Lees de bijsluiter vóór je het mobiliteitsbudget invoert

Een mobiliteitsbudget invoeren lijkt op het eerste gezicht vooral een technische oefening. Voor HR reikt de impact veel verder. De manier waarop het systeem ingericht wordt, bepaalt mee welke keuzes werknemers aantrekkelijk vinden, wie kan instappen en welke gevolgen aan die keuzes vasthangen., zegt Caroline Van Even, CCO van o2o Bicycle Leasing. En wie zijn budget aan huur of hypotheek besteedt, bouwt ongemerkt een gouden kooi waar werknemer én werkgever in vastzitten. Haar boodschap voor HR: dit voordeel heeft een bijsluiter, en bijna niemand leest hem.

De ambitie om mobiliteit duurzamer te maken is helder. De context waarin HR dat moet organiseren, is dat veel minder. Werkgevers krijgen te maken met fiscale regels, sectorale afspraken, complexe payroll en anti-cumulatieregels. “HR-managers willen vooral goed doen voor hun mensen”, merkt Van Even. “Tegelijk krijgen ze een hele reeks bijsluiters. Ze zijn bang om fouten te maken. Dat is begrijpelijk, want het gaat over het loon en de voordelen van medewerkers.”

Het Belgische mobiliteitsbeleid doet haar denken aan de koterijen die vroeger in de tuin van haar grootmoeder stonden. “We proberen met het mobiliteitsbudget verschillende systemen te bundelen, maar bouwen binnen het nieuwe systeem vervolgens opnieuw uitzonderingen en aparte regels.”

Vanuit wat ze bij ruim 3.000 aangesloten organisaties ziet gebeuren, geeft Van Even HR drie aandachtspunten mee om te bekijken vóór het mobiliteitsbudget wordt ingevoerd.

1 – Bewaak de toekomstige beweegruimte van je organisatie én je werknemers

Werknemers kunnen hun huur- of hypotheeklasten betalen met het mobiliteitsbudget en hun gezinsfinanciën daar geleidelijk op afstemmen. Volgens Van Even houden banken er intussen ook rekening mee bij de beoordeling van een hypotheekaanvraag; ze verwijst daarvoor naar navraag van EY bij verschillende grootbanken.

Juridisch is het mobiliteitsbudget evenwel geen verworven recht. Het blijft verbonden aan de job, de locatie van de werkplek en voorwaarden rond afstand en telewerk. Daardoor kan een gouden kooi ontstaan. Een werknemer die een andere job overweegt, kan een deel van zijn woonfinanciering verliezen. Een werkgever die een vestiging verhuist of het telewerkbeleid aanpast, kan op zijn beurt onbedoeld ingrijpen in het gezinsbudget van medewerkers.

“Dan blijven mensen misschien niet omdat ze graag bij de organisatie werken, maar omdat een deel van hun hypotheek aan hun job vasthangt. Ook de werkgever komt vast te zitten, want een beslissing over de werkplek wordt plots een beslissing over de persoonlijke financiën van medewerkers.”

Voor HR raakt het mobiliteitsbudget daardoor ook aan retentie, interne mobiliteit, telewerk en de toekomstige locatie van de organisatie. Een voordeel dat vandaag aantrekkelijk lijkt, kan later de bewegingsruimte van werknemer én werkgever beperken.

2 – Zorg dat mobiliteitsvoordelen toegankelijk zijn voor je hele werknemerspopulatie

Het mobiliteitsbudget kan alleen worden toegekend aan werknemers met een bedrijfswagen of het recht op een bedrijfswagen. Wie in de zorg, het onderwijs, de overheid of een sector met lagere lonen werkt, dreigt daardoor uit de boot te vallen. Net in de zorg ziet o2o Bicycle Leasing nochtans dat fietsleasing bijzonder sterk aanslaat.

