Tijdsregistratie brengt werk in beeld

Tijdregistratie maakt werkdruk beter zichtbaar en helpt werk en privé in balans te brengen

Van amper de helft van de Belgische bedienden (54%) wordt de gewerkte tijd bijgehouden. Dat blijkt uit recente onderzoeken van Protime, marktleider in tijdregistratie. Nochtans worden Belgische werkgevers vanaf 1 januari 2027 verplicht om een objectief en betrouwbaar systeem in te voeren waarmee werknemers hun gewerkte tijd kunnen registreren.

Deze nieuwe regels worden overwegend positief onthaald. Slechts zo’n kwart van de bedienden (23%) staan er negatief tegenover, net als amper 17% van de werkgevers. Bijna de helft van de werknemers (48%) verwacht een betere registratie van overuren en voor ruim vier op de tien (43%) kan tijdregistratie ook helpen om hun werk- en privétijd gescheiden te houden. Volgens zo’n zeven op de tien organisaties (69%) helpt tijdregistratie om de werkdruk beter in kaart te brengen en om het werk beter te organiseren.

“Vandaag ontbreekt in veel organisaties nog een volledig en objectief zicht op hoe werk en werkdruk zich op de werkvloer organiseren,” zegt Jan Van Autreve, CEO van Protime. “Tijdregistratie maakt dit zichtbaar en bespreekbaar. Het helpt organisaties om werkdruk beter te begrijpen en werk beter te organiseren, maar het geeft ook werknemers meer inzicht in hoe hun tijd besteed wordt. Zo worden teams op een meer evenwichtige manier ondersteund in hun dagelijkse werking. ”

Werkdruk en werkorganisatie worden zichtbaarder

Uit het onderzoek blijkt dat organisaties tijdregistratie steeds vaker zien als een hulpmiddel om werkdruk en werkverdeling beter te begrijpen. Zo geven bijna zeven op de tien organisaties (69%) aan dat het meer inzicht geeft in de werkbelasting van medewerkers. 63% zegt dat het hen helpt om de werkplanning en de inzet van werknemers te verbeteren, en 54% dat het bijdraagt aan een eerlijkere verdeling van het werk.

“Dat inzicht in werkbelasting is vandaag vaak nog onvoldoende aanwezig binnen organisaties. Tijdregistratie helpt om dit in kaart te brengen en maakt het mogelijk om werk beter te organiseren op basis van objectieve gegevens,” zegt Jan Van Autreve.

68% van de organisaties die met tijdregistratie werken, houden effectief rekening met die werkbelasting in hun dagelijkse werking. Dit maakt het voor hen in de praktijk makkelijker om bij te sturen en het werk te plannen, zowel bij een te hoge (70%) als bij een te lage werkdruk (63%).

Werknemers verwachten meer inzicht in gewerkte tijd en een betere registratie van overuren

Werknemers verwachten vooral winst bij concrete en meetbare aspecten, zoals de registratie van overuren (48%) en inzicht in hun werkuren (47%).

Welke impact verwachten werknemers van de verplichte tijdregistratie?

Registratie van overuren – 48% verbetering, 38% geen impact, 14% verslechtering
Inzicht in werkuren en beschikbaarheid – 47% verbetering, 38% geen impact, 15% verslechtering
Bescherming tegen te lange werkdagen – 43% verbetering, 45% geen impact, 12% verslechtering
Gelijkheid tussen collega’s – 39% verbetering, 42% geen impact, 19% verslechtering
Work-life balans – 31% verbetering, 50% geen impact, 20% verslechtering
Opvolging door leidinggevenden (micromanagement) – 28% verbetering, 42% geen impact, 30% verslechtering
Autonomie en flexibiliteit – 25% verbetering, 46% geen impact, 29% verslechtering
Administratieve belasting – 20% verbetering, 50% geen impact, 30% verslechtering
Privacy – 21% verbetering, 51% geen impact, 28% verslechtering

Jongere werknemers (-35 jaar) verwachten het vaakst dat tijdregistratie zal zorgen voor een betere opvolging van overuren. Zo denkt 53% dit, tegenover 45% van de 35- tot 54-jarigen en 46% van de 55-plussers.

Ruim vier op de tien bedienden (43%) geven ook aan dat tijdregistratie kan helpen om werk- en privé beter gescheiden te houden. Vooral jongere werknemers (-35 jaar) zijn daarvan overtuigd: 51% geeft dit aan, tegenover 38% van de 35- tot 54-jarigen en 29% van de 55-plussers.

“Jongere werknemers hechten meer belang aan flexibiliteit en willen hun grenzen duidelijk afbaken,” zegt Jan Van Autreve. “Digitale tijdregistratie helpt organisaties om de flexibiliteit van hun werknemers te ondersteunen. Behalve afwezigheden worden ook aanwezigheden geregistreerd, wat organisaties meer transparantie geeft over hun personeelsbeleid. Dat helpt om de vinger aan de pols te houden bij hun werknemers en te waken over hun welzijn. Werknemers op hun beurt krijgen meer inzicht krijgen in hun werktijd en welzijn.”

Vrees voor meer administratie, maar efficiëntiewinst mogelijk

Daartegenover verwachten drie op de tien bedienden (30%) dat de verplichte tijdregistratie zal zorgen voor een hogere administratieve belasting. Ook bij werkgevers is die bezorgdheid aanwezig: evenveel (30%) vrezen een toename van de administratie voor zichzelf en HR, terwijl 27% een hogere administratieve last voor hun werknemers verwacht.

“Nochtans kan het net helpen om werkpatronen inzichtelijk te maken en om de werklast voor HR en de foutenmarge in de loonadministratie te verlagen,” nuanceert Jan Van Autreve. “Veel kan namelijk automatisch verlopen: vaste thuiswerkdagen of werkschema’s kunnen vooraf ingesteld worden. Werknemers moeten daarbij enkel nog aanpassen wanneer ze daarvan afwijken. Via een eenvoudige klik op hun pc stromen de gegevens door naar de loonadministratie.”

Van prikklok tot app: hoe registreren we onze gewerkte tijd?

Op kantoor of op de werkplek is de fysieke prikklok aan de ingang het populairste middel om de gewerkte tijd te registreren (46,6%), gevolgd door een tijdregistratiesysteem op de laptop of PC (30,6%) en een mobiele applicatie (11,7%).

De populairste tijdregistratiesystemen bij kantoorwerk