De zeven meest prangende thuiswerk-vragen én de antwoorden daarop

Als de eerste lockdown de visie van bedrijven rond thuiswerken nog niet veranderd heeft, dan zal de tweede dat ongetwijfeld wel doen. Thuiswerk is niet meer incidenteel, maar blijft ook in de nabije en verre toekomst een vaste waarde van de (digitale) werkvloer vormen.

Door de verstrengde maatregelen zitten heel wat werkgevers met zo mogelijk nog meer vragen. Sarah De Groof, hr-expert van het Kenniscentrum Acerta formuleerde heldere antwoorden op de zeven meest prangende telewerk-gerelateerde vragen.

1. Is er sprake van structureel of occasioneel thuiswerk?

De coronacrisis stelt ons voor een ongeziene situatie waarin werkgevers een massale omslag hebben gemaakt (of maken) naar thuiswerk. In het bestaand wettelijk kader, wordt een onderscheid gemaakt tussen structureel en occasioneel telewerk.

Structureel telewerk wordt geregeld door CAO nr. 85. Het betreft een vorm van telewerk (met de inzet van informatietechnologie) die op vrijwillige en regelmatige basis wordt uitgevoerd, aan een vooraf bepaalde frequentie. Daarnaast bestaat ook occasioneel telewerk: deze vorm wordt geregeld door de wet van 5 maart 2017 betreffende werkbaar en wendbaar werk (de wet Peeters) en betreft incidenteel telewerk.

Het huidige thuiswerk dat vaak door corona als dwingende maatregel is ontstaan of uitgebreid, sluit evenwel niet naadloos aan bij één van beide vormen. Dat het om een overmachtssituatie gaat, is duidelijk. Dat deze langdurig is, blijkt evenzeer. Maar wat het gevolg daarvan is voor het corona-thuiswerk, is juridisch minder een zwart-wit verhaal. In elk geval denken heel wat bedrijven nu alvast na over (en zetten ze stappen richting) een kader om structureel telewerk uit te bouwen of te versterken. Doel is dan een mogelijke doorstart naar een thuiswerkkader dat ook post-corona duurzaam kan worden ingezet.

2. Welke kosten ben ik verplicht aan mijn medewerkers te betalen bij thuiswerk?

Of je verplicht bent om een kostenvergoeding te betalen of tussen te komen in de aankoopprijs van bureaumateriaal, hangt af van de vorm van thuiswerk of telewerk die wordt toegepast: structureel of occasioneel. Deze vormen van telewerk werden onder vraag 1 besproken.

Wat werkmateriaal, laptop en internetverbinding betreft, dringt een onderscheid tussen occasioneel telewerk in het kader van covid-19 en structureel telewerk zich op:

In het kader van het occasioneel telewerk door covid-19 kan de werkgever tussenkomen. De tussenkomst kan de vorm aannemen van het ter beschikking stellen van materiaal, dan wel de terugbetaling ervan.
Bij structureel telewerk is de werkgever in beginsel verantwoordelijk voor het beschikbaar stellen, het installeren en het onderhouden van de apparatuur die nodig is om het telewerk te kunnen verrichten. De werkgever vergoedt of betaalt daarbij de kosten van de verbindingen en de communicatie die verband houden met het telewerk.
Aangezien het een overmachtssituatie betreft, die niet geheel zwart-wit is, is het voorlopig niet duidelijk hoe we de huidige situatie moeten kwalificeren. Net door het overmachtsgegeven blijft telewerken voor heel wat werkgevers incidenteel, terwijl andere werkgevers evolueren richting structureel telewerk of daar reeds zijn aanbeland. Ook wij moedigen bedrijven aan om in te zetten op een toekomstgericht thuis- en telewerkbeleid.

3. Kan ik vrij van RSZ en belastingen een groot scherm, toetsenbord en bureaustoel aan mijn medewerker geven die thuis werkt?

