De management assistant als onmisbare schakel in uw onderneming

Wie even terug gaat in de Vlaamse televisie geschiedenis herinnert zich zeker de reeks De Collega’s met Betty en Madame Arrabelle… Of uit nog een recenter verleden, de telenovelle Sara met directiesecretaresse Britt. In beide series wordt een cliché beeld van de secretaresse of zoals het nu benoemt wordt, de management assistant. De realiteit kon niet verder af liggen van het beeld dat de Vlaamse televisiewereld schetst. De functie van management assistant is de laatste decennia heel erg geëvolueerd. Leen Maegh, IMA Belgium licht toe. International Management Assistants (IMA) is een associatie voor administratieve professionals die wereldwijd meer dan 1600 leden telt.

Agendabeheer

Eén van onze core taken is het agendabeheer van onze managers, wij zorgen voor een vlotte planning, met tijd en ruimte om ook de vergaderingen of belangrijke dossiers te kunnen voorbereiden. Management assistants anticiperen op élke onverwachte wijziging, zijn creatief met tijd en transport en schudden probleemloos alternatieven en oplossingen uit hun mouw.

Vertrouwenspersoon

Een management assistant is de vertrouwenspersoon van zowel de CEO of de haar toegewezen managers en de directe collega’s. Wij horen, zien en zwijgen, maar geven ook de nodige belangrijke informatie aan de CEO door en houden andere confidentiële informatie over het bedrijf voor onszelf. Discretie is onze tweede natuur.

Voorbereiden inhoudelijke meetings

Management assistants bereiden inhoudelijk de meetings voor, zorgen voor de opvolging van de acties, maken financiële analyses en PowerPoint presentaties, organiseren team events; conferenties, zakenreizen.

Efficiëntie & flexibiliteit

Wij kennen elke truc om efficiënt te werken, verliezen geen tijd en beseffen dat de tijd van onze CEO kostbaar is en zeer grondig gepland moet worden, met oog voor detail en de nodige flexibiliteit. Pro-actief elke mogelijke hindernis overwinnen, is waar wij het sterkst in zijn. Management assistants anticiperen op elk mogelijk onverwacht gegeven dat zich in de loop van de dag kan voordoen. Dit is waarom de CEO vertrouwt en bouwt op zijn assistant. Vertrouwen en een goede persoonlijke match zijn noodzakelijk opdat wij alle bovenstaande zaken naar ons beste vermogen kunnen beheren.

Wist u trouwens dat elke CEO 57% van zijn tijd besteed aan het lezen en beantwoorden van e-mails? Dit betekent dat 57% van zijn salaris uitgaat naar pure administratieve taken.

Dergelijke taken die kunnen gemakkelijk door de management assistant opgenomen worden. Dus volgende keer wanneer u, als CEO, manager, directeur, zelfstandige denkt, ik kan dit beter zelf doen, ook al ben ik hier niet goed in of doe ik het niet graag… Ga naar uw assistant ! Wij kunnen veel meer dan u denkt, onze expertise is onevenaarbaar en wij ondersteunen u steeds met de glimlach, want dat is onze passie.

Internationaal netwerk van management assistents

Netwerken is in ons beroep van cruciaal belang, ervaringen en best practices delen, connecties maken, … dat is absoluut nodig.

International Management Assistants (IMA) is een associatie voor administratieve professionals. Onze organisatie telt wereldwijd meer dan 1600 leden en in België zijn we momenteel met ongeveer 75 leden en nieuwe aanvragen komen binnen.

Wat biedt IMA België voor haar leden?

Elke maand wordt er een netwerk event met een keynote speaker georganiseerd. Dit is gratis voor de leden die hun jaarlijkse bijdrage betaald hebben. Ook organiseren wij een jaarlijkse Training Day met internationale topsprekers. Verder organiseert IMA Global elke jaar een International Training en een International Conference in een Europese stad, of zelfs in Zuid-Afrika waar onze volgende conferentie zal plaatsvinden.
Meer informatie is te vinden op ima-network.org en be.ima-network.org

Wees snel : u kan nog steeds uw management assistant inschrijven voor onze virtual training day van aanstaande zaterdag 17/10/2020 aan de prijs van € 95.

Voor meer informatie of inschrijvingen kan je contact opnemen met Leen Maegh via [email protected]