“Voor veel medewerkers in de zorg is de leasefiets een van de weinige extra voordelen waaruit ze kunnen kiezen. Zodra ze de mogelijkheid krijgen, stappen ze ook effectief in. Dan is het vreemd om een nieuw mobiliteitssysteem vooral op te bouwen rond de groep die vandaag al recht heeft op een bedrijfswagen.”

Ook fietsleasing via loonruil is overigens niet voor iedereen even toegankelijk. Het loon mag na de ruil niet onder het toepasselijke sectorbarema of minimumloon zakken, waardoor vooral werknemers met lagere lonen weinig of geen loonruimte hebben om in te ruilen. Dat speelt bijvoorbeeld in de dienstenchequesector, waar vervoersarmoede voor sommige werknemers een dagelijkse realiteit is. Sommige werkgevers zoeken daarom naar alternatieven, zoals een bijdrage van de werkgever of een aanbod van tweedehandsfietsen.

3 – Vermijd dat werknemers een mooi maandelijks nettovoordeel verliezen

Volgens Van Even verliest de fiets binnen het mobiliteitsbudget twee motoren. De eerste is de fiscale hefboom die fietsleasing via loonruil aantrekkelijk maakt. Bij fietsleasing worden, dankzij het fiscaal voordeel van brutoloonruil, ook kwalitatieve elektrische fietsen, cargofietsen en speed pedelecs betaalbaar. Binnen het mobiliteitsbudget moet de fiets echter concurreren met een milieuvriendelijke bedrijfswagen, openbaar vervoer, deelmobiliteit en huisvesting. Dezelfde leasefiets is via de ene route aantrekkelijk, en via de andere route niet.

Van Even maakt het verschil concreet met een leasebudget van 100 euro per maand. Via loonruil kost dat de werknemer netto ongeveer 60 euro. Binnen het mobiliteitsbudget verdwijnt de volledige 100 euro uit de beschikbare pot. De fiets en het leasecontract kunnen dezelfde zijn, maar de financiële afweging voor de werknemer is fundamenteel anders.

De tweede motor is de fietsvergoeding, die werknemers beloont telkens wanneer ze daadwerkelijk fietsen. Binnen het mobiliteitsbudget wordt die vergoeding in principe uit het eigen budget betaald, tenzij de werkgever beslist om ze onder bepaalde voorwaarden erbovenop toe te kennen. “Net de prikkel die het gedrag beloont, wordt zo een onderdeel van dezelfde pot.”

Haar advies aan werkgevers is daarom om fietsleasing via loonruil te blijven aanbieden naast het mobiliteitsbudget. Zo hoeven werknemers die effectief naar het werk fietsen hun fiscale hefboom en hun onbelaste fietsvergoeding niet op te geven.

Waarom HR kritisch mag kijken naar het mobiliteitsbudget

Met het federale actieplan Be Cyclist 2.0 wil de overheid de fiets toegankelijker maken, fietsleasing democratiseren en meer mensen overtuigen om voor hun dagelijkse verplaatsingen te fietsen. “Toen ik Be Cyclist 2.0 zag, dacht ik: yes, de fiets wordt als een echte hefboom voor de modal shift benaderd. Tegelijk zie je een mobiliteitsbudget ontstaan waarin de voordelen die fietsleasing aantrekkelijk maken, verdwijnen.”

Die spanning ziet o2o Bicycle Leasing ook in de eigen klantenportefeuille. Hoewel het bedrijf bijna 70.000 leasefietsen beheert, vertrekken er volgens Van Even maar een handvol via het mobiliteitsbudget. Vandaag gaat minder dan 1 procent van de bestedingen binnen het mobiliteitsbudget naar de fiets, terwijl meer dan 60 procent naar huur- en hypotheeklasten vloeit. Dat verbaast haar niet. Werknemers maken binnen het aangeboden systeem de keuze die voor hen het meest oplevert of de grootste vaste kost dekt.