Wanneer je als werkgever tussenkomt in de aankoopprijs van bepaalde zaken die de werknemer nodig heeft om thuis te werken, hangt de waardering door de RSZ en de fiscus af van de gemaakte kost. Hetzelfde geldt voor een terbeschikkingstelling, wat wil zeggen dat jij als werkgever het materiaal aankoopt en bezorgt aan de werknemer.

Een bureauvergoeding dekt de kosten voor verwarming, elektriciteit, klein bureaugereedschap, … Als een vergoeding voorzien wordt, dan kan worden geopteerd voor een percentage van maximaal 10 procent van het loon dat betrekking heeft op het telewerk of voor de forfaitaire bureauvergoeding van maximaal 129,48 euro per maand. Voor occasioneel telewerk kan je echter geen keuze maken. Daar geldt het forfait van maximaal 129,48 euro. Daarbovenop kan je bij een terugbetaling van kosten voor het gebruik van de privé-computer en het privé-internetabonnement een forfaitaire maandelijkse vergoeding van tweemaal 20 euro toekennen vrij van sociale zekerheidsbijdragen. Bij structureel telewerk is dat zelfs verplicht, aangezien dit de verbindingen en de communicatie die verband houden met het telewerk betreft.

Voor ander privé-materiaal (scherm, scanner, bureaustoel, …) zal de terugbetaling gebeuren op basis van de bewezen werkelijke kosten. De kosten moeten immers reëel zijn. Volgend onderscheid is van belang:

voor zaken die verbonden zijn met de PC of laptop, die effectief nodig zijn voor de werknemer om beter te kunnen telewerken en bijgevolg voornamelijk professioneel worden gebruikt, geldt een RSZ-vrije terugbetaling of terbeschikkingstelling. Voor luxueuze zaken die wel nodig zijn om te telewerken en verbonden zijn met de PC of laptop, aanvaardt de RSZ geen volledige terugbetaling van de werkgever. De beoordeling van luxueus karakter zal steeds in concreto dienen te gebeuren. Er zullen sociale zekerheidsbijdragen betaald worden op het voordeel in natura, gebaseerd op het werkelijke privégebruik van deze toestellen.

voor kantoormeubilair (bureaustoel, kasten, bureautafel,…) moet er bij een volledige terugbetaling of bij een terbeschikkingstelling door de werkgever steeds een voordeel (voor minstens 50%) worden aangegeven tenzij de werknemer zelf ook een deel van de kostprijs ten laste neemt. Bij luxueuze zaken moet een groot deel door de werknemer zelf worden gedragen.

4. Moet ik nog maaltijdcheques geven aan mijn werknemers voor thuiswerkdagen?

Ja. Ken je maaltijdcheques toe aan je medewerkers, dan hebben ze recht op een cheque per gewerkte dag. Pas je de alternatieve telling toe, dan wordt het bedrag van de maaltijdcheques berekend op basis van de gewerkte uren. Dit recht is er ongeacht de plaats waar het werk gebeurt. Ook voor thuiswerkdagen krijgen je medewerkers dus maaltijdcheques.

5. Kan er thuiswerk gebeuren tijdens een quarantaine waarvoor een dokter een ‘ziektebriefje’ heeft geschreven?

In het geval de werknemer een quarantaine-attest afgeeft, dan moet de werkgever inderdaad nagaan of telewerk mogelijk is. De werknemer wordt immers in quarantaine geplaatst omdat hij of zij (vermoedelijk) besmet is met het coronavirus, maar (nog) geen symptomen heeft. De werknemer is in dit geval arbeidsgeschikt, maar mag zich niet naar de werkplek begeven. Telewerk is daarom aangewezen.

