloningen

Tot slot tonen de resultaten van onze vierde studie aan dat wanneer organisaties voldoende ontwikkelingsbeloningen bieden aan hun medewerkers, de negatieve gevolgen van administratieve lasten verzwakken.

Ontwikkelingsbeloningen verwijzen naar het geheel van immateriële stimulansen waar medewerkers binnen hun organisatie van genieten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan deelname aan besluitvormingsprocessen en toegang tot opleidingen.

Hoe kunnen organisaties ontwikkelingsbeloningen stimuleren?

Beklemtoon de loopbaanontwikkeling van medewerkers.
Hecht belang aan de jobtevredenheid van medewerkers
Geef medewerkers de kans om hun talenten te ontwikkelen.
Behandel medewerkers eerlijk.
Waardeer de suggesties van medewerkers m.b.t. de organisatie.
Geef medewerkers zeggenschap binnen hun verantwoordelijkheidsgebied.
Moedig medewerkers aan om actief deel te nemen aan besluitvorming op afdelings- en/of organisatieniveau.

Kortom, wanneer organisaties extra inzetten op enkele van de bovengenoemde praktijken, zal dit ervoor zorgen dat de negatieve gevolgen van het ervaren van administratieve lasten worden ingeperkt.