“Het probleem zit niet bij de werknemer. Het zit in wat de regels belonen. Als je mensen een vrijgesteld budget geeft, volgt dat budget de grootste vaste kost. Vandaag is dat voor veel mensen de huur of de hypotheek.”

Het systeem maakt volgens haar bovendien de aankoop van een fiets aantrekkelijker dan het effectieve gebruik ervan. Wie een fiets koopt met het mobiliteitsbudget, hoeft daar niet noodzakelijk mee naar het werk te rijden; die fiets hoeft zelfs niet voor zichzelf te zijn. Wie via loonruil een leasefiets neemt, engageert zich wel om de fiets regelmatig voor het woon-werkverkeer te gebruiken. “Je maakt een fiets kopen makkelijker dan een fiets gebruiken. Terwijl het beleid eigenlijk net dat gedrag wil veranderen.”

Dat ze als CCO van een fietsleasebedrijf belang heeft bij dit debat, steekt Van Even niet weg. “Ik verkoop fietsleasing, dat verstop ik nergens. Controleer gerust elk cijfer dat ik noem. Een lezer die natrekt, is precies de lezer die dit debat nodig heeft.”

“De ochtendfile is de optelsom van de keuzes die mensen iedere ochtend maken en die keuzes worden mee vormgegeven door onze mobiliteitsfiscaliteit. Als het budget vooral naar huisvesting gaat en nauwelijks naar verplaatsingen, moet je je afvragen of het instrument nog doet wat zijn naam belooft.”

Vier voorstellen voor de wetgever

Van Even heeft naar eigen zeggen geen politieke ambities, maar ze weet wel welke ingrepen ze als federaal minister van Mobiliteit zou overwegen:

1. Een mobiliteitsvloer invoeren.
   Een minimumdeel van het mobiliteitsbudget zou eerst naar daadwerkelijke mobiliteit gaan, liefst naar het woon-werkverkeer. Wat daarna overblijft, kan breder worden besteed. Zo krijgt het budget opnieuw een duidelijke mobiliteitsfunctie. “Een plafond zegt vooral wat het budget niet mag worden. Een vloer legt vast wat het in de eerste plaats moet doen.”
2. De fietsvergoeding boven op het budget behouden.
   De fietsvergoeding beloont de werknemer op het moment dat die daadwerkelijk fietst. Dat is een andere gedragsprikkel dan een budget waarmee iemand een langetermijnkeuze financiert.
3. Fietsleasing via loonruil parallel laten voortbestaan.
   Werknemers zouden ook na hun instap in het mobiliteitsbudget een leasefiets via loonruil moeten kunnen nemen. Als de overheid alles toch binnen het mobiliteitsbudget wil organiseren, moet het fiscale voordeel van fietsleasing daarin worden hersteld.
4. Duurzaamheidsvoorwaarden verbinden aan huisvesting.
   Wie woonkosten met het mobiliteitsbudget financiert, zou ook rekening moeten houden met de duurzaamheid van de woning. Dicht bij het werk wonen in een energieverslindende woning vertelt slechts een deel van het duurzaamheidsverhaal.

Wat maakt fietsen haalbaar?

Zelfs een financieel interessante fietsregeling leidt niet vanzelf tot meer fietsgebruik. Wie meer medewerkers op de fiets wil krijgen, moet eerst weten waar zij tegenaan lopen. Wonen ze op fietsafstand? Hebben ze al eens met een goede elektrische fiets of speedpedelec gereden? Kunnen ze de fiets veilig stallen? Is er een laadpunt, kleedruimte of douche? Begrijpen ze hoeveel de fiets hen netto kost? Weten nieuwe medewerkers überhaupt dat het aanbod bestaat?

“Onbekend is onbemind. Een simulatie kan tonen hoeveel een fiets kost, maar ze vertelt niet hoe het voelt om ermee naar het werk te rijden of de kinderen naar school te brengen. Dat willen mensen eerst kunnen ervaren.”

