Elke werknemer heeft jaarlijks recht op minstens vier weken betaalde vakantie. Maar hoe zit het precies met de opname van die vakantiedagen? En wat als ziekte roet in het eten gooit?
Door Ward Bouciqué en Nina Van Linden, Advocaten Claeys & Engels
Vakantiejaar vs vakantiedienstjaar
Het aantal vakantiedagen in een vakantiejaar hangt af van de tewerkstelling in het vorige kalenderjaar, het zogenaamde vakantiedienstjaar, waarin de werknemer vakantierechten opbouwt. Niet alleen effectief gewerkte dagen tellen mee, maar ook gelijkgestelde dagen zoals wettelijk bepaalde inactiviteitsdagen. Het maakt daarbij niet uit of die dagen bij de huidige of vorige werkgever werden gepresteerd. Alle effectieve of daarmee gelijkgestelde prestaties door de werknemer in het vakantiedienstjaar bepalen samen het recht op vakantie in het vakantiejaar.
Ziek tijdens een wettelijke vakantie?
Tot eind 2023 gold de regel dat wie ziek werd tijdens zijn of haar jaarlijkse vakantie, die vakantiedagen kwijt was. De reden? De eerste schorsingsgrond primeerde: vakantie ging voor op ziekte. Dit botste echter met de Europese Arbeidstijdrichtlijn, die werknemers minstens vier weken betaalde vakantie (met behoud van loon) garandeert. Het Europees Hof van Justitie oordeelde ook dat een werknemer het recht had om vakantiedagen later op te nemen als hij of zij ziek werd tijdens een periode van betaalde vakantie.
De Belgische wetgeving werd aangepast en vanaf vakantiejaar 2024 (vakantiedienstjaar 2023) is die regelgeving verleden tijd: een werknemer die ziek wordt tijdens de jaarlijkse vakantie verliest niet langer automatisch deze vakantiedagen. De vakantiedagen worden immers omgezet in ziektedagen, indien de werknemer de volgende voorwaarden respecteert:
- onmiddellijk de werkgever verwittigen van de ziekte;
- zijn/haar verblijfadres doorgeven als dit verschilt van het gekende adres;
- altijd een medisch attest bezorgen binnen twee werkdagen (tenzij overmacht of indien een andere termijn zou voorzien zijn bij cao of in het arbeidsreglement). Belangrijk: de vrijstelling om tot drie keer per jaar voor de eerste dag van ziekte geen medisch attest in te dienen, geldt hier dus niet.
De werkgever dient dit ook op te nemen in het arbeidsreglement (via de vereenvoudigde procedure).
Kan de werknemer het verlof verlengen indien men ziek is geweest?
Dat kan inderdaad. Wil een werknemer de door ziekte niet-opgenomen vakantiedagen opnemen aansluitend op de lopende vakantieperiode waarin hij of zij ziek werd, dan moet dit expliciet gevraagd worden aan de werkgever. De lopende vakantieperiode zal niet automatisch verlengd worden met de niet-opgenomen dagen. De werknemer zal dit moeten aanvragen op het ogenblik van het bezorgen van het medisch attest en de werkgever zal, zoals steeds bij een vakantieaanvraag, hierover goedkeuring moeten verlenen.
Andere schorsingsgronden tijdens jaarlijkse vakantie: ook beschermd
Niet alleen ziekte, maar ook dagen van arbeidsonderbreking zoals:
- een beroepsziekte of een (arbeids)ongeval
- moederschapsrust, vaderschaps- of geboorteverlof
- profylactisch verlof
- adoptieverlof
- pleegouderverlof/pleegzorgverlof
mogen niet als jaarlijkse vakantiedagen aangerekend worden, ook niet wanneer de oorzaak zich pas voordoet tijdens de jaarlijkse vakantie.
Voorbeeld: een werknemer plant wettelijke vakantiedagen in van 6 april tot 18 april 2026. Tijdens zijn vakantieperiode wordt hij evenwel ziek van maandag 13 april tot donderdag 16 april 2026. De 4 ziektedagen zullen niet aangerekend worden op zijn vakantiedagen. De werknemer zal dus de 4 “verloren” vakantiedagen op een later tijdstip kunnen opnemen.
Overdracht van vakantiedagen naar Q1 2026?
Wettelijke vakantiedagen moeten vóór het einde van het vakantiejaar worden opgenomen. Zoniet vervallen deze vakantiedagen. Het was/is dus niet toegestaan om in het arbeidsreglement of ander document conventioneel te voorzien dat een werknemer het recht heeft om wettelijke vakantiedagen uit het vakantiejaar X over te dragen naar jaar X+1.
Vanaf vakantiejaar 2024 is hierop een duidelijke uitzondering voorzien: nu kunnen werknemers niet-opgenomen vakantiedagen tot 24 maanden na het einde van het vakantiejaar opnemen wanneer de werknemer “in de onmogelijkheid verkeert” om zijn of haar vakantiedagen vóór 31 december op te nemen. Dit veronderstelt dat de oorzaak van de onmogelijkheid om vakantiedagen op te nemen, te wijten is aan één van de hierboven vermelde limitatieve schorsingsgronden (voor sommige andere gevallen is dit beperkt tot 12 maanden).
Voorbeeld: een werknemer had 4 wettelijke vakantiedagen ingepland tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Hij werd evenwel ziek van 15 december tot 31 december 2025. De 4 geplande vakantiedagen die hij in 2025 niet kon opnemen omdat hij ziek werd, zal hij nog tot 31 december 2027 kunnen opnemen. Er zijn hiervoor geen specifieke formaliteiten te vervullen door de werknemer.
Let wel: het vakantiegeld voor overgedragen vakantiedagen wordt altijd uitbetaald in het oorspronkelijke vakantiejaar, uiterlijk op 31 december, zowel voor arbeiders als bedienden. De werknemer zal bijgevolg op het latere ogenblik van opname van de overgedragen vakantiedagen geen vakantiegeld meer ontvangen.
Besluit
- Elke werknemer bouwt vakantierechten op in het vakantiedienstjaar en kan deze vakantierechten opnemen in het vakantiejaar.
- Ziek tijdens een periode van wettelijke vakantie? De werknemer verliest deze wettelijke vakantiedagen niet (langer) indien de werknemer zich houdt aan de formaliteiten.
- Als werkgever dient u uw arbeidsreglement hierop af te stemmen.
- Ook andere schorsingsgronden tijdens wettelijke vakantiedagen worden hierop niet aangerekend.
- Is de werknemer in de onmogelijkheid om wettelijke vakantiedagen op te nemen door zekere schorsingsgronden? De werknemer kan deze vakantiedagen binnen 24 maanden toch nog opnemen.
Schrijf je in op de wekelijkse HR-nieuwsbrief
Jouw verhaal lanceren bij #ZigZagHR?
Bespreek met ons de opties om jouw branded content op onze site te zetten.
