Microsoft Copilot is intussen (bijna) overal. Heel wat organisaties hebben de licenties uitgerold en in theorie is iedereen dus mee. Alleen: in de praktijk blijft de meerwaarde voor veel HR-professionals en organisaties hangen op het niveau van een snelle mail of een korte samenvatting van een rapport of meeting. Tussen Copilot hebben en Copilot écht slim gebruiken, zit nog een grote gap. En het is precies die gap die we tijdens onze recente #ZigZagHR NXT online masterclass hebben gedicht dankzij Elke Stultjens van Bestburo.
Het werd een praktische sessie waarin Elke ons stap voor stap meenam doorheen concrete HR-cases: van mails en meetings tot vacatures, Excel-analyses, PowerPoint-presentaties en eigen agents. Zoals Elke het zelf samenvatte: “Tools zijn er genoeg, nu nog slimmer leren werken met deze tools.”
Copilot versus ChatGPT
Veel HR-professionals gebruiken Copilot en ChatGPT door en naast elkaar, maar ondanks dat ze beiden door Open AI zijn ontwikkeld, zijn het wel echt twee verschillende dingen. ChatGPT (de gratis chatversie) is breed en flexibel, prima om te brainstormen, gesprekken te voeren of in dialoog te gaan. Microsoft Copilot daarentegen is geïntegreerd in je volledige Microsoft 365-omgeving en haalt zijn kracht uit het samenwerken met je werkdata in Outlook, Word, Excel, Teams, PowerPoint en alle andere applicaties.
“ChatGPT denkt slim. Copilot gaat slim om met je werkdata. Dat is het grote verschil.”
Elke Stultjens
80/20
Doorheen de hele masterclass komt één boodschap consequent terug. Copilot doet 80% voor jou, jij blijft verantwoordelijk voor de overige 20% die het verschil maakt: nalezen, controleren, nuanceren en bijsturen. Of zoals Elke het verwoordt: “Copilot is een beetje als je stagiair. Je kan het opdrachten geven, maar je moet altijd nog controleren.”
Daarnaast hamert ze op uniformiteit. Hoe meer dubbele bestanden, verschillende versies en chaotische werkwijzen er in je organisatie circuleren, hoe slechter je je AI voedt en hoe minder relevante output je krijgt. “Je weet niet wat je niet weet. Zolang iets niet correct uitgelegd is, kan je niet van kennen naar kunnen gaan.”
Een goeie prompt? Denk aan de wasmand
Voor je überhaupt kan beginnen met Copilot, moet je leren dus hoe je het aanstuurt. En dat doe je met prompts: de instructies die je aan Copilot meegeeft. Want zonder duidelijke vraag krijg je ook geen bruikbaar antwoord. In de praktijk komt een goede prompt neer op vier elementen: doel, context, verwachting en bron.
Elke maakte dat tastbaar met een herkenbaar voorbeeld: stel, je vraagt je puberdochter om de wasmand naar boven te brengen. Zeg je enkel “breng de was naar boven”, dan is de kans klein dat het ook effectief gebeurt. Voeg je context toe (“er zit ook je broek in die je morgen wil aandoen”) en een verwachting (“zet de mand in de badkamer”), dan stijgt je kans op succes.
De bouwstenen van een goeie prompt:
- Doel: wat wil je bereiken? (tip: start altijd met een werkwoord)
- Context: waarom doe je dit?
- Verwachting: hoe wil je dat het resultaat eruitziet?
- Bron: welke documenten of data mag Copilot gebruiken?
Concrete toepassingen voor HR
Tijdens de masterclass passeerden heel wat concrete HR-cases. Een greep uit wat Copilot allemaal voor jou kan doen:
- In Outlook: mails laten schrijven (bijvoorbeeld een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek) of bestaande mails herschrijven in een warmere, professionelere of empathischere toon.
- In Teams: meetings opzetten mét automatisch gegenereerde agenda, een Copilot-facilitator die tijdens de meeting actiepunten noteert, mails opstelt naar afwezigen en het verslag samenvat. Achteraf kan je via een prompt de meeting laten omzetten in een verslag, een PowerPointpresentatie of actieplan.
- In OneNote: ruwe notities laten structureren in thema’s met bijhorende acties, prioriteiten en zelfs een Gantt-chart.
- In Excel: HR-data analyseren. Elke toonde hoe je een dataset van verloopcijfers over vier jaar in één prompt laat analyseren op patronen, redenen van uitstroom en evolutie per profiel. Zo hoef je niet meer manuele pivot tables te creëren maar kan je gewoon vragen wat je precies wil weten.