Testmomenten helpen daarbij. Met een fietskaravaan blijft een vloot testfietsen drie weken bij de werkgever staan, en nemen medewerkers een fiets enkele dagen mee naar huis om te ervaren of een elektrische fiets, speedpedelec, plooifiets of cargofiets bij hun dagelijkse leven past.

Een leasefiets verandert soms meer dan het individuele woon-werktraject. Van Even verwijst naar gezinnen die hun dagelijkse verplaatsingen anders organiseren zodra er een elektrische cargofiets beschikbaar is. De ene partner brengt op maandag de kinderen met de cargofiets naar school en rijdt vervolgens door naar het werk. Op dinsdag gebruikt de andere partner dezelfde fiets.

“De leasefiets mag ook door gezinsleden gebruikt worden. Daardoor geef je mensen soms een oplossing die veel breder gaat dan hun eigen rit naar het werk. Je verandert mee hoe een gezin de school, het werk en andere dagelijkse verplaatsingen organiseert.”

Een veilige stalling, laadpunten en een douche maken de dagelijkse verplaatsing vervolgens haalbaar. De fietsvergoeding beloont het gebruik. Regelmatige communicatie zorgt ervoor dat het beleid blijft leven. Pas wanneer die voorwaarden vervuld zijn, kan een werkgever verder gaan. Sommige organisaties beperken bijvoorbeeld de toegang tot de parking voor medewerkers die op korte afstand wonen. Zo’n duwtje kan werken, zegt Van Even, zolang de fiets eerst een geloofwaardig alternatief is geworden.

“Wie duwt zonder te faciliteren, creëert weerstand. Eerst maak je de andere keuze mogelijk, pas daarna mag je ze verwachten.”

HR heeft veel touwtjes in handen

Hoeveel medewerkers uiteindelijk voor een leasefiets kiezen, verschilt sterk van organisatie tot organisatie. De fiscaliteit en het product kunnen dezelfde zijn, terwijl het gebruik ver uit elkaar ligt. Sector, leeftijd en werknemersprofiel spelen mee, maar verklaren volgens de observaties van o2o Bicycle Leasing slechts een deel van die verschillen. De belangrijkste factor is of HR het aanbod zichtbaar maakt, medewerkers laat testen en er regelmatig opnieuw over communiceert.

“HR heeft echt wel veel touwtjes in handen om mensen anders over hun verplaatsingen te laten nadenken. Het is wel belangrijk om de juiste partners rond je te verzamelen, medewerkers correct te informeren en te blijven communiceren. Dan gaat het niet alleen meer over een fiets. Je helpt mensen om hun loonpakket, hun woon-werkverkeer en soms zelfs de organisatie van hun gezin beter op elkaar af te stemmen.”

De wetgever bepaalt welke keuzes fiscaal aantrekkelijk zijn. De werkgever bepaalt mee hoe haalbaar die keuzes in het dagelijkse leven worden. En uiteindelijk krijgt elk mobiliteitsbeleid pas betekenis wanneer iemand ’s ochtends beslist hoe die naar het werk gaat. Mobiliteit is een werkwoord.

Over o2o Bicycle Leasing

o2o Bicycle Leasing wil duurzame mobiliteit betaalbaarder en toegankelijker maken. Vanuit het principe think bicycle first ondersteunt het bedrijf werkgevers bij het fietsbeleid, de loonruil, de payrollintegratie, de contractuele documenten, de communicatie en de praktische opvolging. Werknemers kunnen fietsen testen, hun nettokost simuleren en onderhoud en pechbijstand via het platform regelen. Met ruim 3.000 aangesloten organisaties, ongeveer 635.000 medewerkers met toegang tot fietsleasing en bijna 70.000 leasefietsen is o2o Bicycle Leasing marktleider in België.

Foto: Lawrence Schoonbroodt