Wanneer de werknemer echter een ziekteattest afgeeft van zijn arts omdat hij of zij symptomen vertoont, dan is de werknemer arbeidsongeschikt en wordt de arbeidsovereenkomst geschorst. Wanneer er eerst sprake is van een ziekteattest en daaropvolgend wordt een quarantaine-attest afgeleverd, dan moet de werkgever gewaarborgd loon betalen tot de ingangsdatum van het quarantaine-attest. Daarna valt de werknemer terug op een ziekte-uitkering van het ziekenfonds. Wanneer de werknemer echter ziek wordt gedurende een quarantaineperiode, dan valt de werknemer rechtstreeks terug op een ziekte-uitkering van het ziekenfonds en is er dus geen gewaarborgd loon verschuldigd.

6. Moet ik vervoerskosten betalen als mijn medewerkers thuiswerken?

Privé-vervoer en fiets

Of je als werkgever in normale omstandigheden moet tussenkomen in de vervoerskosten van je werknemer wanneer hij gebruikmaakt van een privévervoermiddel of de fiets, is afhankelijk van de gemaakte afspraken in je sector of je onderneming. Je werknemer heeft in ieder geval geen recht meer op een tussenkomst als hij verplicht thuis moet werken. Hij heeft immers geen verplaatsingen meer gemaakt naar zijn normale werkplaats. Werkt je werknemer bepaalde dagen thuis en andere niet, dan ben je enkel een tussenkomst verschuldigd voor de dagen waarop er niet werd getelewerkt en effectief een verplaatsing naar de werkplaats werd gemaakt.

Openbaar vervoer

Wanneer een werknemer een geldig openbaar vervoerbewijs voorlegt, moet je als werkgever tussenkomen in de door hem gemaakte kosten. Hoeveel die tussenkomst bedraagt is afhankelijk van het gebruikte vervoermiddel (trein, bus/tram) en eventueel sectoraal gemaakte afspraken.

Ook als een werknemer verplicht voltijds moet telewerken, moet je tussenkomen in de kosten van het lopende abonnement. Hiervoor heeft de werknemer immers reeds de kosten voor de aankoop van het abonnement (maand-, driemaanden- of jaarabonnement) gemaakt. We raden je wel aan om je werknemer te melden dat hij zijn abonnement niet moet verlengen zolang hij verplicht moet thuis werken.

Werkt je werknemer bepaalde dagen thuis en andere niet, dan betaal je ook de volledige tussenkomst voor de gemaakte kosten van het lopend abonnement. Bij een verlenging van het abonnement zou je je werknemer kunnen vragen om te kiezen voor een halftijds abonnement. Je dient wel te bekijken of de gemaakte afspraken inzake telewerk in overeenstemming zijn met de voorwaarden die de NMBS oplegt voor wat betreft het gebruik van een halftijds abonnement (5 heen- en terugritten in een periode van 15 dagen). Legt je sector een derdebetalersregeling op, dan moet je deze verder blijven voorzien als je werknemer bepaalde dagen thuis werkt. Ook in dat geval zou je desgevallend kunnen kiezen voor een halftijdse formule.

7. Zijn telewerkers volledig vrij om te werken wanneer ze willen? Moet het gewone uurrooster gerespecteerd worden bij thuiswerk?

Zowel in het geval van structureel als occasioneel telewerk kan de telewerker zelf zijn werk binnen het kader van de in de onderneming geldende arbeidsduur organiseren. Dat betekent dat de werknemer het aantal uren dat voorzien is in het werkrooster moet presteren, zonder dat daarbij het werkrooster strikt moet worden nageleefd. De werknemer zou bijvoorbeeld een uurtje weg kunnen om de kinderen op te halen als hij dat uurtje later op de dag bijwerkt. Om discussies en verrassingen te vermijden is het dan ook aangewezen en nuttig om de nodige afspraken te formaliseren en kan je afspreken om bepaalde momenten zeker bereikbaar te zijn. Sommige werkgevers zullen wel willen dat er volgens vaste werkroosters worden gewerkt en zullen wel toezicht willen houden op hun werknemer. Dat kan, maar als er dan meer wordt gewerkt door de werknemer, kan er ook bijkomend loon en overloon verschuldigd zijn.