- In PowerPoint: van idee naar volledige presentatie in enkele minuten. Bijvoorbeeld een onboarding-presentatie met slides over doelstellingen, stappen, rollen en buddysystemen. Zorg er wel voor dat je bedrijfstemplate op organisatieniveau goed staat ingesteld, anders krijg je “een gedrocht van een presentatie” 😉
Agents: van slimme assistent naar echte specialist
Tot nu toe gebruiken we Copilot vooral als een slimme stagiair, maar je kan het dus ook trainen tot een gespecialiseerde collega. Een agent maak je door Copilot een rol, een kennisdomein en bepaald gedrag mee te geven.
Een concreet voorbeeld: een L&D-agent die medewerkers vriendelijk en praktisch antwoordt op alle vragen rond opleidingen en trainingen, met de juiste interne richtlijnen als enige bron. Zo creëer je een consistente en schaalbare ondersteuning. Denk aan een HR-helpdesk-agent voor veelgestelde vragen, een onboarding-agent voor nieuwe medewerkers of een payroll-agent.
Valkuilen
Copilot kan dus al heel veel voor je doen, maar er zijn daarbij drie blinde vlekken waar je rekening mee moet houden:
- Veiligheid: gebruik altijd de betalende versie binnen je beveiligde Microsoft-omgeving. Upload nooit CV’s of persoonlijke data in de gratis ChatGPT.
- Voeden van je taalmodel: hoe meer er ongestructureerd geëxperimenteerd wordt, hoe groter de kans dat je Copilot verkeerde patronen leert. Begin klein en gestructureerd.
- Vergeten nalezen: dé valkuil bij uitstek. Mensen laten Copilot iets maken en sturen het meteen door zonder na te lezen.
Wat nemen we mee?
Enkele key take-aways en concrete stappen om mee aan de slag te gaan:
- Krijg HR en IT op dezelfde golflengte. Beslis samen welke tool je inzet, welke licenties je toekent, welke rollen toegang krijgen tot wat, en wat wel en niet mag.
- Werk een doordachte AI-policy uit. Beschrijf concreet welke toepassingen toegelaten zijn, hoe je omgaat met persoonlijke data en welke verantwoordelijkheden medewerkers hebben.
- Begin klein en gericht. Deel wekelijks een tip, laat één team experimenteren, geef mensen ruimte om fouten te maken. Op die manier ontstaat er bewustwording en eigenaarschap, in plaats van een grootse uitrol waar niemand echt mee aan de slag gaat.
- Geef aandacht aan change management. Stel digicoaches of AI-coaches aan, mensen die collega’s kunnen ondersteunen, vragen kunnen beantwoorden en het goede voorbeeld geven. AI-adoptie is niet enkel een IT-project, maar vooral een verandertraject.
- Meet het gebruik en stuur bij. IT kan perfect in kaart brengen wie Copilot actief gebruikt en wie niet. Als bepaalde rollen nauwelijks gebruikmaken van hun licentie, ga met hen in gesprek. Begrijpen ze niet helemaal hoe het precies werkt? Hebben ze meer tijd nodig? Of past het gewoon niet bij hun job?
- Bouw agents voor terugkerende processen. Onboarding, L&D, payroll, HR-helpdesk: alles wat consistent moet worden afgehandeld, kan je vastleggen in een agent. Eén keer goed opzetten, en je hebt structureel minder repetitieve vragen op je bord.
- Bouw je prompts op met doel, context, verwachting en bron. Start altijd met een werkwoord en wees specifiek over wat je wil. Hoe duidelijker je vraag, hoe bruikbaarder het antwoord.
Er niet mee aan de slag gaan, is geen optie. Wie als organisatie niet inzet op AI, riskeert dat medewerkers zelf gaan zoeken naar eigen tools (zoals een gratis ChatGPT-account), met potentiële datalekken tot gevolg. Het is dus beter om je mensen te ondersteunen in slim én veilig gebruik.
Tot slot
Copilot is geen vervanger van je collega’s en geen magische oplossing voor alles wat er fout loopt. Het is een manier van werken dat je potentieel meer tijd en mentale ruimte teruggeeft, op voorwaarde dat je hem op de juiste manier inzet.
“Het gaat er niet om sneller te werken, het gaat erom dat je tijd vrijmaakt voor wat echt belangrijk is: nadenken, nalezen, ideeën uitwisselen en menselijk contact.” In een tijd waarin communicatie nog nooit zo snel ging en informatie ons constant overspoelt, kan Copilot ons helpen om minder digitale stress te ervaren door heel wat van het “zware werk” op zich te nemen. Op voorwaarde dat we het bewust en strategisch inzetten.
